У законі № 379-ФЗ закріплені три основних функції. що стосуються діяльності нотаріусів в електронному просторі:
a) ведення Єдиної інформаційної системи нотаріату (ЕІСН);
b) вчинення нотаріальних дій на основі електронних документів;
c) посвідчення рівнозначності електронного документа і оригіналу на паперовому носії.
Для вчинення нотаріальних дій на основі електронних документів, а також посвідчення рівнозначності електронного документа і паперовому оригіналу, нотаріусу необхідно мати такі інструменти:
a) сертифікат кваліфікованої електронного підпису (видається акредитованим центром, що засвідчує, придбати його ви можете тут)
b) встановлений на робочому місці засіб криптографічного захисту інформації (СКЗИ)
c) спеціальна програма для створення електронного підпису файлів і документів
Засоби криптографічного захисту інформації та програми для створення електронного підпису Ви можете придбати у нас:
Ліцензія на право використання ПЗ «КріптоАРМ Стандарт Плюс» версії 5 безстрокова на одному робочому місці
Ліцензія на право використання СКЗИ "КріптоПро CSP" версії 3.9 на одному робочому місці
Сертифікат на річну технічну підтримку ЗКЗІ "КріптоПро CSP" на робочому місці
ЕІСН і Закон про персональні дані
Ведення, формування, технічний супровід ЕІСН здійснює Нотаріальна палата РФ. Все приватно практикуючі нотаріуси повинні направляти інформації про вчинення нотаріальних дій, спадщини та заставу рухомого майна.
Зацікавлені користувачі мережі Інтернет цілодобово та безоплатно можуть отримати з реєстру відомості:
a) про скасування довіреності;
b) про заставу рухомого майна: реєстраційний номер повідомлення, дата укладення та номер договору застави, опис предмета застави;
c) про залогодателе і заставодержателя: (для фізичних осіб) ім'я, прізвище, по батькові, дату народження, місце проживання та паспортні дані.
Посвідчення рівнозначності електронного та паперового документів
Система електронного документообігу введена ще не в усіх підприємствах, отримання кваліфікованої електронного підпису процес нешвидкий, але для деяких установ, наприклад, Пенсійного фонду, УФНС потрібно завірення документів в електронному вигляді. Бувають і зворотні ситуації, коли необхідно електронну версію перевести в паперовий примірник.
Документ - першоджерело представляється в паперовому або в електронному вигляді, скріплений кваліфікованої електронним підписом заявника. У першому випадку нотаріус виготовляє електронний документ по паперовому оригіналу і завіряє своїм електронним підписом. У другому випадку нотаріус перевіряє належність заявнику кваліфікованої електронного підпису, роздруковує електронну версію документа і запевняє звичайним порядком. Вартість - не менше 50 рублів за кожну завірену сторінку.
Вчинення нотаріальних дій на основі електронних документів
Згідно ГОСТ Р 51141-98, документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Неважливо, електронний носій або паперовий, аби був в наявність ідентифікує ознака.
В оновлених Основах законодавства України про нотаріат не вказується, які саме нотаріальні дії будуть відбуватися на підставі електронних документів. Уточнюється лише, що документ повинен бути підписаний кваліфікованої електронним підписом заявника; - посвідчення угоди, в тому числі довіреності допускається в присутності особи, що здійснює операцію або його представника.