ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор з економіки П.П. безгрошових
ВАТ "Трест"
____________ П.П. Петров
Посадова інструкція
спеціаліста по роботі з документами
ВАТ "Трест"
1. Загальні положення
1.1 Дана посадова інструкція визначає права, обов'язки і відповідальність фахівця по роботі з документами адміністративного відділу ВАТ "Трест" (далі підприємство).
1.2 На посаду спеціаліста по роботі з документами призначається особа, яка має середню професійну освіту без вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за фахом не менше 3 років.
1.3 Фахівець по роботі з документами (далі фахівець) підпорядковується начальнику адміністративного відділу.
1.4 Призначення, переміщення і звільнення з посади спеціаліста здійснюється в установленому чинним трудовим законодавством порядку - наказом генерального директора за поданням начальника адміністративного відділу.
1.5 У разі тимчасової відсутності фахівця його обов'язки виконує особа, призначена наказом генерального директора, з обов'язковим ознайомленням з даною посадовою інструкцією.
1.6 Фахівець при виконанні посадових обов'язків керується:
- законодавчими актами РФ;
- наказами, вказівками, розпорядженнями генерального директора;
- інструкцією з діловодства та роботи архіву;
- встановленими на підприємстві нормами і правилами;
- Політикою підприємства в області якості, документацією системи менеджменту якості підприємства;
- цією посадовою інструкцією і трудовим договором;
- становищем про адміністративне відділі.
2 Посадові обов'язки
2.1 Здійснювати підготовку необхідних документів.
2.2 Здійснювати облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції.
2.3 Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання і збереження прийнятих документів.
2.4 Забезпечувати своєчасне і якісне виконання копіювальних і розмножувальних робіт за дорученням керівництва.
2.5 Здійснювати реєстрацію, розсилку і зберігання наказів.
2.6 Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або знищення.
2.7 Здійснювати контроль за виконанням вимог до оформлення, реєстрації та обліку організаційно-розпорядчої документації.
2.8 Приймати і відправляти листи, бандеролі, посилки.
2.9 Проводити роботу щодо захисту інформації, що становить державну, комерційну і службову таємницю.
3 Професійних вимог
Спеціаліст повинен знати:
- організацію діловодства на підприємстві;
- порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;
- терміни і порядок здачі справ в архів;
- застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту;
- документи менеджменту якості.
Спеціаліст має право:
4.1 Забезпечення умов праці необхідних для виконання посадових обов'язків.
4.2 Вимагати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва.
4.3 Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.
4.4 Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення (ГОСТ 6.38-90).
4.5 Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності підприємства, вдосконалення форм і методів управлінської діяльності на основі застосування електронної техніки.
4.6 Створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в діяльності підприємства.
4.7 Приймати рішення в межах своєї компетенції.
4.8 Використовувати пільги, встановлені законодавством Російської Федерації і передбачені для працівників в колективному договорі підприємства.
5 Службові взаємини
5.1 Фахівець взаємодіє з керівниками всіх структурних підрозділів підприємства з питань документообігу та ведення діловодства.
6.1 Фахівець несе відповідальність в установленому законами України порядку за невиконання обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.
Начальник адміністративного відділу А.А. Рубльов
Начальник юридичного відділу С.С. Сергєєв
Начальник відділу кадрів І.І. Іванов
Провідний інженер по СМК В.В. Васильєв