Відмітка про контроль означає, що документ поставлений на контроль. Контролю підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають виконання.
Мал. 1. Приклад оформлення реквізиту "Відмітка про контроль"
Відмітка про контроль проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Схема розташування реквізиту "Відмітка про контроль" приведена на рисунках 2 і 3.
Реквізит 20 - текст документа
Текст офіційного документа - інформація, зафіксована будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа. 1
Текст документа складають державною мовою Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації. 2
Документи повинні бути написані діловим стилем, який володіє сукупністю ознак, що характеризують його з точки зору відбору лексичних засобів мови, побудови словосполучень, речень і текстів в цілому. До основних стильовим рисам ділового мовлення ставляться: нейтральний тон викладу; точність і ясність викладу; лаконічність і стислість тексту. 4
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур. 6
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку ( "прізвище", "вік", "місце народження") або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ( "маєте", " володієте "або" були "," перебували "і т.д.). Характеристики, виражені словесно, повинні бути узгоджені з найменуваннями ознак. 7
При складанні таблиці її графи і рядки повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. 8
Заголовки граф пишуться з великої літери, а підзаголовки - з малої, якщо вони складають одне ціле із заголовком, тобто пояснюють його. Якщо підзаголовок має самостійне значення, то він пишеться з великої літери. Точки в заголовках і короткий зміст граф непроставляється. 9
У заголовках і короткий зміст рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення. 10
Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф. 11
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення). 12
Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци - найпростіші компоненти тексту, що складаються з одного або декількох пропозицій і характеризуються єдністю і відносною закінченістю змісту. Кожен абзац друкують, відступивши п'ять друкованих знаків від межі лівого поля. 14
Якщо текст містить кілька рішень, висновків і т.д. то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами. 15
Мал. 1. Приклад оформлення посилання на документ-підставу нумерації пунктів
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ( "постановляє", "вирішив"). 17
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ( "наказуємо", "вирішили"). 18
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ( "слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили"). 19
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( "відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила"). 20
У листах використовують такі форми викладу:
від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");
від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", "прошу виділити");
від третьої особи однини ( "міністерство не заперечує", ВНИИДАД за можливе "). 21
У діловому листуванні прийнята форма викладу тексту від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направляємо, нагадуємо, висилаємо і т.д.), так як посадова особа, яка підписала лист, виступає від імені організації. 22
Виклад тексту листа від першої особи однини (прошу, пропоную, направляю і т.д.) можливо в двох випадках:
лист оформляється на посадову бланку;