У певних випадках законом встановлено нотаріальне завірення копій деяких документів (статуту, ліцензії та ін.) При поданні їх в інші організації. Порядок нотаріального завірення копій документів встановлено Основами законодавства України про нотаріат.
Законодавство лише в ряді випадків вимагає подання нотаріально засвідченої копії документа, однак на практиці багато відомств вимагають подання саме нотаріально завіреної копії і в випадках, не передбачених законом. Основами законодавства про нотаріат передбачено, що нотаріус не має права відмовити громадянину в нотаріальному завіренні необхідної йому копії документа.
Засвідчення вірності копії з документа проводиться нотаріусом за умови пред'явлення оригіналу документа. Вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом у випадках:
- якщо вірність копії раніше була засвідчена в нотаріальному порядку;
- якщо ця копія видана організацією і оформлена в установленому законом порядку.
В останньому випадку копія документа повинна виготовлятися на бланку юридичної особи, скріплюватися печаткою і мати позначку про те, що оригінал документа знаходиться у юридичної особи.
Нотаріально засвідчена копія з копії повинна містити повний текст документа з зазначенням підписів посадових осіб, текст розшифрованої друку установи. Далі йде текст посвідчувального напису про засвідчення вірності копії документа, підпис нотаріуса, в рядок вказується повне найменування нотаріальної контори. Копія з копії засвідчується шляхом проставлення на ній посвідчувального напису нотаріуса спеціальної форми.
При засвідченні копії документа нотаріус перевіряє законність представленого документа, ретельно звіряє копію з оригіналом. Перш ніж завірити копію, нотаріус повинен дослідити документ, з якого була знята копія, щоб визначити, правомочним чи установою видано документ. Якщо оригінал документа викликає сумнів, нотаріус може направити цей документ на експертизу, про що виносить постанову. У постанові зазначаються: дата винесення постанови, прізвище, ініціали нотаріуса, на чиє ім'я виданий документ (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання), ким він представлений, обставини, що викликали необхідність його направлення на експертизу, куди (якій експертній установі) направляються питання , за якими потрібно висновок експерта.
Копія повинна точно відтворювати текст справжнього документа. На удостоверяемой нотаріально копії замість розпису посадової особи, яка підписала документ, вказується слово «підпис», замість друку - слово «друк». У посвідчувальному написі про засвідчення вірності копії нотаріус робить позначку про відсутність оговорен- них виправлень в оригіналі документа і інших особливостей. Незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця на копії, а також на зворотному боці посвідчувального напису прочеркиваются.
Копія документа, що складається з декількох листів, прошнуровується, пронумеровується, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і додатком печатки нотаріуса.
Нотаріально може бути засвідчений і документ, виданий особою (громадянином), наприклад заяву, доручення, довіреність та ін. Щоб такий документ мав юридичну силу, підпис громадянина повинна бути засвідчена нотаріусом або посадовою особою підприємства, організації, установи за місцем роботи, навчання або проживання громадянина.
При засвідченні вірності копії документа, виданого громадянином, застосовуються розглянуті вище правила.
Часто в управлінської та іншої діяльності доводиться повторно відтворювати оригінал документа. Такий повторний екземпляр оригіналу документа, який має юридичну силу, називається дублікатом документа.
Для того щоб можна було відрізняти дублікати від оригіналів (у випадках, коли дублікат видається замість зіпсованого або що стало непридатним оригіналу) на дублікаті в верхньому правому куті від руки або за допомогою штампа вказується «Дублікат», а на зіпсованому або прийшов в непридатність оригіналі робиться запис: «Замість видано дублікат серія __________».