Для виставлення рахунків покупцям в системі МойСклад використовується документ Рахунок покупцеві (розділ Рахунки покупцям меню Продажі).
Цей документ ніяк не впливає на залишки по складах. Рахунок фіксує домовленість з покупцем на продаж товару і є підставою для отримання оплати і проведення Відвантаження. яка вже змінить залишки на складі.
Рахунки можна роздруковувати або відправляти покупцям по електронній пошті у вигляді файлів.
Створення рахунку покупцеві
Рахунок покупцеві можна створити безпосередньо в розділі Рахунки покупцям меню Продажі. а також із Замовлення покупця.
В інтерфейсі рахунку покупцеві потрібно вказати:
- організацію, виставляють рахунки в поле Організація. якщо ви ведете в системі декілька юридичних осіб;
- торгового партнера, з яким виставляється рахунок, в поле Контрагент;
- при необхідності вибрати певний Договір або Проект. до яких відноситься рахунок;
- при необхідності відзначити Склад. з якого буде проводитися відвантаження.
Номер документа можна не вводити, тоді він буде автоматично присвоєно системою. Дата і час автоматично вказуються як поточні, при необхідності їх можна поміняти.
Якщо рахунок покупцеві створюється на основі замовлення покупця, то в нього автоматично переносяться всі позиції з замовлення.
Якщо рахунок покупцеві створюється безпосередньо в розділі Рахунки покупцям меню Продажі. то позиції в рахунок можна додати:
- вручну, вказавши найменування, код, штрих-код або артикул;
- шляхом імпорту списку позицій з Excel або CSV, якщо позицій багато;
- з довідника товарів (якщо, наприклад, потрібно включити в рахунок товари, яких немає на складі);
- із залишків (якщо в замовленні обраний склад, з якого буде проводитися відвантаження, залишки відображаються по ньому).
Після того, як Рахунок покупцеві готовий, не забудьте Зберегти його.
Робота з документом
- У створений документ рахунку покупця в будь-який момент можна внести необхідні зміни. Наприклад, скорегувати кількість замовленого товару, доповнити або виключити окремі позиції, змінити ціну товару, встановити знижку. Для цього слід навести курсор на потрібну позицію.
- Рахунки можна роздруковувати (меню кнопки Друк) або відправляти покупцям по електронній пошті у вигляді файлів.
- Відразу кілька позицій можна розцінити по заздалегідь підготовленим прайс-листу. Для цього потрібно позначити прапорами необхідні позиції і використовувати функцію розцінив кнопки Ціни.
- На основі рахунку покупцеві можуть бути сформовані: відвантаження, вхідний платіж, прибутковий ордер (меню кнопки Створити документ).
- Можна оновити ціни продажу в довіднику номенклатури цінами з відкритого документа (функція Зберегти ціни продажу кнопки Ціни).
- На вкладці Зв'язані документи можна наочно побачити джерело (або джерела) формування документа Рахунок покупцеві. якщо такий є, а також документи, створені на основі цього рахунку.
- При необхідності кілька рахунків можуть бути об'єднані в один. Для цього потрібно позначити потрібні рахунки в загальному списку прапором і використовувати функцію Об'єднати кнопки Змінити. При цьому буде створено новий рахунок, в який потраплять позиції з усіх обраних рахунків. Вихідні рахунки також збережуться в загальному списку.