Минулого разу ми розповідали, як довести легітимність електронного документа. Тепер давайте поговоримо про копіях. Для чого і кому потрібні паперові копії електронних рахунків-фактур, договорів, первинки, і як правильно їх підготувати.
оригінал копія
Оригінал документа - перший або єдиний примірник документа.
Копія документа - примірник документа, повністю відтворює інформацію оригіналу документа.
Робіть паперові та електронні копії з оригіналів на папері і оригіналів в електронній формі. Уявімо варіанти у вигляді схеми:
Кому потрібні паперові копії
Впроваджуємо ЕДО, скорочуємо паперовий документопоток, при цьому постійно згадуємо роботу з паперовими копіями. Справа в тому, що далеко не всі сьогодні готові працювати тільки в електронному вигляді. Це стосується як органів державної влади, роботи по впровадженню ЕДО в яких набирають обертів, але цього ще недостатньо, так і бізнесу, який періодично нагадує про свою недовіру до електронних документів.
Аналогічна ситуація з судами. Суди вже працюють з електронними документами (докладніше «Електронні документи в суді»), але існуючої нормативної бази і практики ще недостатньо для повноцінної роботи. Суди приймають електронні документи в якості письмових доказів, але суддя в ході засідання розгляне документи на папері. Така практика і звички.
Таких прикладів безліч. І поки практика просить створення копій, робіть їх правильно.
Як підготувати копію
Працювати з папером вміємо, тому не будемо на цьому зупинятися. Створення електронних копій з електронних оригіналів також не викликає питань. Копіювати і зберігати файли вчать при першому знайомстві з ПК. Цікаво, що при копіюванні файлу ми отримаємо копію, що не відрізняється від оригіналу, копія = оригінал.
- Пошук і вивантаження файлу електронного документа з ІС, сервісу обміну, електронного архіву або ін.
- Друк документа. Якщо вам доступна функція друку відразу з ІС або сервісу оператора ЕДО, то крок 1 обмежиться пошуком потрібного документа.
- Засвідчення паперової копії. Запевнити можна двома способами: нотаріально або самостійно. Під самостійно розуміється підписання копії документа власноручним підписом керівника організації (уповноваженої особи) з проставлянням печатки та відмітки «копія вірна».
Важливо. На паперовій копії поставте позначку про підписання документа електронним підписом. Вкажіть місце зберігання оригіналу. Місцем зберігання буде певна інформаційна система, електронний архів. До сих пір законодавство не закріпило вимоги до форми і змісту таких відміток (штампів), що викликає питання.
Відмітка про підписання ЕП - неуточнений вимога
Якщо ви відправляли запити в держвідомства, то зустрічали штампи. Варіант Роскомнадзора:
Варіант Міністерства зв'язку:
Навіть в органах держвлади позначки відрізняються.
Підведемо підсумок. Робота з електронними документами не позбавить від паперу на 100%. Це нормально. Держоргани або контрагенти ще працюють в папері і для них доводиться створювати паперові копії електронних оригіналів. Створення такої копії складається з трьох кроків: пошук документа, друк і завірення. Завірте копію у нотаріуса або самостійно. При самостійному завіренні керівник організації (уповноважена особа) ставить власноручний підпис, печатка організації, позначку «копія вірна» і штамп про підписання ЕП. Якщо ви працюєте в сервісі оператора ЕДО СФ, штамп проставили автоматично, інакше створіть його власноруч.
Робіть правильні копії і тільки в тих випадках, коли це потрібно. Ні в якому разі не створюйте дублі одного і теж документа в паперовій та електронній формах. Чи не ускладнюйте собі роботу.