Не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який були виділені гроші, працівник повинен подати авансовий звіт і прикласти до нього виправдувальні документи. В якому розмірі і на який термін можна видавати гроші під звіт працівникам, керівники організацій та індивідуальні підприємці визначають самі. Однак якщо співробітник в установлений строк звіт не представив, це є порушенням касової дисципліни.
Всі випадки, коли організацію або посадова особа можуть оштрафувати за порушення ведення касових операцій, перераховані в статті 15.1 КоАП РФ. Однак неподання авансового звіту там не вказано. Тобто виходить, що порушення є, а відповідальність за нього не встановлена. Тому штрафних санкцій з боку податкової інспекції або банку організації при такому порушенні побоюватися не варто.
Однак часто неповернені підзвітні суми значаться не за рядовим співробітником, а за директором, який якраз і повинен стежити за дотриманням касової дисципліни на фірмі. Тоді бухгалтер виявляється в складній ситуації: як бути з авансом, по якому не відзвітував директор?
Адже якщо співробітник вчасно не відзвітував, це не означає, що грошові кошти стали його власністю. Заборгованість працівника, який не представив вчасно звіт, не списується, а продовжує за ним числиться. І якщо співробітник все-таки представить документи або поверне гроші пізніше, борг він погасить. Відповідно, неправомірно говорити про те, що в той момент, коли працівник не повернув гроші, він автоматично отримав дохід.
Якщо ж утримати ПДФО організація не зможе (наприклад, працівник уже звільнився), потрібно буде відобразити це в довідці за формою 2-ПДФО. Зробити це треба не пізніше одного місяця після закінчення року, в якому у працівника виник дохід (п. 5 ст. 226 НК РФ). А дохід виникає в момент списання заборгованості.
Таким чином, зі співробітником, тим більше з директором, краще домовитися про те, щоб він відзвітував за підзвітними сумами, нехай і з запізненням. В іншому випадку у фірми збільшаться податкові зобов'язання, в чому директор вже точно не зацікавлений. Також хочемо звернути вашу увагу, що якщо організація не робить ніяких дій для того, щоб повернути гроші (утримання із заробітку, звернення до суду), а співробітник сам борг не повертає, то заборгованість необхідно буде списати після закінчення терміну позовної давності. За загальними правилами цей термін дорівнює трьом рокам з того дня, як співробітник повинен був відзвітувати (ст. 196 ЦК України).