Умови, при яких досить накладної. Щоб накладна спрацювала як стовідсотково надійний доказ, вона повинна бути правильно заповнена. Інакше суд може не прийняти її як неналежне доказ.
Спори щодо реальності поставки виникають не тільки між сторонами передбачуваної поставки. Буває, що їх ініціюють треті особи, коли підозрюють, що в штучному формуванні боргу зацікавлені обидві сторони угоди (наприклад, в банкрутство). У таких справах є важливий нюанс: виходить, що первинна документація не підроблений (вона містить реальні підписи та печатки), а просто відображає неіснуючий факт господарської операції. Отже, мова йде про удаваним правочином (ст. 170 ЦК України), тому заявляти про фальсифікації доказів немає сенсу (див. Постанову Президії ВАС РФ від 18.10.12 № 7204/12). Залишається лише спростовувати реальність поставки доказами її неможливості.
Нерідко таким же чином доводиться, що у особи, яка підписала накладну, були повноваження на приймання товару, які випливало з обстановки, незважаючи на відсутність відомостей про посаду цієї особи - достатньо пред'явити накладні по більш раннім і неоспаріваемие постачання, в яких фігурують підписи тих же самих осіб.
Наприклад, під час приймання брухту необхідно скласти приймально-здавальний акт і товарну накладну (Правила поводження з ломом і відходами чорних металів і їх відчуження, затв. Постановою Уряду РФ від 11.05.01 № 369). При поставці газу покупець і постачальник орієнтуються на показання приладів обліку.
Як бути, якщо у постачальника немає товарної накладної. Припустимо, постачальник взагалі не може уявити в суд товарну накладну (навіть оформлену з дефектами). Чи означає це, що постачання не можна довести взагалі? Формально ніщо не забороняє постачальнику представити інші документи, але питання в тому, як їх оцінить суд.