На жаль, укладачі ділових листів часто допускають масу помилок. Останні можна поділити на такі види: граматичні, структурні, синтаксичні, морфологічні, лексичні, стилістичні, технічні.
У ділових паперах і документах слід уникати типових граматичних помилок.- Неправильне вживання відмінків.
Найбільш частим є неправильне вживання іменника в родовому відмінку замість давального. Наприклад, не можна писати згідно, завдяки, всупереч (чого?). Слід писати - згідно, завдяки, всупереч (чому?) З відповідним положенням. Слід також пам'ятати: керівник, начальник (чого?) Відділу, кафедри, центру; завідувач (чим?) відділом, кафедрою; керівництво (чим?) бізнесом, виробництвом;
а) не відмінюються прізвища слов'янського походження на -а, -о. часто в звуковому складі вони збігаються з неживими предметами, наприклад: Щур, Сало, Шило і т. п .;
б) не відмінюються прізвища на -аго, -яго, -их, -их, ово, ко (енко). наприклад: Дубяго, Сєдих, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко;
в) як правило, схиляються неросійські прізвища на ненаголошені -а, -я, наприклад: творчість Пабло Неруди, пісні Булата Окуджави, фільми Акіри Куросави;
г) схиляються російські та іншомовні прізвища на приголосний звук, якщо відносяться до чоловіків, але не схиляються, якщо ставляться до жінок або до подружній парі, наприклад: заява Анатолія Федорчука; лист Ольги Федорчук; прохання подружжя Федорчук.
Наприклад: "Депутат зустрівся з шістсот сімдесят (сімдесятьма) шістьма робочими підприємства". Несклонение або неповне відмінювання складних і складених числівників є порушенням загальнолітературної норм.
У діловому мовленні отримали велике поширення словосполучення з приводом про (питання про довіру; рішення про кадрах і т. П.). Однак спостерігаються випадки зловживання приводом о. Наприклад: "Директор заводу наголосив про важливість поставленої проблеми" (наголосив на важливості).
Наприклад: "Головний інженер явно покривив в душі" (покривив душею).
Джерелом структурних помилок є неправильне побудова ділового листа, невідповідне становище його частин.
Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі ділового листа і не збігався з іншим аспектом. Недотримання цієї умови веде до довгих введенням і складним системам мотивувань.
Найпоширеніша помилка в ділових паперах - порушення специфіки вживання дієприкметникових оборотів.
Дієприслівникових оборот служить засобом передачі дії, що відбувається одночасно або в зв'язку з іншим дією:
а) дієприслівниковими оборотом слід починати фразу в документах, наприклад: З огляду на. ; Вважаючи. ; Приймаючи до уваги. ; Керуючись. і т.п.;
б) укладачі ділових паперів допускають помилки, не враховуючи, що обидві дії в реченні з дієприслівниковими оборотом повинні здійснюватися одним і тим же особою, і відповідно ця особа і його основна дія повинні в реченні відображатися в позиціях підмета і присудка.
Помилки при вживанні дієприслівникових зворотів неважко виправити, замінюючи пропозиції з дієприслівниковими зворотами пропозиціями з обставинами, вираженими поєднаннями слів. Наприклад: "Пропрацювавши всього два місяці, у нього виникли ускладнення з начальником цеху". Правильний варіант: "Пропрацювавши всього три тижні, вона зіпсувала відносини з головним бухгалтером".
Часто зустрічаються помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні.
Наприклад: "Для визначення фонду оплати в кінці року уточнюються розцінки на продукцію". У письмовій мові інформаційна роль порядку слів зростає до кінця пропозиції, тому в вашим запитом незрозуміло - розцінки уточнюються в кінці року або розцінки уточнюються для визначення фонду оплати. Мабуть, ця пропозиція має бути складено так: "Для визначення фонду оплати розцінки за продукцію уточнюються в кінці року".
Нерідко укладачі ділових листів невиправдано ускладнюють текст. Хоча специфіка ділового листа вимагає пильної уваги до деталей викладу, проте не завжди і не всі деталі доречні в тексті. Тому невиправдано ускладнені синтаксичні побудови повинні спрощуватися. Це можна зробити і шляхом прямого скорочення тексту, і шляхом його переробки: наприклад, розбивкою складного тексту на окремі, прості за складом і побудови фрази.
Помилки при вживанні повної та короткої форм прикметників.
Слід враховувати, що короткі форми прикметників більш уживані в офіційно-ділового мовлення. Повні імена прикметників в подібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навіть просторічні.
У ділових паперах часто зустрічаються різні лексичні помилки.
Запозичення іноземних слів - закономірний шлях збагачення будь-якого мови. Часто в ділову мову потрапляють іноземні слова, що позначають поняття, за якими вже закріплений російський еквівалент. Однак немає сенсу використовувати іноземне слово, якщо є російський термін, що позначає дане поняття. Вживання іноземної лексики має бути обумовлено трьома обставинами: необхідністю, доречністю і точністю слововживання. Недоречне або невиправдане вживання іноземних слів. Наприклад: "Термін виконання завдання може бути пролонгований (продовжений)". Немає сенсу використовувати іноземне слово, якщо є російський термін, що позначає дане поняття. Вживання іноземної лексики має бути обумовлено вимогою необхідності, доцільності і точності слововживання.
До числа слів і зворотів, історично властивих діловій письмовій мові, але в даний час відчутних як архаїчні, слід віднести: при цьому (при цьому); на предмет (для); якою (який); відношення (лист); повідомляти (повідомляти); в теперішньому. (в цьому. ); вишепоіменованних (вказаний вище) і т. п.
Тавтологічні повтори роблять фразу немилозвучним. Крім того, вони ускладнюють її сприйняття, оскільки привертають до себе увагу. Наприклад: "150 рублів грошових коштів." Або "Слід враховувати наступні фактори." І т. П.
Наприклад: "Відрядний прибув в зазначений час". Відрядження утворено від слова відрядження і позначає предмети і обставини, пов'язані з цим поняттям (посвідчення про відрядження, отримати відрядження). Відряджений - людина, спрямований у відрядження (відряджений фахівець).
Норми вживання фразеологізмів підкоряються історично сформованим правилам, закріпленим традицією, і є обов'язковими для всіх. Часто зустрічається спотворення складу фразеологізмів в результаті лексичних підмін. Наприклад: "Пропозиції фінансового відділу виявилися нижче будь-якої критики (будь-яку критику)".
Фахівці радять: "Не викладайте в листі того, що ви не сказали б усно". Однак в нашій сучасній офіційному листуванні часто-густо зустрічаються приклади штучного подовження мови. У мові ділової кореспонденції неприпустимі занадто довгі обертів.
Крім того, часто зустрічається стилістична несумісність фразеологізму з діловим стилем мови. Якщо в художній літературі і публіцистиці на перший план висувається образність, емоційність і експресивність фразеологічних зворотів, то в офіційно-діловому стилі використовуються стійкі вирази книжкового характеру або стилістично нейтральні фразеологізми, позбавлені експресивності (залишати бажати кращого, перебувати на рівні, називати речі своїми іменами і т. п.). Не відповідає ділового мовлення така, наприклад, фраза: "Менший податок - ось стимул приватизації, і не треба нікого через коліно ламати".
До технічних перешкод відносяться описки, помилки, механічні пошкодження цілісності тексту (надриви, склеювання з конвертом і т.д.). Основна причина виникнення технічних перешкод - недбалість при складанні ділового листа. Будьте обережні і уважні, тоді ваші ділові листи будуть виконані на належному рівні.