Організації та установи всіх форм власності різних видів діяльності в процесі роботи створюють і накопичують велику кількість документів. Це: особисті справи співробітників, рахунки, накладні, всілякі звіти, плани і проекти. Їх підшивають, складують, вони займають багато місця, під архів виділяють цілі кімнати.
Це вкрай нераціонально, але недоліки паперового архіву не обмежуються незручністю зберігання документів. З розростанням архіву ускладнюється процес доступу до документів, важко знайти необхідний папір в горі інших. З подібній ситуації є чудовий вихід - можна створити електронний архів.
Електронний архів: що це і навіщо він потрібен
Створення електронного архіву - це виділення частини ресурсів системи електронного документообігу, яка забезпечить надійне зберігання і легкий доступ до всілякої документації, що зберігається в цифровому вигляді.
Організація електронного архіву покликана вирішити ряд завдань:
забезпечить надійне зберігання документів
Електронний архів стане відмінним рішенням для будь-яких організацій, яким необхідно забезпечити централізоване зберігання документів, зокрема тих документів, які більшу частину свого життєвого циклу існують в електронному вигляді.
Електронний архів для організацій будь-якого масштабу
В першу чергу електронний архів необхідний великим компаніям, що мають розгалужену філіальну мережу, холдингам, корпораціям. Він потрібен організаціям, які створюють і змінюють сотні документів щодня. Електронний архів не тільки спростить роботу з документами, але і дозволить помітно заощадити, наприклад, відпаде необхідність утримувати штат співробітників, що займаються виключно паперовою роботою.
Безумовно, електронний архів необхідний великим фірмам і організаціям, проте, він нагоді середньому і навіть малому бізнесу. Нехай в процесі діяльності невеликих фірм з'являється не дуже багато документів - зберігання архіву в електронному вигляді стане гарантією того, що жоден листочок не загубиться. До того ж електронний архів може стати корисним у майбутньому. Цілком можливо, що середня, і навіть мала фірма незабаром розшириться, зростуть обсяги робіт, а з ними і кількість документів.
Основні функції електронного архіву
Перш за все, електронний архів повинен надавати можливість зберігання документів. Будь-яких документів, що створюються співробітниками, і формованих в рамках обробок корпоративних процесів. Ідеальним варіантом можна вважати модель, при якій електронний архів є єдиним місцем зберігання документів.
Крім функції зберігання, архів повинен надавати користувачам ряд додаткових сервісів. Мається на увазі можливість створювати, змінювати, зберігати і шукати документи.
Вимоги до програм для створення електронних архівів
Система електронного документообігу, яка використовується для організації електронного архіву повинна відповідати ряду вимог.
- Структуризація даних в архіві
Програма повинна забезпечувати нормальне функціонування архіву документів компанії, розташованого на одному або декількох серверах. Структура архіву може бути довільною. Вона буде залежати від конкретних вимог тієї організації, яка його використовує.
Структуру архіву складають папки, розташовані в ієрархічному порядку. Папки можуть створювати і змінювати як користувачі, так і корпоративні програми. До кожної окремої папці можуть бути висунуті особливі вимоги або обмеження, наприклад, в окремих папках можуть зберігатися файли тільки одного типу.
Допускається створення віртуальних дерев, які містять посилання на файли і віртуальні папки, покликані полегшити процес пошуку. Папки можуть мати особливі властивості, зокрема, допускається настройка подання документів.
Для нормального функціонування і з метою забезпечення надійного зберігання даних програма повинна забезпечувати розмежування доступу до вмісту архіву. Необхідна реалізація розмежувань на рівні користувачів, груп користувачів і ролей. Особливо варто приділити увагу рольової безпеки. Мається на увазі розмежування доступу до вмісту папки, яке безпосередньо залежить від її вмісту.
Оскільки в архіві можуть зберігатися найрізноманітніші документи, як зовнішні, так і внутрішні, розмежування прав доступу приділяється велика увага на різних рівнях. У загальному випадку розмежування доступу зводиться до правила - вміст архіву в більшій мірі є керівництву організації, ніж пересічним користувачам.
Завдання архіву полягає не тільки в тому, щоб зберігати документи, він повинен надавати широкий набір інструментів для швидкого пошуку необхідної інформації. Програма повинна підтримувати всі існуючі способи пошуку. Зокрема: повнотекстовий і контекстний пошук, пошук по атрибутам.
Часті запити повинні зберігатися у вигляді шаблонів пошуку. Сприяє зменшенню часу пошуку можливість створення пошукових папок.
- Інтеграція із засобами обробки документів
Для зручності роботи користувачів електронного архіву необхідна наявність можливості збереження документів безпосередньо з офісних додатків. У цьому випадку користувачі зможуть розміщувати в архів документи, отримані по електронній пошті або створені на комп'ютері з використанням популярних офісних пакетів.
Атрибути створених і збережених користувачами документів стають доступними для пошуку в архіві. Подібне рішення дозволить співробітникам користуватися для збереження поточних документів виключно електронним архівом, без необхідності задіяти сторонні файлові сховища.
- Інтеграція з корпоративним ПО
Програма електронного архіву повинна включати в себе ряд рішень, що дозволяють ефективно використовувати файловий архів для зберігання даних. Необхідний розвинений інтерфейс з можливістю завантаження і вивантаження даних в форматі XML, що дозволить проводити обмін даними з великою кількістю різних додатків. Серед найбільш популярних: Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1C та багато інших.
Обсяг, займаний електронним архівом, залежить від конкретної організації, тим не менш, з кожним роком він буде тільки рости. Таким чином, програма повинна дозволяти створювати і обслуговувати архіви будь-яких розмірів.
Найважливішим вимогою до електронної системи зберігання документів є її надійність. Програма повинна гарантувати збереження даних в будь-яких умовах. Обов'язкова наявність систем резервного копіювання даних, захист від несанкціонованого доступу.
Програма з подібним функціоналом, що відповідає перерахованим вище вимогам, легко візьме на себе створення й технічне обслуговування електронного архіву. Вона стане запорукою того, що дані, що представляють цінність для фірми, будуть збережені, а завдяки впровадженню нових технологій робочі процеси помітно прискоряться.
Залишилися сумніви, що перехід на електронний документообіг буде для Вас безболісним?
Чи вважаєте, що у Вашій компанії немає необхідності в мінімізації паперового документообігу?
Або це просто страх, викликаний об'єктивними факторами, такими як слабка формалізація бізнес-процесів або її відсутність?
Зателефонуйте нам, і ми докладно розповімо Вам, яким чином буде відбуватися перехід на електронний документообіг саме у Вашій компанії
Ми працюємо відкрито!