Критерієм оптимальності структури персоналу є відповідність чисельності працівників різних посадових груп обсягами робіт, властивим кожної посадової групі, вираженим у витратах часу.
За характером трудових функцій персонал підрозділяється на робітників і службовців.
Робочі безпосередньо створюють матеріальні цінності або надають послуги виробничого характеру. Прийнято розрізняти основних і допоміжних робітників. Перші зайняті в технологічних процесах, спрямованих на створення кінцевого для даної організації продукту. Другі пов'язані з обслуговуванням устаткування і робочих місць у допоміжних підрозділах - ремонтних, інструментальних, транспортних, складських.
Робочі класифікуються також за професіями, віком, формам і системам оплати праці, стажу.
До робітників відноситься і молодший обслуговуючий персонал, зайнятий в основному наданням не пов'язаних з основною діяльністю послуг - двірники, кур'єри, прибиральники невиробничих приміщень, водії персональних автомобілів керівництва і автобусів, що перевозять співробітників.
Службовці здійснюють організацію діяльності людей, управління виробництвом, адміністративно-господарські, фінансово-бухгалтерські, постачальницькі, юридичні, дослідницькі та інші види робіт.
Службовці відносяться до професійної групи осіб, зайнятих переважно розумовою, інтелектуальною працею. Вони об'єднуються в кілька підгруп.
Перш за все це керівники, які здійснюють функції загального управління. Умовно їх поділяють на три рівні: вищий (організації в цілому); середній (основних структурних підрозділів); низовий (працює з виконавцями). До керівників відносять також їх заступників, головних спеціалістів, державних інспекторів.
Інший, найбільш численної підгрупою службовців є фахівці різного профілю. Вони зайняті створенням і впровадженням у виробництво нових знань і знань взагалі в формі теоретичних і прикладних розробок, а також розробкою варіантів вирішення окремих виробничих і управлінських проблем, вибір і прийняття яких належить до компетенції керівників. Це економісти, юристи, інженерно-технічні працівники і їх помічники.
Залежно від рівня підготовки розрізняють фахівців вищої і середньої кваліфікації. Перші здійснюють керівництво виробничо-технічними та творчими процесами; другі є виконавцями робіт.
У західних фірмах особливо талановитих фахівців, навіть якщо для них в даний момент не роботи, часто тримають «про запас» без чітко визначених обов'язків, і для їх позначення існує навіть спеціальний термін «дикі гуси».
Третю підгрупу в цій групі утворюють інші працівники які стосуються службовцям. Вони здійснюють підготовку та оформлення документів, облік, контроль, господарське обслуговування, наприклад, касири, діловоди, архіваріуси, коменданти.