I. Загальні положення
1.1. Дана посадова інструкція встановлює права, відповідальність і посадові обов'язки архіваріуса _____________________ (далі «підприємство»). Назва установи
1.2. Особа, яка призначається на посаду архіваріуса, повинно мати професійно-технічну освіту (стаж роботи не вимагається) або середню (повну) загальну освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою (стаж роботи так само не потрібно).
1.4. Наказом директора підприємства, за поданням завідувача архівом архіваріус призначається на посаду і звільняється від неї.
1.5. Архіваріус повинен знати:
- єдину державну систему діловодства;
- порядок прийому та здачі документів в архів;
- порядок використання і зберігання документів в архіві;
- документи по веденню архівної справи на підприємстві, положення, інструкції, нормативно - правові акти та інші керівні матеріали, і документи з ведення архівної справи на підприємстві;
- порядок оформлення справ і їх підготовки до використання і зберігання;
- складання описів документів тимчасового і постійного зберігання та актів про знищення документів;
- порядок складання звітності та ведення обліку;
- структуру підприємства і правила внутрішнього трудового розпорядку;
- основи організації праці та правила і норми охорони праці, протипожежного захисту;
- правила експлуатації технічних засобів;
- основи трудового законодавства РФ.
1.6. У своїй діяльності архіваріус керується:
- даної посадовою інструкцією;
- становищем про архів;
1.7. Якщо архіваріус тимчасово відсутній (хвороба, відпустка тощо.), То його обов'язки виконує особа, яка призначається наказом директора підприємства, і ця особа несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.
1.8. Архіваріус підпорядковується безпосередньо завідувачу архівом.
II. Посадові обов'язки
2.1. На архіваріуса покладені такі обов'язки:
- підготувати та своєчасно передати на державне зберігання, утворені в процесі діяльності підприємства документи, Архівного фонду Російської Федерації;
- контролювати формування і оформлення справ у діловодстві підрозділів підприємства;
- забезпечення відбору, впорядкування, комплектування, використання, збереження, прийнятих в архів, документів, в тому числі закінчених діловодством документів практичного призначення;
- створення довідкового апарату до них;
2.2. Для виконання вищевказаних обов'язків архіваріус:
- бере участь в роботі по експертизі наукової та практичної цінності архівних документів;
- здійснює прийом і реєстрацію, що надійшли на зберігання від структурних підрозділів документів, які закінчилися діловодством;
- забезпечує зберігання і збереження документів, що надійшли до архіву;
- проводить роботу по створенню довідкового апарату за документами, забезпечуючи швидкий і зручний їх пошук;
- бере участь в розробці номенклатури справ, перевіряє правильність їх формування та оформлення при передачі в архів;
- веде підготовку зведених описів одиниць тимчасового і постійного терміну зберігання, а також актів для передачі документів на державне зберігання, на знищення і списання матеріалів з закінченим терміном зберігання;
- шифрує одиниці зберігання, розміщує і систематизує справи, веде їх облік у відповідності з законодавством;
- бере участь в роботі по експертизі цінності архівних документів;
- здійснює контроль за дотриманням правил протипожежного захисту в приміщенні архіву;
- вживає необхідних заходів щодо використання в роботі сучасних
- видає архівні копії і документи відповідно до надходять запитами;
- на основі відомостей, які є в документах архіву, складає необхідні довідки;
- готує дані для складання звітності про роботу архіву;
- здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотримання таких умов в приміщеннях архіву, які необхідні для забезпечення їх безпеки;
2.3. За дорученням завідувача архіву архіваріус виконує окремі службові доручення.
Архіваріус має право:
3.1. Повідомляти завідувача архівом відповідно до своєї компетенції про недоліки в діяльності підприємства (структурних підрозділів, окремих працівників), які виявлені в процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків, так само вносити пропозиції щодо їх усунення.
3.2. Виступати з пропозиціями щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
3.3. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.4. Звертатися до керівництва підприємства з вимогами надання сприяння у виконанні обов'язків, які передбачені цією посадовою інструкцією.
3.5. Звертатися із запитами про надання інформації та документів, які необхідні для виконання його посадових обов'язків, самостійно або за дорученням завідувача архівом, у керівників структурних підрозділів та інших фахівців
Архіваріус несе відповідальність:
4.1. У разі заподіяння матеріальних збитків в межах, які визначені цивільним і трудовим законодавством РФ.
4.2. У разі вчинення в процесі здійснення своєї діяльності правопорушень в межах, які визначені кримінальним, адміністративним і цивільним законодавством РФ.
4.3. У разі неналежного виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, які передбачені цією посадовою інструкцією, в межах, визначених трудовим законодавством РФ.
Керівник структурного підрозділу: _____________ __________________
(Підпис) (прізвище, ініціали)