Відокремлені підрозділи: як вести касові операції
Чинний порядок ведення касових операцій не дозволяє врахувати специфіку фірм, що мають відокремлені підрозділи. Через це виникають проблеми з нумерацією касових ордерів, відображенням операцій у касовій книзі. Проте, створивши правильний документообіг, можна вирішити цю проблему і уникнути штрафів.
У відокремленому підрозділі, як і в самій організації, всі господарські операції оформляються первинними документами (ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Але при цьому потрібно врахувати, що документообіг повинен бути побудований відповідно до чинного законодавства та облікової політикою організації.
Це правило відноситься і до оформлення касових операцій. Однак налагодження документообігу даної ділянки ускладнюється тим, що існують два поняття каси. Є каса як поняття бухгалтерського обліку. І є каса як фізичне місце, де зберігається готівка. Саме ці поняття часто плутають бухгалтери. Розглянемо, як правильно організувати документообіг руху готівкових грошових коштів відокремлених підрозділів та головний організації, не порушуючи чинного порядку ведення касових операцій.
Нумерація прибуткових і видаткових ордерів
При прийомі і видачі грошових коштів відокремлений підрозділ, будучи частиною організації, повинно оформляти прибуткові або видаткові касові ордери (п. 13, 14 Порядку ведення касових операцій в Укаїни, затвердженого рішенням ради директорів ЦБ України від 22.09.93 № 40, далі - Порядок) .
Касові ордери повинні мати наскрізну нумерацію в хронологічному порядку. Це випливає з пункту 21 Порядку. Тут сказано, що касові ордери фіксуються в журналах реєстрації прибуткових і видаткових ордерів. Тим часом касові операції одночасно проводяться як в головному офісі, так і в різних відокремлених підрозділах. Як уникнути задвоєння нумерації? Є кілька способів забезпечити узгоджену нумерацію документів.
Можна, наприклад, резервувати діапазони номерів касових ордерів для відокремлених підрозділів. Правда, тут можлива ситуація, коли у одного відокремленого підрозділу номер касового ордера на ранню дату виявиться більше номера на більш пізню дату в іншого підрозділу. Тому навряд чи можна назвати даний підхід ідеальним.
Інший варіант полягає у використанні складовою нумерації. Тобто номер касового ордера буде складатися з двох частин. Його перша частина ідентифікує відокремлений підрозділ, друга - порядковий номер касового ордера в цьому підрозділі. Наприклад, видатковий касовий ордер № 02/104, де 02 номер (код) підрозділу, 104 - номер касового ордера. На наш погляд, даний метод потребує менше часу. Вибравши такий варіант заповнення касових ордерів і закріпивши його в обліковій політиці, організація забезпечить правильність нумерації касових ордерів. Це допоможе уникнути претензій при перевірці касових операцій.
Книга одна на всіх