Роздруківка не потрібно
За загальним правилом виготовлення паперових копій документів, що формуються, одержуваних і переданих в електронному вигляді і підписаних електронним підписом з використанням системи електронного документообігу, в т. Ч. Касових документів, не потрібно. Однак з цього правила є ряд виключень.
Відповідно до п. 7 Інструкції № 157н установа, сформувало електронний документ, виготовляє за свій рахунок його паперові копії:
- на вимогу контролюючих органів;
- на вимогу суду і прокуратури;
- за письмовим запитом інших учасників фактів господарського життя.
А ось поняття «учасник факту господарського життя» в законодавстві не розшифровується. Однак виходячи з буквального тлумачення даного терміну можна зробити висновок, що мова йде про сторони, пов'язаних певними правовідносинами, наприклад, організаціях, які уклали договори між собою, або співробітника і роботодавця в разі дистанційної роботи та електронного документообігу в рамках трудових відносин.
Виникає питання: хто саме із співробітників організації є тим самим відповідальним працівником і чи повинен це бути та сама людина, який підписав електронний документ.
Важливо розуміти, що немає необхідності затверджувати копію у співробітника, спочатку застосував електронний підпис до документа. Інакше втрачається сенс формування копії. Копію будь-якого електронного документа може запевнити керівник або призначений ним співробітник. Таким чином, можна сформулювати перелік питань (аспектів), які має сенс продумати при організації роботи з електронними документами (див. Таблицю).
Організаційні питання, які необхідно вирішити
при роботі з електронними документами
В даному листі МінфінУкаіни зазначає, що порядок виготовлення паперових копій електронних документів встановлюється керівником в рамках формування облікової політики.
На наш погляд, це не обов'язково означає, що даний порядок слід детально прописувати безпосередньо в обліковій політиці. Можна обмежитися посиланням на локальний акт, яким затверджено порядок виготовлення паперових копій електронних документів, наприклад, так:
При такому варіанті змінити встановлений керівником порядок буде простіше. Наказ про затвердження порядку виготовлення копій електронних документів можна оформити в довільній формі (зразок наведено нижче).
Правила зберігання
Відповідно до п. 14 Інструкції № 157н, ч. 1 ст. 29 Закону № 402-ФЗ установа зобов'язана забезпечити зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років. Причому терміни зберігання документів встановлюються незалежно від того, в якому вигляді (паперовому або електронному) вони будуть зберігатися.
- порядок зберігання електронних документів, електронних регістрів встановлюється керівником організації в рамках формування облікової політики (зразок оформлення наведено нижче);
- інформація, що міститься в електронних архівах, і кошти її обробки (зберігання) підлягають захисту від несакціонірованного доступу відповідно до правил державної архівної справи.
На думку Департаменту бюджетної методології МінфінаУкаіни, зберігання електронних документів доцільно супроводжувати зберіганням відповідних електронних або паперових журналів обліку, а також сертифікатів ключів підписів і коштів, які забезпечують можливість роботи з електронними документами та електронним підписом.
Зазначені формулювання дозволяють зробити ряд висновків:
- можна, але не обов'язково вести журнал обліку електронних документів в паперовому вигляді. На наш погляд, такий порядок тільки ускладнить документообіг і досить прикріпленого до матеріального носія списку наявних на даному носії документів;
- можна, але не обов'язково вести журнал обліку електронних документів в електронному вигляді;
- необов'язково здійснювати централізоване зберігання сертифікатів ключів підписів. Уповноважена особа отримує сертифікат ключа підпису разом з носієм і в подальшому може самостійно зберігати дані об'єкти.
Читайте в наступних номерах журналу "Облік в установі"