Порядок надання коштів під звіт
Нерідко в компанії виникають ситуації, коли співробітник повинен самостійно закупити матеріали для виробництва, розплатитися за будь-які послуги готівкою або отримати відрядження (як на руки, так і безготівковим шляхом). Все це перетворює звичайного співробітника в підзвітну з точки зору бухгалтерії особа.
До речі, про порядок ведення касових операцій на підприємстві ви можете прочитати тут.
В даному документі зазначено, що співробітник отримує гроші з каси на підставі власної заяви, в якому прописується:
- мета отримання грошових коштів;
- запитувана сума;
- планований термін витрати фінансів (період покупки матеріалів, строки відрядження, наприклад).
Дана заява має бути затверджене керівником.
Звітувати про витрачені кошти подотчетнік повинен протягом 3 робочих днів після терміну, зазначеного в службовій записці. Тобто в бухгалтерії повинен з'явитися авансовий звіт з додатком підтверджуючих паперів. Перевірку документа необхідно провести в терміни, встановлені внутрішніми розпорядженнями.
Видача нових сум підзвітній співробітнику здійснюється тільки після повного закриття попередніх боргів.
Також варто відзначити, що, на думку податкових органів, на підприємстві повинен існувати наказ, в якому будуть вказані всі особи, які мають право отримувати грошові кошти під звіт, і терміни подання ними звіту.
Порушення строків подання авансового звіту
Нерідко трапляється, що авансовий звіт надходить до бухгалтерії набагато пізніше заявленого терміну.
Чим це загрожує підприємству:
- Суму, витрачену співробітником, не можна буде включити до витрат при розрахунку податкової бази по податку на прибуток (у прикладі - при розрахунку авансових платежів за півріччя), оскільки витрата цих коштів документально на кінець періоду не підтверджений.
- Існує спірний момент по нарахуванню ПДФО за авансами, виданими працівникам. Позиція ФНС ясна: на подібні суми необхідно нараховувати податок. Але є судова практика, яка підтверджує, що підзвітні суми не є доходом платника податків і, отже, не повинні обкладатися податком. Якої позиції дотримуватися - слід вирішувати керівнику. Податківці при перевірці можуть спробувати донарахувати податки, і, можливо, відстоювати свою позицію доведеться в суді.
- Також будуть порушені правила ведення касових операцій. Штрафів на даний момент за це не передбачено, але, наприклад, аудитори можуть зробити вам зауваження.
ВАЖЛИВО! Роботодавець має право прийняти рішення про утримання грошей із заробітної плати працівника не пізніше 1 місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, і за умови, що працівник не оспорює підстави і розмір утримання (ст. 137 ТК РФ), а вже потім, після здачі звіту, повернути йому грошові кошти.
Отже, що робити бухгалтеру, щоб уникнути подібної ситуації:
- Стежити, щоб все підзвітні особи були ознайомлені з внутрішніми розпорядженнями про видачу сум під звіт.
- Можливо, нагадувати співробітникам про необхідність своєчасного подання документа.
Неподання співробітником авансового звіту в строк - питання більше внутрішньої дисципліни, ніж порушення бухгалтерських норм. При цьому слід пам'ятати, що відсутність будь-яких «витратних» документів ставить під сумнів правомірність прийнятих до обліку витрат.