Видавати працівникові гроші в під звіт можна тільки на підставі його письмової заяви керівника організації. Винятків для керівника не передбачено - він також отримує гроші за заявою. Інакше - штраф. У статті розповімо як діяти бухгалтеру.
Алгоритм видачі грошей під звіт
Відсутність заборгованості. Спочатку потрібно перевірити, чи не значиться за працівником заборгованість за раніше отриманими під звіт сумами. Якщо за минулі грошові кошти працівник не відзвітував, то видавати нові йому не можна.
Заява від працівника. Якщо заборгованості немає, працівник подає на ім'я керівника заяву про видачу йому грошових коштів. Форма заяви не встановлена, тому можна писати в довільній. Рекомендації з написання заяви розглянуті докладніше нижче в статті.
Керівник повинен узгодити видачу грошей і проставити на заяві свій підпис і дату. Без заяви видавати готівку під звіт можна (за винятком випадків, коли для розрахунків заведена корпоративна банківська карта).
Далі касир перевіряє отриманий ордер і після пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, працівникові видаються готівкові гроші (підпункт 6.1 п. 6 Вказівки). Касовий ордер підписується одержувачем і касиром, вноситься запис у касовій книзі. Записи в касовій книзі звіряються з даними касових документів головним бухгалтером або бухгалтером і підписуються особою, яка проводила зазначену звірку.
Авансовий звіт. Працівник, який отримав гроші, повинен подати авансовий звіт протягом трьох робочих днів з дня закінчення строку, на який видавалися гроші. Якщо працівник пішов у відпустку або на лікарняний, то протягом трьох днів після виходу на роботу.
До звіту повинні бути додані документи, що підтверджують витрати (чеки, квитанції).
Якщо витрачено менше: оформляється прибутковий касовий ордер, в якому відбивається повертається грошова сума.
Якщо витрачено більше: після затвердження авансового звіту керівником організації перевитрата повертається працівникові за видатковим касовим ордером, реквізити якого вносяться до авансового звіту
Використання банківських карт
Грошові кошти можна перераховувати на банківські карти співробітників з метою:
- оплати витрат на відрядження;
- компенсації документально підтверджених витрат.
Для оплати адміністративно-господарських витрат також можна перераховувати гроші на карту, але в цьому випадку доцільно зробити наступне:
- передбачити таку можливість в обліковій політиці;
- вказати в платіжці, що перераховується саме підзвітна сума;
- отримати заяву від працівника, з проханням перерахувати кошти на карту.
Заява на видачу грошей під звіт працівникам
Заява на видачу підзвітних сум працівник може скласти в довільній формі, де повинні бути чотири обов'язкових реквізиту (п. 6.3 Вказівки 3210-У):
- Сума готівки, які працівник просить у керівника.
- Термін, на який потрібні гроші.
- Підпис керівника організації.
- Дата заяви.
На практиці документ на видачу грошей підзвіт може називатися заяву, службова записка і навіть рапорт - це залежить від внутрішнього документообігу організації.
Розрахунки з підзвітними особами - вебінар допоможе розібратися з видачею грошей під звіт: перерахування на банківські карти, оформлення документів, проводки та ін. Помилки, які знаходять податкові інспектори при перевірці розрахунків з підзвітними особами.
За працівником не повинно бути заборгованості за раніше отриманими сумами. Але допускається наявність непогашеної заборгованості організації перед працівником за раніше виробленим перевитрат. Простіше кажучи: допускається кредит 71 рахунку за розрахунками з працівником, але не допускається дебет.
Заява на видачу грошей підзвіт директору
Винятків для керівника не передбачено. Керівник також отримує гроші за заявою.
Зразок власноручного написання заяви керівником:
До бухгалтерії ТОВ «Калинка-Малинка»
заява
Прошу видати мені готівку грошові кошти в розмірі 3000 (Три тисячі) рублів на господарські товари, терміном на три робочих дні.
Штраф за видачу грошей під звіт з порушенням
За працівником на дату отримання грошей не повинно бути заборгованості за раніше отриманими сумами. Інакше штраф за недотримання порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій (ст. 15.1 КоАП РФ):
- від 4 000 до 5 000 руб. - для посадових осіб організації (наприклад, керівника);
- від 40 000 до 50 000 руб. - для організації.
Такий же штраф загрожує, якщо гроші видаються без заяви.
Систематизуйте або поновіть знання, отримаєте практичні навички і знайдіть відповіді на свої питання на курсах підвищення кваліфікації в Школі бухгалтера. Курси розроблені з урахуванням ПРОФСТАНДАРТ «Бухгалтер».
Що робити, якщо листи Школи не приходять вам?
У Gmail натисніть на стрілку праворуч від кнопки відповіді і виберіть зі списку «Додати користувача« Контур Школа »в контакти».
В Outlook натисніть в листі правою кнопкою миші на «Контур Школа» і виберіть «Додати в контакти Outlook», потім зліва зверху «Зберегти і закрити»