На підставі законодавства Російської Федерації всі витрати, оплачені в іноземній валюті, з метою бухгалтерського і податкового обліку повинні бути переведені в рублі за курсом Центрального Банку РФ на дату затвердження авансового звіту.
Курс рубля дуже нестабільний, тому часто виникають такі ситуації, коли співробітник здійснює оплату в іноземній валюті за одним курсом, а до моменту, коли бухгалтерія буде відшкодовувати витрати, курс стане вже зовсім інший. При сильних коливаннях курсу ці різниці можуть бути дуже істотними. Приклади таких різниць і як звести їх утворення до мінімуму розглянемо нижче.
Компанія може видати працівникові аванс на відрядження, а може оплатити витрати, коли співробітник повернеться з поїздки і надасть всі документи по проведених витрат. Відзвітувати по відрядженні він повинен протягом 3-х робочих днів після повернення з поїздки. Виплати за авансовими звітами можуть проводитися тільки на користь штатних співробітників. Фрілансери не можуть просити про відшкодування витрат. Відшкодувати витрати понесені фрілансером можна іншим способом, але ні в якому разі не через авансові звіти.
Способи оплати витрат на відрядження та їх відображення в авансовому звіті
1. Співробітникові виданий аванс на іноземну відрядження готівкою в рублях:
Співробітник повинен надати в бухгалтерію довідку про обмін рублів на іноземну валюту, вона буде підтверджувати курс конвертації.
Працівнику видано аванс на відрядження в сумі 70 000 руб. Він обміняв цю рублеву суму на євро. Банк видав йому довідку, в якій зазначено, що обмінний курс був 1 євро = 70 руб. Відповідно вийшло 1000 євро. Співробітник повинен буде відзвітувати в бухгалтерію документами по виробленим затратам на 1000 євро. Якщо працівник не надасть довідку про обмін рублів на євро, виходить, що йому видали 70 000 руб і він повинен відзвітувати за 70 000 руб. тобто він надасть 2 чека на суму 700 євро і 300 євро, ці суми бухгалтер переведе в рублі за курсом на дату звіту. Якщо курс ЦБ РФ був 60 руб, то (700 + 300) * 60 = 60 000 руб. Відповідно співробітник буде «повинен» компанії ще 10 000 руб. Якщо ж курс на дату звіту став 80 руб. за 1 євро, то (700 + 300) * 80 = 80 000 руб - в даному випадку компанія повинна буде доплатити співробітнику 10 000руб.
2. Співробітнику виданий аванс в рублях на іноземну відрядження. Аванс перевели йому на його особисту банківську карту.
Співробітник може оплачувати витрати своєю карткою або зняти з неї готівку.
Якщо співробітник надасть банківські виписки по карті, то бухгалтер врахує його витрати по тим курсам, за якими банк виробляв розрахунки (це повинно бути прописано в положенні про відрядження).
Якщо працівник не надасть виписки, то витрати будуть враховані по курсу ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту.
Також можливі ситуації, які були описані вище, коли через різні курсів співробітник або залишається винен компанії або отримає зайві гроші.
3. У разі, якщо витрати оплачуються після повернення співробітника з поїздки, діють ті ж правила: витрати в іноземній валюті оплачуються за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту, а якщо є документи, які можуть підтвердити використання іншого курсу (довідки з пунктів обміну валюти, виписки тощо.), то бухгалтерія відшкодує витрати по наданим курсу.
4. Якщо співробітник оплачував витрати корпоративної банківською картою компанії, то він надає в бухгалтерію документи про витрати разом з чеками і квитанціями банкоматів (якщо він знімав готівку), відповідно витрати йому не відшкодовуються, тому що вони вже оплачені.
Корпоративні картки спрощують роботу бухгалтерії. Якщо співробітник часто несе витрати (наприклад, директор компанії часто відвідує ресторани для зустрічей з клієнтами), бухгалтеру не потрібно постійно відправляти гроші йому на особисту картку. Потрібно тільки перевести необхідну суму на корпоративний картковий рахунок і співробітник сам буде знімати з нього стільки, скільки йому потрібно для роботи.
Але і при використанні карт є мінуси
Для того, щоб уникнути зайвих виплат через коливання курсів, можна прописати в положенні про відрядження, що співробітник зобов'язаний оплачувати витрати, здійснені в іноземній відрядженні тільки корпоративною карткою і знімати іноземну валюту тільки з корпоративної картки. У цьому випадку бухгалтер завжди буде бачити реальний курс оплати витрат. Або, якщо на співробітника не відчинені карта, потрібно прописати список документів, які він зобов'язаний надати після ділової поїздки за кордон.
It's only fair to share.