Таким чином, технологічний процес відвантаження товару містить наступні етапи:
- збір та обробка заявок
- визначення наявності товарів на складі
- відбір товарів і переміщення їх із зони зберігання в зону комплектування
- комплектування і упаковка (розміщення в тарі і на вантажних місцях)
- закладка в вантажні місця оформлених пакувальних листів
- обтягування вантажних місць металевої або пластиковою стрічкою з наступною маркуванням
- формування вантажних модулів і переміщення їх в зону навантаження
- завантаження транспортних засобів
- оформлення та видача транспортної накладної
Постачальники прагнуть до отримання великих нетермінових замовлень, в той час як замовникам зручніше не зв'язуватися зі зберіганням запасів на своїй території, а регулярно отримувати необхідні їм кількості товарів. Питання зводиться до визначення, хто бере на себе складські витрати. Клієнти, готові взяти їх на себе, і роблять великі замовлення мають знижки, оскільки скорочують складські витрати постачальника. Оскільки витрати на термінові замовлення вище, на них знижки мінімальні. В ідеалі, нетермінові заявки не повинні бути дрібними, а термінові - великими.
Термінові заявки, відвантаження за якими повинна проводитися в той же день, повинні прийматися до певної години в першій половині дня. Відвантаження здійснюється після обіду. Як правило, термінові заявки приймаються до 11-12 годин дня. Якщо заявка надійшла після цього часу, відвантаження проводиться на наступний день.
Для нетермінових відвантажень зручно використовувати зарубіжну практику нумерації тижнів всього року. Існують спеціальні календарі з такою нумерацією. Контракт або бланк підтвердження замовлення в графі «термін відвантаження» містить номер тижні.
За обробленими заявками складаються і передаються в зону зберігання листи комплектації.
Відбір може бути ручним, механізованим або комп'ютерним. Комп'ютерний відбір застосовується на найбільших складах, без листа комплектації, за допомогою ноутбуків обмінюються інформацією з сервером або за допомогою фізичних носіїв, або за допомогою дротового і бездротового зв'язку. Сервер своєчасно повідомляє про зміну пріоритетів і може оптимізувати відбір товарів за поточними замовленнями.
Комп'ютеризація складів дозволяє також вести облік продуктивності праці і використання робочого часу, полегшує процес інвентаризації складу.
Відібраний товар після усунення проблем з наявністю та узгодження деталей з замовником переміщається в зону упаковки.
Документація і маркірування
Кожне тарне місце забезпечується докладним пакувальним листом в трьох примірниках: один вкладається всередину, другий кріпиться на коробку або ящик, третій додається до супровідних документів.
У пакувальному аркуші містяться: найменування вантажовідправника і вантажоодержувача, перелік упакованих товарів з артикулами або каталожними номерами, кількість товарів, номер місця, вага (брутто / нетто).
Нумерація ящиків завжди подрібнена: в чисельнику проставляється порядковий номер ящика, а в знаменнику - кількість місць в партії.
Вантажні місця маркуються за стандартами або технічними умовами.
Лист комплектації і пакувальні листи служать підставою для створення відвантажувальної специфікації. Її додають до рахунку-фактурі.
Щоб зберегти кількість і якість відвантаженої продукції і створити умови для її швидкої і правильної приймання замовником, відправник зобов'язаний:
- точно визначити кількість відвантаженої продукції
- забезпечити відвантаження продукції належної якості та в повній комплектації
- відповідно до стандартів і правил, забезпечити вкладення в кожне тарне місце документа, в якому зафіксовано найменування і кількість продукції в даному тарному місці
- чітко і правильно оформити документи, що містять дані про якість і комплектності продукції, що поставляється, відвантаження, розрахунки
- забезпечити відповідність даних, зазначених у документації, фактичним
- забезпечити правильність маркування вантажів
- дотримуватися правил навантаження і кріплення вантажів, встановлені стандартами та технічними умовами
- контролювати роботу співробітників складу