Якщо ви втомилися від безперервного потоку паперової інформації в вашому офісі, якщо ви не можете знайти навіть минулорічний договір, а дівчата з бухгалтерії постійно скаржаться на брак місця в шафах, то саме час задуматися про створення електронного архіву документів у Вашій організації.
Електронний архів підприємства ще не створений
Ваш архів вже тріщить по швах і загрожує вирватися зі свого сховища і заполонити весь вільний простір вашого офісу? Співробітники б'ють на сполох і вимагають віддати під документи все нові і нові дорогоцінні метри робочого приміщення? Не піддавайтеся - існує порятунок від навали паперів. Створення електронного архіву документів здатне не просто повноцінно замінити масштабний паперовий архів, а ще й змінити на краще роботу вашої компанії.
Чому вашої організації потрібен електронний архів?
- Ви звільните дорогоцінний офісний простір, так як він займає мало місця;
- У кабінетах буде порядок, документи перестануть накопичуватися на робочих столах і дратувати вас і самих співробітників;
- Електронні документи неможливо втратити, порвати, або залити каву;
- Колеги перестануть сваритися через одночасно знадобилася договору - кожен зможе працювати з ним прямо зі свого персонального комп'ютера;
- Податкові та аудиторські перевірки перестануть вас лякати - у вас завжди будуть готові пакети документів для надання на вимогу. Прискіпливі ревізори оцінять вашу свідомість.
Ви зможете тримати в ньому необмежену кількість документів «на всякий випадок», навіть якщо термін їх зберігання давно закінчився, але вам, з якоїсь причини, вони можуть ще знадобитися.
Успішний досвід міжнародних та вітчизняних організації показує, що перехід до електронного зберігання документів позитивно позначається на їх економічної діяльності.
Це відбувається з наступних причин:
Що потрібно зробити, щоб створити електронний архів документів?
Все, що вам потрібно для цього зробити - це звернутися до нас. Архівний Сервіс - це команда професіоналів, завдання якої - створити надійну і злагоджену систему роботи електронного архіву у вашій організації. Для її створення вам знадобиться тільки надати доступ до вашого архіву. Про все інше подбають наші фахівці.
У найкоротші терміни кілька кімнат паперового сховища займуть своє місце на сервері, і ви зможете знайти той самий контракт, який вважався безповоротно втраченим кілька років тому.
Наші фахівці займаються створенням електронного архіву для підприємств будь-якого розміру. Не хвилюйтеся, що процес може зайняти надто багато часу - команда професіоналів архівної справи зробить все так швидко і чітко, що ви навіть не помітите їх присутності, але результат роботи зможете оцінити відразу ж.
- Спочатку ми з вами обговорюємо структуру архіву та визначимо, які документи необхідно туди включити;
- Далі обрані екземпляри будуть оцінені, розсортовані і підготовлені до сканування;
- Для створення архіву буде залучена найсучасніша техніка: промислові сканери будь-яких форматів, потужні робочі станції і пристрої зберігання. Жоден значимий документ не загубиться;
- Відскановані дані будуть оброблені, переведені в потрібний формат і зареєстровані під індивідуальним номером. Для зручності подальшого пошуку кожним документом будуть присвоєні реквізити і встановлена його зв'язок з іншими файлами системи;
- Буде запущена система електронного архіву: обладнані спеціальні сервера для зберігання даних, встановлено і налаштовано спеціальне ПЗ, забезпечений доступ до архіву кожного робочого місця і визначено його рівень доступу.
Що вийде в підсумку:
- Просторий офіс без паперів;
- Задоволені вдячні співробітники;
- Повний контроль руху документації компанії;
- Швидкий доступ до необхідного документу без необхідності чекати, коли він звільниться;
- Оперативне формування пакетів документів для податкових та аудиторських перевірок;
- Впевненість у збереженні інформації;
Досвід компаній, які вже створили на своєму підприємстві електронні архіви, показує, що грамотне використання даної системи електронного архіву сприяє помітному збільшенню продуктивності праці працівників. Це означає, що, забезпечивши, таким чином, собі і своєму колективу комфортні умови праці, ви отримуєте істотну віддачу.
Створення електронного архіву документів c нами - це вірний крок до збільшення прибутку і розвитку.