Відповідно до Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3-х робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.
Якщо розрахунки з співробітником за попереднім авансового звіту повністю не завершені, то вказується сума заборгованості або перевитрати за попереднім авансового звіту. Бланк авансового звіту (типова форма АТ-01 і типова форма № 286) має відповідне поле "Залишок (Перевитрата) попереднього авансу". Ці дані в типовій конфігурації бухгалтерії вводяться в формі документа "Авансовий звіт" на закладці "Лицьова сторона". Для відображення введених даних в друкованій формі необхідно встановити для попереднього авансу перемикач "Залишок / Перевитрата" в потрібне положення і ввести суму залишку або перевитрати.
Для автоматичної установки зазначеного перемикача і автоматичного заповнення суми залишку або перевитрати попереднього авансу на момент складання авансового звіту призначена кнопка "Показати". При натисканні цієї кнопки сума залишку (перевитрати) попереднього авансу розраховується як різниця суми грошових коштів, що знаходяться під звітом зазначеного співробітника (залишок за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами") і суми, виданої під звіт на цілі оформлюється авансу (зазначеної в полях " отримано "- не більше трьох значень відповідно до бланком авансового звіту).
приклад:
Під звітом матеріально відповідальної особи, відповідно до даних бухгалтерського обліку, знаходиться сума 1000 руб. При оформленні авансового звіту в поле "Отримано" вказується сума, видана раніше за видатковим ордером на оплату послуг зв'язку в розмірі 1200 руб. При натисканні кнопки "Показати" буде відображена сума перевитрати попереднього авансу в розмірі 200 руб.
Таким чином, інформація, отримана по кнопці "Показати" не тільки допомагає автоматично заповнити відомості про попередній аванс, але також може використовуватися і для контролю даних бухгалтерського обліку про поточний стан взаєморозрахунків з підзвітною особою.
При заповненні авансового звіту важливо пам'ятати, що відповідно до Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу.