У статті поговоримо про те, як заповнити авансовий звіт, коли працівнику було видано аванс в готівковій іноземній валюті.
Видана під звіт валюта: аванс або НЕ аванс - ось в чому питання
Підхід 1. Видана під звіт іноземна валюта - це валютний аванс, який не потрібно перераховувати
Працівникові видано валюта для оплати майбутніх витрат самої організації. До того ж історично такі суми названі саме авансом - і звіт теж авансовий. Значить, ми можемо говорити про валютне авансі.
Виходячи з цього, якщо усі витрати на відрядження укладаються в суму, видану працівнику під звіт, то перераховувати їх в рублі треба за курсом ЦБ на дату видачі цього авансу.
А ось суми перевитрати - він виникне, коли витрати на відрядження більше отриманого працівником авансу, - треба перерахувати в рублі за курсом ЦБ на дату затвердження авансового звіту. Тобто на дату визнання витрат у бухгалтерському та податковому обліку (Підпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).
Підхід 2. Видана під звіт іноземна валюта - це просто заборгованість працівника
Такий підхід можна будувати на роз'ясненнях Мінфіну. Він вважає, що положення п. 11 ст. 250 і пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ (у частині, що встановлює, що отримані / видані аванси не переоцінювати для цілей оподаткування прибутку) регулюють тільки відносини, пов'язані з переоцінкою сум попередньої оплати при реалізації / придбання товарів, робіт, послуг, майнових прав. Коли мова йде про відрядження, гроші видаються під звіт нашому працівникові (а не виконавцю робіт або послуг) і сам працівник ними в подальшому розпоряджається. З цієї точки зору "непереоценіваемого" валютного авансу в момент видачі грошей під звіт працівникові не виникає.
Значить, усі витрати на відрядження, які організація бере на себе (тобто всі витрати, оплачувані за її рахунок і не покриваються добовими), що не будуть оплачені нами авансом в момент передачі грошей працівникові. Якщо аванс і з'явиться, то тільки в момент попередньої оплати працівником якихось послуг готелів, агентств або інших виконавців і продавців. А може бути, працівник сплатить товари, роботи або послуги за фактом - тоді авансу взагалі не буде.
Виходить, що валютні витрати на відрядження (як покриваються виданими під звіт сумами, так і перевищують їх) треба перераховувати в рублі за курсом ЦБ на дату затвердження авансового звіту (Пункт 10 ст. 272 НК РФ).
Сума добових працівнику визначається за відмітками про перетин кордону в закордонному паспорті. Тому до авансового звіту, крім документів, що підтверджують витрати, потрібно додати копії сторінок закордонного паспорта працівника з цими позначками.
При виїзді з Росії дата перетину кордону включається в дні, за які виплачуються "закордонні" добові. А при поверненні в Росію дата перетину кордону включається в дні, за які виплачуються "російські" добові. Причому неважливо, в який час доби була пересічена межа - хоч в 00.10, хоч о 23.50.
Якщо працівник був в декількох країнах Євросоюзу, пересування всередині яких не вимагає додаткових віз, то додатково можуть знадобитися авіа- або залізничні квитки для підтвердження дати перетину кордонів цих країн.
До добовим - підхід особливий
Добові працівник отримує для себе, і їх витрачання не треба підтверджувати документами. А значить, вони цілком підходять під визначення валютного авансу. Отже, перераховувати їх в рублі треба за курсом на дату видачі працівникові. Ми, звичайно, не купуємо у працівника жодних послуг, однак, навіть якщо не брати до уваги добові валютним авансом, є ще одна причина перераховувати добові саме на дату їх видачі незалежно від того, за яким курсом ви будете вважати відрядження.
Справа в тому, що, на думку Мінфіну, для цілей обчислення ПДФО добові, видані у валюті до початку відрядження, треба перераховувати в рублі саме за курсом ЦБ, що діяв на дату їх видачі працівникові. Свою позицію Мінфін обґрунтовує тим, що саме в момент отримання добових у працівника з'являється дохід. Як всі пам'ятають, "закордонні" добові не обкладаються ПДФО, якщо вони не перевищують 2500 руб. на добу. Звичайно, з позицією Мінфіну можна і посперечатися: адже до початку відрядження не відомо точно, чи відправиться працівник в неї взагалі (може бути, він захворіє і все добові поверне). Тому і говорити про отримання доходу працівником в момент видачі йому добових до відрядження ще зарано. Але, як би там не було, думка Мінфіну враховувати потрібно.
