Ефективним методом управління є метод управління за цілями.
Визначення конкретних цілей допомагає перейти від загального формулювання місії до окремих видів роботи, за допомогою яких фірма може домогтися успіху. Визначення цілей передує не тільки вибір місії, але і, як правило, формулювання принципів діяльності фірми.
Переваги "Управління по цілям":
· Збудувати ієрархія цілей (від стратегічних цілей компанії до оперативних цілей співробітників);
· Узгодженість цілей на всіх рівнях управління;
· Об'єктивність критеріїв оцінки праці;
· Зрозумілі і прийняті співробітниками критерії оцінки їхньої праці;
· Постійна зворотний зв'язок і можливість оперативної оцінки і коригування діяльності співробітників, підрозділів, компанії.
Вироблення цілей здійснюється в низхідному порядку за ієрархією від вищого керівництва до подальших рівнями управління. Цілі нижчестоящого керуючого повинні забезпечувати досягнення цілей його начальника. На даному етапі вироблення цілей обов'язкове зворотний зв'язок, тобто двосторонній обмін інформацією, що необхідно для їх узгодження і забезпечення несуперечності.
Наявність мети забезпечує організації стабільність, рівновага, єдність дій учасників. Великі організації мають безліч цілей різного рівня, зазвичай доповнюють і підтримують один одного. Вони або відкрито проголошуються як ділові установки, періодичні заяви вищого керівництва, офіційні завдання проведеної політики, або неявно маються на увазі через стандарти поведінки, філософію.
Досягнення цілей повинно бути корисно організації, кожному її члену окремо, а також тим, хто з нею співпрацює, - діловим партнерам, владі і суспільству в цілому.
У той же час реальний результат людської діяльності, як правило, не збігається з наміченою метою, оскільки в процесі руху до неї завжди можуть мати місце різні відхилення.
Цілі організації змінюються під впливом зовнішніх умов її діяльності, техніки і технології, зміни поглядів керівництва. Така переорієнтація багато в чому забезпечує їй виживання.
Цілі організації формуються тими, хто розпоряджається ключовими ресурсами. У той же час, формулювання їх не довільна, виходить не тільки з особистих поглядів керівництва, але і з тієї ролі, яку організація відіграє в суспільстві, характеру її виробничого і кадрового потенціалу. Зрозуміло, наприклад, що перед взуттєвою фабрикою не може ставитися мета випускати комп'ютери, а перед нотаріальною конторою - лагодити автомобілі. Вони не мають для цього необхідним обладнанням, а співробітники - відповідними знаннями та досвідом. Якщо організація маленька, вона не може прагнути стати національним, а тим більше світовим лідером у своїй галузі - для цього у неї просто не вистачить ресурсів. Нарешті, організація не може ставити перед собою мету робити те, що нікому не потрібно.
Звичайно, іноді умови діяльності організації сприймаються її керівництвом не цілком адекватно, а звідси виникають помилки при постановці цілей і визначенні способів їх досягнення, що призводять до неефективних рішень, марнотратства ресурсів.
В системі управління організацією цілі виконують ряд важливих функцій:
1) цілі відображають філософію організації, концепцію її діяльності і розвитку. А оскільки діяльність і її окремі напрямки становлять основу загальної та управлінської структури, саме цілі визначають, в кінцевому рахунку, характер і особливості останньої;
2) цілі зменшують невизначеність поточної діяльності, як організації, так і окремої людини, стаючи для них орієнтирами в навколишньому світі; допомагають пристосуватися до нього, сконцентруватися на досягненні бажаних результатів; обмежувати себе, протистояти миттєвим поривам та бажанням, регулювати власну поведінку. Це дозволяє діяти швидше, з більшим ефектом, домагаючись задуманого з мінімальними витратами, отримувати додатковий виграш;
3) цілі становлять основу критеріїв виділення проблем, прийняття рішень, контролю і оцінки результатів діяльності, спрямованої на їх реалізацію, а також матеріального і морального заохочення співробітників організації, які при цьому найбільшою мірою відзначилися;
4) цілі, особливо великі, незалежно від того, реальні вони чи уявні, згуртовують навколо себе ентузіастів, спонукають їх брати на себе добровільно нелегкі обов'язки і докладати всіх можливих зусиль для їх виконання. Причому, складні і важкі цілі ведуть до більш високої результативності в порівнянні з дрібними або відсутністю цілей, їх постановкою в загальному вигляді. Тому цілі повинні містити в собі виклик.
