Завдання 7.2. Додайте до результатів завдання 7.1 розрахунок дисперсії врожайності по полях.
Мал. 1. Приклад оформлення заголовка листа
Реквізит "19 - відмітка про контроль"
Відмітка про контроль
Відмітка про контроль - реквізит документа, що свідчить про постановку документа на контроль.
Позначку про контроль (реквізит 19) за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль". 1
Відмітка про контроль означає, що документ поставлений на контроль. Контролю підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають виконання.
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Відмітка про контроль"
Реквізит "20 - текст документа"
Текст офіційного документа - інформація, зафіксована будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа. 1
Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації. 2
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур. 4
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ( "маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями ознак. 5
При складанні таблиці її графи і рядки повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф. 6
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення). 7
Якщо текст містить кілька рішень, висновків і т.д. то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами. 9
Мал. 1. Приклад оформлення посилання на документ-підставу
і нумерації пунктів
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ( "постановляє", "вирішив"). 11
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ( "наказуємо", "вирішили"). 12
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ( "слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили"). 13
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( "відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила"). 14
У листах використовують такі форми викладу: 15
· Від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");
· Від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", "прошу виділити");
· Від третьої особи однини ( "міністерство не заперечує", "ЗАТ" Термика "вважає за можливе").
У діловому листуванні прийнята форма викладу тексту від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направляємо, нагадуємо, висилаємо і т.д.), так як посадова особа, яка підписала лист, виступає від імені організації. 16
Виклад тексту листа від першої особи однини (прошу, пропоную, направляю і т.д.) можливо в двох випадках:
· Лист оформляється на посадову бланку;
Текст документів рекомендується друкувати на папері формату А4 через 1,5-2 міжрядкових інтервалу, на бланках формату А5 і менш - через один міжрядковий інтервал. 18
При підготовці документів рекомендується застосовувати текстовий процесор Microsoft Word (програмний продукт корпорації Microsoft Corporation) * версії від 6.0 і вище з використанням шрифтів Times New Roman Cyr розміром № 12 (для оформлення табличних матеріалів), 13, 14, 15, Times DL розміром № 12 , 13, 14. 19
Більш детальна інформація по підготовці текстів різних видів документів наведена в розділі "Системи документації", в якому описані вимоги до тексту для
Реквізит "21 - відмітка про контроль"
Відмітка про наявність додатка - реквізит документа, що містить відомості про документи, що доповнює основний документ.
Позначку про наявність додатка (реквізит 21), названого в тексті листа, оформлюють таким чином: 1
Додаток: на 5 л. в 2-х прим.
Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують. 2
1. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 прим. 2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. в 2-х прим.
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Додаток" в листі
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. 3
Якщо до документа додають інший документ, також має додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином: 4
У додатку до розпорядчого документа (постанови, наказу, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть "Додаток №" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера. 6
Допускається вираз "Додаток №" друкувати великими літерами, а також центрировать цей вислів, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка. 7
Реквізит "Відмітка про наявність додатка" оформляють від поля без абзацного відступу. Схема його розташування приведена на малюнку 2.
Реквізит "22 - підпис"
Підпис - реквізит документа, що представляє собою власноручний розпис повноважного посадової особи.
До складу реквізиту "Підпис" (реквізит 22) входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище). 1
Генеральний директор ЗАТ "Термика"
Реквізит "23 - гриф узгодження документа"
Гриф узгодження (реквізит 23) документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження. 2
комерційний директор
ЗАТ "Термика"
Особистий підпис Е.Н. Ярославцева
Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом і ін. Гриф узгодження оформляють наступним чином: 3
Протокол засідання зборів
акціонерів ЗАТ "Термика"
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Гриф погодження
Реквізит "24 - візи узгодження документа"
Візування документа є його узгодженням всередині організації (або всередині декількох організацій при виданні спільного документа).
Узгодження документа оформляють візою узгодження (реквізит 24) документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. 2
Керівник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином: 3
Керівник юридичного відділу
Особистий підпис А.С. Орлов
Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа. 4
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. 5
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа. 6
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження. 7 Лист узгодження може мати різну форму.
Допускається, за рішенням організації, полистного візування документа і його додатки. 8
Коло осіб, що візують документ, і послідовність візування встановлюються нормативними актами організації і залежать від виду документа і його змісту. 9
Якщо в процесі візування до проекту документа вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візуванню. Повторного візування не потрібно, якщо при доопрацюванні в проект документа внесено уточнення, що не міняють його суті. 10
Схема розташування реквізиту "Візи узгодження документа" приведена на малюнку 1.