Щоб не було проблем з розрахунком ПДФО, організації часто встановлюють норми "закордонних" добових не в валюті, а в рублях. Відповідно, і виплачують добові в рублях. Для працівника це теж непогано: він знає, буде утримано ПДФО з добових чи ні, отже, точно знає суму добових, якої він може розпоряджатися на власний розсуд.
Оскільки для цілей ПДФО безпечніше перераховувати валютні добові на дату їх видачі, то логічніше і в бухгалтерському обліку, і в обліку для цілей оподаткування прибутку перераховувати валютні добові на ту ж дату.
Виходить, що якщо навіть дотримуватися другого підходу, то добові краще перерахувати в рублі за курсом ЦБ на дату їх видачі працівникові, а все інші документально підтверджені витрати в валюті - за курсом ЦБ на дату затвердження авансового звіту. Саме так радять робити фахівці Міністерства фінансів.
Бахвалова Олександра Сергіївна, головний спеціаліст-експерт Департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
"Якщо вся сума під звіт видається у валюті, для відображення в облікових документах необхідно перерахувати її на рублі за курсом ЦБ на дату видачі авансу. Після повернення з відрядження працівник представляє чеки, що підтверджують зроблені витрати, а також повертає невикористану суму. Всі витрати перераховуються в рублі за офіційним курсом ЦБ на дату здійснення операцій (за чеками) і враховуються організацією на дату затвердження авансового звіту. Частина суми, яка припадає безпосередньо на добові, також повинна бути відображена в ав нсових звіті, але ось обґрунтування витрат у вигляді добових чеками вже не потрібно. І, отже, у працівника немає обов'язку повертати невитрачену частину добових організації. Відповідно, виплачені добові організація відображає в обліку в рублях за курсом ЦБ на дату видачі авансу, і далі витрачання коштів в частині, що припадає на добові, не відслідковує ".
Як бачимо, ні податкове, ні бухгалтерське законодавство не дозволяє нам з упевненістю сказати, що якийсь один з двох запропонованих вище підходів - єдино вірний. У більшості випадків ваш вибір того чи іншого курсу для перерахунку валютних витрат не сильно позначиться на результаті, так що ціна питання не така велика. І навіть якщо перевіряючі вважатимуть, що ви взяли курс не на ту дату, на яку потрібно, навряд чи це буде для вас істотна втрата. А якщо захочете посперечатися з перевіряючими - шанс відстояти свою правоту теж є. Адже, як все вже давно напам'ять вивчили, всі сумніви і протиріччя в розрахунку податків повинні тлумачитися на користь платника податків.
А тепер розглянемо порядок заповнення авансового звіту в двох ситуаціях:
- коли працівник отримав від організації гроші в тій же іноземній валюті, в якій він буде їх витрачати;
- коли працівник отримав гроші в одній іноземній валюті, а витрачати він буде їх, попередньо обмінявши на іншу валюту.
Аванс виданий в тій же іноземній валюті, в якій оплачені витрати
Це найбільш проста ситуація з точки зору складання авансового звіту. У формі N АТ-1 треба лише зафіксувати суми в іноземній валюті з документів і перерахувати їх в рублі. За яким курсом це треба робити - ми вже розбиралися вище. Розглянемо приклад, коли організація визначає рублеву суму витрат на відрядження, сплачених авансом, за курсом на дату видачі авансу.
Приклад. Заповнення звіту по закордонному відрядженні, коли підзвітна сума видана і витрачена в євро
Норми добових в ТОВ "Мажор", в тому числі і для закордонних відряджень, організація встановила в рублях (щоб не перевищити не оподатковуваний ПДФО норматив).
Норматив добових для Франції - 2100 руб. на добу.
Норматив добових для Росії - 500 руб. на добу.
І в той же день працівнику було видано з каси 340 євро (в якості погашення перевитрати).
