Організація купує бланки трудових книжок для працівників. Потім, у міру необхідності, видає їх працівникам. Питання: як відобразити в бухгалтерському обліку організації операції з трудовими книжками? Чи необхідно проводити Реаліція трудових книжок працівникам?
Вартість придбаних трудових книжок відобразіть в складі матеріалів. Бланки трудових книжок врахуйте за балансом. В обліку зробіть проводки:
Дебет 10 Кредит 60
- оприбутковано трудові книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлена постачальником;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- Прийнята до відрахування сума ПДВ, пред'явлена постачальником;
Дебет 006
- прийняті до обліку бланки трудових книжок.
Якщо стягувати плату за видачу трудових книжок, операцію відобразіть на рахунку 73. Якщо утримуєте плату за бланк трудової книжки із зарплати співробітника, рахунок 70. На думку контролюючих органів, видача трудових книжок визнається реалізацією, тому треба нарахувати ПДВ. Проведення в обліку при видачі книжок тоді такі:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- відшкодовано вартість виданої трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);
Дебет 73 Кредит 91-1
- визнаний дохід в сумі плати, отриманої за бланк трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з відшкодування вартості (реалізації) трудової книжки співробітником (якщо організація є платником податку);
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих співробітнику організації.
Якщо трудові книжки видаєте співробітникам безоплатно, в бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих безоплатно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з безоплатної передачі трудових книжок працівникам (якщо організація є платником податку).
У день видачі трудової книжки спишіть бланк з позабалансового обліку:
кредит 006
- списані бланки трудових книжок (вкладишів до них).
Івана Шкловца, заступника керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
Наталії Гусєвої, директора Центру освіти і внутрішнього контролю ІДПО «Міжнародний фінансовий центр», державний радник РФ 2-го класу
Як враховувати і зберігати трудові книжки
Бухоблік і податки
Ситуація: як організації на загальному режимі врахувати придбання та видачу працівникові нової трудової книжки
Порядок бухобліку та оподаткування операцій, пов'язаних із забезпеченням співробітників трудовими книжками, законодавчо не врегульовано.
У бухобліку вартість придбаних трудових книжок можна врахувати в складі:
- матеріалів на однойменному рахунку 10 (як активи, які використовуються для управлінських потреб (п. 2 ПБУ 5/01)) з подальшим списанням на інші витрати;
- товарів на рахунку 41 «Товари».
Тому рахунок 41. на якому узагальнюється інформація про наявність та рух товарно-матеріальних цінностей, придбаних в якості товарів для продажу, і рахунок 90 «Продажі», на якому узагальнюють інформацію про доходи та витрати, пов'язані зі звичайними видами діяльності, зручніше використовувати розповсюджувачам трудових книжок.
Інші організації, які набувають бланки трудових книжок і вкладишів до них для власних потреб (для подальшої видачі співробітникам), можуть враховувати ці бланки на рахунку 10.
При отриманні бланків зробіть такі записи:
Дебет 10 Кредит 60
- оприбутковано трудові книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлена постачальником;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- Прийнята до відрахування сума ПДВ, пред'явлена постачальником;
Дебет 006
- прийняті до обліку бланки трудових книжок.
Якщо організація стягує плату за видачу трудових книжок, операцію відображають на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Якщо організація утримує плату за бланк трудової книжки із зарплати співробітника, використовуйте рахунок 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці».
У бухгалтерському обліку операції з видачі трудових книжок і вкладишів до них співробітникам і отримання плати за бланки відображають наступними проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- відшкодовано вартість виданої трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);
Дебет 73 Кредит 91-1
- визнаний дохід в сумі плати, отриманої за бланк трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з відшкодування вартості (реалізації) трудової книжки співробітником (якщо організація є платником податку);
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих співробітнику організації.
При безоплатну передачу трудових книжок і вкладишів до них співробітникам в бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих безоплатно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з безоплатної передачі трудових книжок працівникам (якщо організація є платником податку).
Списати бланк трудової книжки (вкладиша до неї) можна в день її видачі співробітнику. При цьому датою видачі слід вважати не день звільнення співробітника, а день, коли трудову книжку заводять на підставі частини 4 статті 65 Трудового кодексу РФ.
кредит 006
- списані бланки трудових книжок (вкладишів до них).
Головбух радить: є аргументи, що дозволяють організації не платити ПДВ з видачі трудової книжки (вкладиша до неї) співробітникові. Вони полягають в наступному.
По-перше, трудова книжка (вкладиш до неї) не має ознак товару, визначених у пункті 2 ПБУ 5/01 і статті 38 Податкового кодексу РФ.
По-друге, забезпечення трудовими книжками співробітників, які не мають стажу, - це обов'язок організації, встановлена трудовим законодавством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Якщо при заповненні ви зіпсували бланк трудової книжки (вкладиш до неї), в бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість зіпсованих трудових книжок;
Дебет 19 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- Відновлено ПДВ, раніше прийнятий до відрахування;
Дебет 91-2 Кредит 19
- списана відновлена сума ПДВ;
кредит 006
- списані бланки зіпсованих трудових книжок (вкладишів до них).
Суму відшкодування співробітником плати за видачу трудової книжки включите до складу доходів, що підлягають оподаткуванню.
Якщо сума відшкодування дорівнює величині витрат організації на придбання бланка, прибуток дорівнює нулю. Отже, організація податок на прибуток не сплачує (ст. 247 НК РФ).
Якщо організація не бере з співробітника плату за бланк трудової книжки (наприклад, в разі масової втрати книжок, псування або неправильного первинного заповнення), вона не зможе врахувати при розрахунку податку на прибуток ні витрати на його придбання, ні ПДВ, нарахований з безоплатної передачі ( п. 16 ст. 270 НК РФ). В результаті через відмінності між бухгалтерським і податковим обліком утворюється постійна різниця, з якої потрібно розрахувати постійне податкове зобов'язання (п. 4 і 7 ПБУ 18/02):
Дебет 99 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»
- відображено постійне податкове зобов'язання.