Форма авансового звіту при відрядженні за кордон
Яку інформацію заповнює підзвітна особа
Перш ніж заповнювати бухгалтерську частина авансового звіту, перевірте правильність відомостей, записаних працівником. Так, на лицьовій стороні має бути зазначено: найменування вашої фірми (підприємця), підрозділ, прізвище співробітника, його посаду та призначення авансу. На зворотному боці (в графах 2-4) в хронологічному порядку перераховані реквізити документів, що підтверджують витрати. А в графі 5 - суми витрат. Якщо ж гроші видавалися в інвалюті, то співробітник повинен відобразити ще й суму валюти в графі 6 зворотного боку звіту.
Ще перевірте, щоб співробітник розписався в звіті.
Що в звіті потрібно заповнити бухгалтеру
Якщо ж аванс був виданий в рублях (що в більшості випадків і відбувається), то працівник сам купує інвалюту, проте відображати в звіті ви будете лише рублі. Але є одна складність. Так як витрати за кордоном співробітник здійснював в валюті, їх також потрібно буде перерахувати на рублі. При цьому порядок перерахунку буде залежати від того, підтверджена покупка валюти довідкою банку чи ні. Інформація про те, за яким курсом і на яку дату робити перерахунок інвалюти, представлена в таблиці нижче.
Найменування рядка авансового звіту
Як заповнювати і перерахувати валюту в рублі
Переведіть суму витрачених співробітником грошей за кордоном (її ви дізнаєтеся з документів, доданих до авансового звіту) в рублі.
При цьому курс перерахунку витраченої суми буде залежати від того, підтверджена покупка інвалюти довідкою банку чи ні.
Якщо покупка інвалюти підтверджена довідкою банку, переведіть витрачену суму грошей в рублі за курсом обміну на дату видачі довідки.
Якщо довідки немає, перерахуйте витрачену суму грошей в рублі за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту
Якщо при поверненні невитрачених коштів співробітник представив вам довідку банку про обмін залишилася валюти, то перерахуйте залишок за курсом ЦБ РФ, зазначеному в цій довідці. Якщо ж з яких-небудь причин документів, що підтверджують обмін валюти, немає, то перерахуйте суму залишку за курсом Центробанку на дату затвердження звіту
Суму перевитрати відшкодуєте співробітнику в рублях. Адже гроші під звіт ви видавали теж в рублях. Для цього величину перевитрати в валюті переведіть в рублі за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту
Приклад. Відображення в авансовому звіті сум, виданих на відрядження за кордон в рублях
Приклад заповнення авансового звіту ТОВ «Рига» зображений нижче.