Сума витрат в рублях (добові) - 25 700 руб .:
- за дні, проведені у Франції, - 25 200 руб. (2100 руб. X 12 діб.);
Загальна сума витрат на відрядження в іноземній валюті - 2340 євро. Ця сума більше авансу, виданого працівнику.
В результаті сума валютних витрат на відрядження в рублях складе 91 460,20 руб.
У бухобліку будуть зроблені такі записи.
Витрати оплачені не в тій валюті, в якій був виданий аванс
У відрядження працівника можна направити і в країну, національна валюта якої досить специфічна. Її можуть не продавати в Росії, або купувати її у нас в країні може бути невигідно. Тому при відрядженнях, наприклад в Китай, легше видати працівникові долари, щоб він уже там купив на них юані. У такій ситуації скласти авансовий звіт в юанях не можна. Адже організація видала працівникові долари. І відзвітувати він повинен саме за долари.
Отже, авансовий звіт треба складати в тій валюті, в якій були видані гроші під звіт. Тому витрати працівника в третьої валюти треба перевести у валюту видачі. Найлегше це зробити за курсом обміну валюти, який можна взяти з довідки про обмін валюти. Хоча, як ви вже зрозуміли, що перевіряють можуть бути проти використання такого курсу (див. Роз'яснення А.С. Бахвалова в журналі "Головна книга" N 21 на с. 75 і 77). А якщо такої довідки немає, то нічого іншого не залишається, як взяти курс ЦБ на дату кожного витрати. Тобто ситуація схожа з тією, коли працівник отримує з каси рублі, змінює їх на іноземну валюту і витрачає її. Тільки в авансовому звіті вам доведеться:
- в графі 1а відобразити видану суму в валюті (в нашому прикладі - в доларах);
- спочатку перевести витрати в іноземній валюті, в якій розплачувався працівник (наприклад, юані), в валюту видачі (в долари):
(Якщо) немає довідки про обмін валюти - по крос-курсу ЦБ;
(Якщо) є довідка про обмін валюти - за курсом обміну валюти;
- заповнити графи 6 і 8 таблиці на зворотному боці авансового звіту - відобразити суми витрат в доларах;
- перерахувати доларові показники в рублі (заповнити графи 5 і 7 таблиці на зворотному боці авансового звіту).
Залишок виданих під звіт грошей на відрядження треба повернути в тій же валюті, в якій вони були отримані з каси. Тому якщо працівник самостійно обміняв одну валюту на іншу, то невикористаний залишок треба обміняти на валюту видачі.
І щоб працівникові відшкодували всі витрати, потрібні будуть довідки про обмін валюти.
Крос-курс-валютний курс однієї іноземної валюти до іншій іноземній валюті.
Крос-курс ЦБ РФ - крос-курс однієї іноземної валюти до іншої, розрахований за встановленими Банком Росії офіційними курсами цих валют по відношенню до рубля.
Якщо у працівника залишиться невитрачена сума, то ви можете взяти її тільки в тій валюті, в якій ви видавали гроші під звіт. Так що, якщо працівник поміняє долари на юані і у нього частину їх залишиться невитраченої, йому доведеться міняти їх назад в долари. Так, звичайно, ви зайвий раз втратите на комісії банку за обмін валюти, зате у вас не буде проблем з обліком.
Коли працівник витратив власну валюту, перевитрата йому можна виплатити або в рублях, або у валюті видачі. У будь-якому випадку спочатку логічніше зафіксувати борг у валюті видачі. Суму перевитрати у валюті видачі ви можете визначити за даними авансового звіту (з суми авансу в валюті віднімаємо витрати на відрядження у валюті). Якщо ви вирішите видати перевитрата в рублях, то на дату видачі перевитрати вам треба буде перерахувати валютний борг перед працівником в рублі за курсом ЦБ, який буде діяти на дату видачі.
Для бухгалтера оформити закордонне відрядження часто складніше, ніж відрядження по Росії. Потрібно перевірити повноту комплекту доданих до авансового звіту документів. Треба правильно визначити і норми добових, і курс перерахунку валютних витрат. Як бачимо, завдань багато. Тому краще заздалегідь вирішити, який варіант обліку витрат на відрядження ви будете застосовувати в своїй організації і прописати його в обліковій політиці.