Реквізит "25 - відбиток печатки"
Друк - пристрій, що містить кліше друку для нанесення відбитків на папір. 1
Відбиток - зображення кліше друку на папері. 2
Відбиток печатки (реквізит 25) засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи. 3
Документи завіряються печаткою організації. 4
Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб відбиток проставляється друку і особистий підпис були добре читані.
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Відбиток печатки"
Друк з відтворенням Державного герба Російської Федерації - друк, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба Російської Федерації. 5
Державний герб Російської Федерації поміщається на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій і установ, на печатках органів, організацій і установ незалежно від форм власності, наділених окремими державно-владними повноваженнями, а також органів, що здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану. 6
Мал. 2. Відбиток печатки з відтворенням
Державного герба Російської Федерації 7
В Додаток 5 Державної системи документаційного забезпечення управління наводиться приблизний перелік документів, на яких ставиться гербова печатка.
Приблизний перелік документів, на яких ставиться головна печатка організації, може виглядати наступним чином:
1. Акти (виконаних робіт, приймання обладнання, списання, експертизи та ін.).
2. Доручення (на ведення справ в арбітражі, на укладення договорів, на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.).
3. Договори і угоди (про співпрацю, господарські, трудові).
4. Документи за касовими і кредитними операціями, розрахункові чеки, прибуткові ордери, доручення (банківські, пенсійні, платіжні, в т.ч. на отримання валюти в банку, переказ валюти та ін.), Довідка по заробітній платі.
6. відрядження посвідчення.
7. Норми витрати матеріалів.
8. Копії, які потребують особливої посвідчення їх автентичності.
9. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
10. Листи гарантійні.
11. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями і т.д.).
12. Протоколи узгодження ціни, термінів поставок та ін.
13. Реєстри (чеків, бюджетних доручень і т.д.).
15. Довідки (про виплату страхових сум, лімітні та ін.).
16. Специфікації (виробів, продукції і т.д.).
17. Статути громадських організацій, релігійних об'єднань.
18. Фінансові документи і звіти, що подаються в фінансові, податкові та статистичні органи, фонди.
19. Характеристики співробітників, уявлення і посвідчення про нагородження, почесні звання, грамоти, свідоцтва, різні довідки (про проходження державної служби, архівні, на уявлення пільг та ін.) 8.
Для впорядкування використання печаток в організації розробляється інструкція із застосування печаток. Інструкція затверджується керівником організації у зв'язку з особливою значущістю посвідчення справжності документа. Інструкція може мати наступні розділи:
· Перелік печаток, які використовуються в організації;
· Місця зберігання і посади осіб, які мають право користування печатками;
· Порядок користування печатками. 9
Реквізит "26 - відмітка про засвідчення копії"
Відмітка про завірення копії - реквізит документа, що надає юридичну силу копії документа.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення. 1
Інспектор служби кадрів Левченко Т.С. Левченко
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації. 2
При розсилці документів, що мають нормативно-правовий характер (постанови, накази, розпорядження і т.д.), розмноження екземпляри розсилаються документів слід завіряти печаткою організації або печаткою структурного підрозділу, наприклад: печаткою з найменуванням служби ДОУ організації (канцелярії, загального відділу і т. п.). 3
Копії документів завіряються керівником організації або уповноваженими ним посадовими особами (заступниками керівника, керівниками служби кадрів, служби діловодства та ін.). 4
Відмітка про завірення копії використовується і для посвідчення вірності виписок з документів (постанов, розпоряджень, наказів, протоколів та ін
Реквізит "27 - позначка про виконавця"
Відмітка про виконавця - реквізит документа, що містить відомості про безпосереднього укладача документа.
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Відмітка про виконавця"
Реквізит "28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи - реквізит документа, що містить відомості про характер виконання документа і місце його зберігання в архіві установи.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 28) включає в себе наступні дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або при відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи"; номер справи, в якій буде зберігатися документ. 1
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ. 2
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту
"Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"
Реквізит "29 - відмітка про надходження документа в організацію"
Відмітка про надходження документа в організацію (реквізит 29) містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини). 1
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа. 2
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту
"Відмітка про надходження документа в організацію"
Реквізит "30 - ідентифікатор електронної копії документа"
Ідентифікатором електронної копії документа (реквізит 30) є відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації. 1
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Ідентифікатор електронної копії документа"