Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
Відмітка розміщується в правому верхньому куті службового поля документа і оформляється буквою «К». написаним від руки словом «Контроль» або штампом зі словом «Контроль». Для залучення уваги виконавця позначку про контроль можна проставляти червоним кольором.
Цей реквізит проставляється або керівником, які поставили резолюцію на документі, або посадовою особою чи структурним підрозділом, що здійснюють контроль виконання документів.
Наявність позначки означає, що документ поставлений на контроль, що, безумовно, дисциплінує виконавця. Контроль встановлюється за виконанням всіх зареєстрованих документів, що вимагають виконання. Відмітка відбивається в спеціальних журналах діловодної службою (або секретарем) після того, як керівник приймає рішення про контроль документа.
Реквізит 28 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
Відмітка про виконання документа і направлення його до деловключает наступні дані:
- посилання на дату і реєстраційний номер документа, що свідчить про його виконання; якщо такий документ відсутній, вказуються короткі відомості про виконання;
- слова «У справу» і номер справи, в якій буде зберігатися документ;
- підпис виконавця документа або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ;
- дата виконання документа і направлення його до справи.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи оформляється в нижній частині лицьового боку останнього аркуша документа, друкується безпосередньо від лівого поля документа через одинарний міжрядковий інтервал.
Приклади оформлення відмітки про виконання документа і направлення його до справи:
На деяких документах відмітка оформляється в скороченому варіанті. Наприклад, на протоколах вказують тільки слова «У справу», номер справи, в яке підшивається протокол, особистий підпис і дату.
На кадрових наказах така відмітка, як правило, не оформляється.
Наявність реквізиту на документі, що вимагає виконання, означає, що документ закінчив свій маршрут, виконав оперативну управлінську функцію і може бути відправлений на зберігання.
Оформлення візи ознайомлення може бути схожим з оформленням візи узгодження.
До складу ознайомчої візи входять підпис, ініціали та прізвище (ініціали та прізвище працівника) і дата ознайомлення. Додатково може бути включена напис «Ознайомлений», «Ознайомлена», «Ознайомлені».
Число місяць рік
Прізвища та ініціали працівників, які повинні ознайомитися з документом, можуть бути надруковані заздалегідь. Наявність такої форми дозволить працівникам розписатися точно навпроти свого прізвища ознайомити всіх виконавців з документом, нікого не забути.
Віза ознайомлення може бути оформлена також на окремому аркуші ознайомлення. В такому випадку в форму необхідно додати ще вихідні дані документа, з яким знайомляться виконавці: найменування виду документа, дата реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Текст може супроводжуватися додатковими документами, необхідними для розкриття сутності управлінської ситуації. Такі документи прикладаються до основного тексту і разом з ним стають єдиним смисловим елементом документа. Тому під текстом розміщується відмітка про наявність додатку.