Прикладів цьому достатньо, в тому числі і у вітчизняній історії. Новобудови перших п'ятирічок, освоєння цілини, спорудження БАМу були результатом праці не тільки ув'язнених, а й комсомольців тих років, натхнених мріями про світле майбутнє, і зовсім не винних у тому, що ці мрії виявилися обманом;
5) офіційно проголошені цілі служать виправданню в очах громадськості необхідності і законності існування даної організації, особливо якщо її діяльність викликає несприятливі наслідки, наприклад забруднення навколишнього середовища. Так, спорудження АЕС зв'язується з можливістю запобігання енергетичній кризі, обумовленого нестачею вуглецевого палива, який може загрожувати існуванню цивілізації.
Успішна реалізація перерахованих і інших функцій можлива за умови, коли цілі організації відповідають певній сукупності вимог.
- по-перше, цілі повинні бути досяжними. Звичайно, в цілях повинен міститися певний виклик для співробітників організації. Вони не повинні бути занадто легкими для досягнення, але не повинні бути і нереалістичними, що виходять за гранично допустимі можливості виконавців. Нереальна мета призводить до демотивації працівників, втрати орієнтира, що негативно позначається на діяльності організації;
- по-друге, цілі повинні бути гнучкими. Цілі слід встановлювати таким чином, щоб вони залишали можливість для їх корегування у відповідності з тими змінами, які можуть статися в оточенні. Менеджери повинні пам'ятати про це і бути готовими внести модифікації у встановлені цілі з урахуванням нових вимог, висунутих до організації, або ж нових можливостей, що з'явилися у організації;
- по-третє, цілі повинні бути вимірними. Це означає, що цілі повинні бути сформульовані таким чином, щоб їх можна було кількісно виміряти, або можна було якимось іншим об'єктивним способом оцінити, чи була ціль досягнута. Якщо цілі незмірно, то вони породжують разнотолкі, ускладнюють процес оцінки результатів і викликають конфлікти;
- по-четверте, цілі повинні бути конкретними, що володіють необхідною специфічністю, що допомагає однозначно визначити, в якому напрямку повинно відбуватись функціонування організації. Мета повинна чітко фіксувати, що необхідно отримати в результаті діяльності, в які терміни її слід досягти і хто повинен досягати ціль. Чим більш конкретна мета, тим легше виразити стратегію її досягнення. Якщо мета сформульована конкретно, то це дозволяє добитися того, що всі або переважна більшість співробітників організації будуть легко розуміти її, а, отже, знати, що їх очікує в майбутньому;
- по-п'яте, цілі повинні бути спільними. Спільність передбачає, що довгострокові цілі відповідають місії, а короткострокові цілі - довгостроковим. Але тимчасова сумісність не є єдиним напрямком встановлення спільності цілей. Важливо, щоб не суперечили одна одній цілі, які відносяться до прибутковості й до встановлення конкурентної позиції, або цілі посилення позиції на існуючому ринку й цілі проникнення на нові ринки, цілі прибутковості та благодійності. Також важливо завжди пам'ятати, що спільності вимагають цілі росту й цілі дотримання стабільності;
- по-шосте, цілі повинні бути прийнятними для основних суб'єктів впливу, що визначають діяльність організації, і в першу чергу для тих, кому доведеться їх досягати. При формулюванні цілей дуже важливо враховувати те, які бажання і потреби мають працівники. З огляду на інтереси власників, які займають провідну роль серед суб'єктів впливу на організацію та зацікавлених в отриманні прибутку, менеджер все ж повинен намагатися уникати при розробці цілей орієнтації на отримання великого короткострокового прибутку. Він повинен прагнути до встановлення таких цілей, які б забезпечували великий прибуток, але бажано в довгостроковій перспективі. Також при встановленні цілей необхідно враховувати інтереси суспільства, такі, наприклад, як розвиток умов середовища проживання в місцевому масштабі і т.п.
Таким чином, в системі управління організацією цілі виконують ряд важливих функцій, успішна реалізація яких можлива за умови, коли цілі організації відповідають певній сукупності вимог
Дотримання перерахованих вище вимог задає цілям організації системний характер, що передбачає їх певну класифікацію.