Ділові перемовини. Переговори зі спонсором.
Ділові переговори - невід'ємна і дуже важлива частина бізнесу. Саме в їх ході налагоджується взаємодія між керівниками різних фірм, організацій, обговорюються деталі співпраці, умови укладення контрактів. Тому до їх організації і проведення слід ставитися дуже серйозно, дотримуючись загальноприйнятих правил, рекомендацій.
Переговори можуть проходити як в офіційній, так і в неофіційній обстановці. У першому випадку їх проводять в офісі однієї з сторін. Припустимо, ви - керівник фірми, якому належить прийняти делегацію. Безпосереднім місцем зустрічі можуть бути або ваш кабінет, або конференц-зал, або кімната для переговорів. Якщо в ваш офіс приїде невелика делегація з двох, максимум трьох осіб, найкраще прийняти її в своєму кабінеті. Якщо ж делегація буде більш представницькою, переговори бажано вести в більш просторому приміщенні.
Необхідно заздалегідь чітко обумовити час зустрічі і порядку денного, тобто, які саме питання будуть обговорюватися. Це необхідно, щоб ви підготувалися найкращим чином. Зробіть, щоб приміщення, відведений для переговорів, було підготовлено до зустрічі. Необхідно, щоб з нього було прибрано все непотрібне, розставлено необхідну кількість стільців або крісел, приготовлені канцелярське приладдя (папір, ручки, олівці). Також бажано приготувати безалкогольні прохолодні напої і стакани. Хоча за правилами хорошого тону партнерам обов'язково потрібно запропонувати чай або каву, ці напої не будуть зайвими.
Якщо потрібні якісь документи, довідки, статистичні матеріали, про це також слід подбати заздалегідь, щоб не відволікатися в ході самих переговорів на їх пошуки.
Зрозуміло, вести переговори треба ввічливо, тактовно. Цілком природно, що ви будете відстоювати інтереси своєї фірми, домагатися найбільш вигідних умов. Але при цьому необхідно одночасно враховувати інтереси партнерів, демонструвати повагу до них, виявляти готовність до розумного компромісу.
Якщо ж переговори будуть проводитися в неформальній обстановці, найкращим місцем для зустрічі буде який-небудь ресторан. У тому випадку, коли вашими партнерами є іноземці, особливо зі Сходу, постарайтеся заздалегідь проконсультуватися з фахівцем, обізнаним їх звичаї, традиції, правила поведінки в суспільстві, кулінарні пристрасті. Це особливо актуально, коли вам належить вести переговори з японцями, оскільки вони надають переговорів в неформальній обстановці дуже велике значення. Зрозуміло, якщо ініціатором такої зустрічі виступите ви, доведеться взяти на себе всі витрати.
Другий контакт - зустріч, на яку можна взяти з собою спонсорську пропозицію і заздалегідь підготовлені відповіді на запитання, які можуть виникнути в процесі обговорення. Відповіді повинні бути чесними і демонструвати, з одного боку, гнучку політику по відношенню до потенційного спонсору, а з іншого тверду власну позицію. На переговорах з потенційним спонсором не можна викладати відразу всі козирі вже на початку розмови. Як показує практика, рішення приймається в кінці, а не на початку переговорів, і пара-трійка вагомих аргументів знадобиться вам у фіналі. Втім, мистецтво ведення переговорів - це вже інша тема.
Отже, після продуктивних переговорів, вам вдалося переконати компанію-спонсора в необхідності даного проекту і підписати контракт.
Тепер фандрайзер повинен зустрітися з PR-відділом компанії-спонсора і обговорити участь останнього в цьому заході. Не побоюся повторитися, що це в першу чергу визначення цілей і завдань, які належить вирішити. Як не дивно, в практиці російського бізнесу, через відсутність системного підходу до спонсорству, такі зустрічі трапляються дуже рідко. Як правило, все віддається на відкуп вам як фандрайзерів, і керівник компанії-спонсора вважає, що, якщо він заплатив гроші, то все інше - це головний біль не його компанії і не компанії, яка проводить цю акцію. Це хибне уявлення, так як тільки шляхом спільної скоординованої роботи можна домогтися позитивного ефекту від реалізації спонсорського проекту, якщо, звичайно, компанія-спонсор дійсно ставить перед собою таке завдання.
