Наша компанія займається торгівлею запасними частинами для автомобілів, а це залишки багатьох тисяч номенклатурних одиниць технічно складного товару на територіально розділених складах. Інвентаризація для нас трудомістка справа, але цю процедуру перед складанням річної бухгалтерської звітності ніхто не відміняв.
Я виробив для себе кілька принципів, які можуть спростити проведення інвентаризації і заощадити час. Його у працівників фінансових служб і так катастрофічно мало в кінці і на початку року.
ПРИНЦИП № 1. Грамотна автоматизація обліку.
Важливим елементом безпроблемною інвентаризації є зручна облікова система. Її правильний вибір - елемент профілактики проблем, які може виявити інвентаризація. Ми впровадили автоматизовану систему з управління виробничим підприємством від відомого програмного розробника.
Програма дозволяє здійснювати повноцінний ордерний облік надходження, переміщення і вибуття товарів на всіх територіально розподілених складах.
Зручно, що в програмної конфігурації штатно включені всі необхідні для проведення інвентаризації товарів документи, звіти, друковані форми.
Для зручності співробітників складу створено автоматизоване робоче місце «АРМ складу», підготовлені докладні технологічні регламенти роботи з товарами.
ПРИНЦИП № 2. Проведення вибіркових інвентаризацій.
Організувати суцільну перевірку всіх товарів для нашої компанії дуже дорого. Тому при проведенні перевірок ми використовуємо вибірковий метод.
Ми роздруковуємо відомість із залишками товару по кожному зі складів. З нею члени інвентаризаційної комісії перевіряють наявність, наприклад, кожній десятій товарної позиції. Така методика застосовується як під час періодичних інвентаризацій, так і в період річної перевірки.
ПРИНЦИП № 3. Зіставлення витрат і економічної вигоди.
У разі виявлення пересортиці товарів в розмірі до 0,5 відсотка від перевірених сумарних залишків ніяких наслідків для матеріально відповідальних осіб не буде. Така пересортиця - звичайна практика для наших постачальників. Як ми в таких випадках позбавляємося від пересортиці? За допомогою документів в системі автоматизованого обліку собівартості кількість відсутніх товарів перетворюємо в товари наявні. З точки зору суттєвості такі дії, на мою думку, цілком виправдані.
Як правильно врахувати недостачу
Єлизавета Скаковская. лектор, виконавчий директор консалтингової групи «СІНЕ КУА НОН»: - Порядок бухгалтерського і податкового обліку витрат через виявлену при інвентаризації недостачі залежить від різних чинників, в тому числі від причини недостачі. Недостача може бути наслідком природного убутку, недбалості, халатності працівника компанії, перевізників, охоронців, результатом надзвичайних ситуацій. Вартість відсутнього майна, який обліковується на балансі, списується в дебет рахунку 94.
Недостача цінностей в межах норм природних втрат списується за розпорядженням керівника компанії на рахунки обліку витрат на виробництво. Слід пам'ятати, що спад цінностей в межах встановлених норм визначається після заліку нестач цінностей надлишками з пересортиці. У тому випадку, якщо після заліку за пересортицею, проведеного в установленому порядку, все ж виявилася нестача цінностей, норми природного убутку повинні застосовуватися тільки по тому найменуванню цінностей, за яким встановлена недостача. При відсутності норм убуток розглядається як недостача понад норми. У податковому обліку втрати від недостачі включаються до складу матеріальних витрат також в межах норм природних втрат.
Нестачі понад норми природного убутку відносяться на винних осіб. При цьому в бухгалтерському обліку балансова вартість відсутнього майна, відображена на рахунку 94, відноситься в дебет рахунку 73 або на рахунок 76.
Якщо винна особа відшкодовує НЕ балансову, а ринкову вартість відсутнього майна, то отримана різниця може бути визнана іншим доходом. Визнання відбувається в тому звітному періоді, коли винний погодився відшкодувати збитки або коли суд зажадав того ж. Такий порядок необхідно затвердити в обліковій політиці.
Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки відносяться на фінрезультат, а в податковому обліку - на витрати відповідно до підпункту 5 пункту 2 статті 265 НК РФ.
Любов Полинская, головний бухгалтер ТОВ «Проксіма Плюс»:
- Я раджу якомога частіше проводити інвентаризацію тієї чи іншої ділянки. Для цього зовсім не треба чекати закінчення року. Якщо є недостача, треба з'ясувати, чому вона виникла, і покарати винуватця. Так є надія, що іншим разом недостачі вже не буде.
У процесі проведення інвентаризації перевіряють фактичну наявність всього майна незалежно від його місцезнаходження, а також всі види фінансових зобов'язань. Майно - це основні засоби, НМА, фінансові вкладення, виробничі запаси, готова продукція, товари, інші запаси, грошові кошти та інші фінансові активи. Фінансові зобов'язання - кредиторська заборгованість, кредити банків, позики і резерви. Крім того, інвентаризації повинні піддаватися виробничі запаси та інші види майна, які не належать компанії, але котрі увійшли в бухгалтерському обліку. Наприклад, якщо вони знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані або отримані для переробки. Інвентаризувати треба і майно, не враховане з яких-небудь причин. Тим часом деякі компанії проводять інвентаризацію тільки щодо окремих активів, наприклад матеріально-виробничих запасів. Такий підхід є помилковим, і звітність після неповної інвентаризації не може вважатися достовірною.
Щодо вибіркових інвентаризацій дійсно непогано, але це не допоможе відобразити фактичну картину. Може на складі не вистачає будь-якої позиції взагалі, тобто вона числиться в кол-во 100 шт за ціною 10000 рублів, а х просто немає. Я теж працювала з запчастинами, так що знаю. По-друге мені здається що найголовніше це організувати грамотно прийняття і відпуск товару, тоді буде мінімум нестач і пересортиці. Бо який бв не була чудовою система, якщо протягом п'яти років в неї не вносити документи або невірно забивати номенклатуру, то толко від неї не буде. Повинна бути обов'язкова приймання з перерахунком товра і в разі пересортиці, недостачі складати акт з постачальником і вимагати заміни, досилають і т.д. І ще - добре при вибіркової інвентаризації звертати увагу на дрібні позиції (з великими як правило відсутність або невідповідність очевидно), тобто в прямому сенсі - вважати (в запчастини) НЕ коленвали, а двірники. У дрібницях як правило обрахувати при прийманні, відпустці, та й вкрасти легше.
А помилок то у мене, прошу вибачення
Мда. Поради - просто жесть. "За допомогою документів. Кількість відсутніх товарів перетворюємо в товари наявні". Ну прям старий Хоттабич писав.