Основним документом, який свідчить про трудову діяльність і стаж співробітника, є трудова книжка. Як правило, приймаючи на роботу новачка, ще не має досвіду роботи, покупку для нього трудового бланка організація бере на себе. Спробуємо розібратися, які труднощі можуть встати на шляху бухгалтера при відображенні на рахунках бухобліку такого цінного придбання.
Розберемося з рахунками
У пункті 42 Правил міститься вказівка на те, що бланки трудової книжки і вкладиша до неї повинні зберігатися в організації як документи суворої звітності. Тому крім обліку по рахунку 10 «Матеріали» доцільно надходження і видачу зазначених бланків відображати на позабалансовому рахунку 006 «Бланки суворої звітності» в умовній оцінці (як правило, 1 руб.).
За плату або даром?
Слід мати на увазі, що якщо фірма захоче зайнятися благодійністю і подарувати книжку, то вона не зможе зменшити «прибуткову» базу на витрати з її придбання. Адже згідно з пунктом 16 статті 270 Податкового кодексу витрати у вигляді вартості безоплатно переданого майна з цією метою не враховуються. Також варто відзначити, що, видаючи трудову книжку, компанія зобов'язана нарахувати податок на додану вартість (п. 1 ст. 168 НК). В іншому випадку ревізори відмовлять у відрахуванні (ст. 171 і 172 НК).
Однак існують і такі ситуації, при яких роботодавець просто не має права стягувати плату за видачу бланків, а саме:
- при масовій втраті трудових книжок роботодавцем в результаті надзвичайних ситуацій, як то: екологічних та техногенних катастрофах, стихійних лихах, масові заворушення та інших надзвичайних обставинах (п. 34 Правил);
- при неправильному первинному заповненні трудової книжки або вкладиша до неї (п. 48 Правил);
- при псуванні бланка не з вини працівника (п. 48 Правил).
Дебет 10-6 Кредит 60
- 5000 руб. (100 руб. X 50 шт.) - отримано 50 бланків трудової книжки за ціною 100 руб .;
Дебет 19 Кредит 60
- 900 руб. (18 руб. Х 50) - врахований ПДВ, пред'явлений продавцем;
- 50 руб. (50 шт. X 1 руб.) - оприбутковано 50 бланків трудової книжки;
Дебет 60 Кредит 51
- 5900 руб. - оплачені отримані бланки;
Дебет 68 Кредит 19
- 900 руб. - пред'явлений до відрахування ПДВ.
Дебет 91-2 Кредит 10-6
- 200 руб. - списані зіпсований працівником кадрової служби і виданий співробітникові бланки;
- 2 руб. - списані зіпсований кадровиком і виданий співробітникові бланки;
Дебет 73 Кредит 91-1
- 118 руб. - відшкодування вартості виданого співробітнику бланка трудової книжки;
Дебет 73 Кредит 91-1
- 118 руб. - нараховано відшкодування вартості зіпсованого бланка;
Дебет 91-2 Кредит 68
- 36 руб. (200 руб. X 18%) - нарахований ПДВ з відшкодування вартості;
Дебет 70 Кредит 73
- 118 руб. - утримана вартість бланка з зарплати нового співробітника;
Дебет 70 Кредит 73
- 118 руб. - утримана вартість зіпсованого бланка з зарплати кадровика.