На етапі реалізації фандрайзер зобов'язаний суворо контролювати виконання всіх пунктів, обумовлених у контракті, спонсорських пакетах, щоб по ходу справи і не було ніяких порушень, а при його завершенні не виникало взаємних звинувачень. Адже спонсор повинен захотіти продовжити співпрацю і надалі.
Коли спонсорство приносить компанії успіх?
1. Компанія-спонсор повинна правильно і чітко визначити об'єкт спонсорування.
2. Компанія-спонсор повинна чітко уявляти ті завдання, які вона збирається вирішити за допомогою даної спонсорської акції.
3. Спонсорство має бути частиною загальної стратегії по просуванню компанії на ринку.
4. Для досягнення позитивного ефекту від спонсорської акції, необхідна тісна співпраця представників компанії-спонсора з організацією, що реалізує цю акцію.
Тільки при виконанні цих базових умов можна сподіватися на отримання ефекту від спонсорського проекту.
Успіх спонсорського проекту багато в чому визначається якістю так званого спонсорського пакету, а також залежить від рівня взаєморозуміння між фахівцем-фандрайзером і потенційним спонсором.
Тут потрібно провести розмежування завдань зацікавлених сторін, що беруть участь в проекті. Зацікавлені сторони такі: PR-відділ компанії-спонсора, компанія, що надає послуги з спонсорингу, представники спонсорується проекту. Об'єднуючим моментом для всіх цих представників повинна бути орієнтація в першу чергу на інтереси компанії-спонсора. Тому і всі документи (спонсорський пакет), які супроводжують спонсорський проект, складаються в першу чергу.
Спонсорський пакет - це повний набір юридичних, програмних, фінансових, творчих і нормативних документів, які забезпечують необхідний ефект спонсорується акції. Він складається з опису самого проекту або акції, в ньому визначається значення проекту для тих груп споживачів, на які він буде направлений. Спонсорський пакет поєднує два напрямки:
- PR як для проекту, так і для спонсора
Спонсорський пакет буває первинний, з яким фандрайзер виходить на переговори, і остаточний, який містить всі уточнені дані і формується в процесі переговорів. У кожному конкретному випадку деталі спонсорського пакета обговорюються окремо.
Підтримка проекту. Тут вказуються всі об'єкти і суб'єкти підтримки, як то: благодійні фонди, відомі персоналії, державні структури, великі банківські структури.
Бюджет проекту. Тут оцінюється максимальна і мінімальна вартість проекту. Як правило, в первісному спонсорському пакеті вказується максимальна і мінімальна сума без розкладки постатейно.
Основні типи спонсорських пакетів:
- титульний спонсор (капіталовкладення становлять 100% вартості проекту),
- генеральний спонсор (50%)
- офіційний спонсор (до 25%)
- спонсор-учасник (до 10%)
- інформаційні спонсори - це, як правило, ЗМІ, широко висвітлюють даний проект;
- технічні спонсори - компанії, спонсорська участь яких виражається в наданні своєї продукції або послуг.
Наприклад, Генеральним спонсором некомерційного проекту «Автомобільна гоночна команда« ТНК Racing Team »» є компанія N, технічним спонсором - туристична компанія «Нева», а інформаційними спонсорами виступають «Русское радио», канал НТВ +, видання «7 Днів», «Спорт Експрес »,« Весь світ »і« Час Новин ».
Звіт і результати
Дуже важливо провести спонсорський проект по всіх етапах і отримати позитивний результат. Не менш важливо піднести цей результат компанії-спонсора, так щоб продемонструвати, наскільки ефективно були вкладені її гроші. Важливо не тільки реалізувати сам проект, правильно витратити гроші, не пустивши їх на вітер, досягти хороших результатів, але і правильно подати звітний матеріал спонсору. Якщо все це є і ви готуєте грамотний звіт - вважайте, що на наступний рік новий контракт - теж ваш.
Оцінка результату спонсорського проекту.
В процесі реалізації спонсорського проекту і по його закінченні необхідно оцінити ефективність виконаної роботи Оцінка може бути як кількісною, так і якісною. Зручніше за все це робити за стандартними прийнятим критеріям.
Звіт для спонсора - необхідний елемент спонсоринга, що демонструє компанії-спонсора успішність проведених заходів. За результатом цього звіту акціонери компанії-спонсора бачать ефективність віддачі від вкладень.
При правильному підході до спонсорства, при правильно вибудуваної політиці можна домогтися гарного ефекту.