Рахунки, їх значення і роль у бухгалтерському обліку
З попередньої теми ми усвідомили, що бухгалтерський баланс, як метод бухгалтерського обліку, відображає на певний момент залишки видів господарських засобів та джерел їх утворення. Баланс не містить відомостей про розміри зміни окремих видів засобів і джерел їх формування протягом звітного періоду. Крім того, баланс узагальнює інформацію про майно підприємства тільки в грошовому вираженні. А для успішного ведення бізнесу необхідно вести облік коштів і предметів праці і в натуральному вимірі.
Для оперативного керівництва господарською діяльністю, для контролю за безперервним процесом збільшення і зменшення, залучення та вибуття коштів і джерел їх утворення, в обліку застосовують систему рахунків бухгалтерського обліку.
Бухгалтерський рахунок - це спосіб угруповання і поточного обліку наявності та руху активів (коштів) і пасивів (джерел утворення засобів) підприємства з метою визначення змін (збільшення або зменшення), які відбулися з ними, і контролю за проведеними господарськими операціями.
На кожен об'єкт обліку відкривається окремий рахунок. Так, наприклад, господарські кошти враховуються на рахунках «Основні засоби», «Сировина і матеріали», «Паливо», «Малоцінні і швидкозношувані предмети» ( «МБП»), «Каса», «Поточний рахунок в банку» і ін. Джерела господарських засобів враховуються на рахунках «Статутний капітал», «Резервний капітал», «Нерозподілений прибуток», «Короткострокові кредити банку», «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» та ін. Для обліку господарських процесів використовуються рахунки «Виробництво», «Доходи від реалізації " і т.д.
У бухгалтерському обліку застосовуються не вільно обрані рахунки, а система рахунків, яка дозволяє охопити всі активи, джерела і процеси, а також системно відображати діяльність конкретного об'єкта.
Система рахунків як елемент методу бухгалтерського обліку є способом узагальнення (групування) активів, джерел їх утворення, господарських операцій, поточного їх обліку та контролю.
Побудова бухгалтерського рахунку
Для простоти розуміння рахунок бухгалтерського обліку схематично представимо у вигляді великої літери «Т» (рис. 3.1.) Або на мові бухгалтерів ще називають «літачок».
Д Т (найменування рахунку) До Т
Мал. 3.1. Схема бухгалтерського рахунку
Ми знаємо, що в процесі діяльності кошти підприємства та джерела їх утворення постійно змінюються: збільшуються або зменшуються. У зв'язку з цим бухгалтерський облік забезпечує роздільно суми і кількість збільшення і зменшення коштів і джерел їх формування. Для роздільного обліку збільшення і зменшення коштів і джерел їх утворення використовується бухгалтерський рахунок, який має дві сторони: ліва - називається Дебет (Д Т) (від латинського слова «debit» - повинен), а права - називається Кредит (К Т) (від латинського слова «credit» - вірити). Наочно це представлено на рис. 3.1.
Терміни дебет і кредит (скорочено Д, Д Т. Д-т і К, К Т. К-т) - це назви сторін рахунку. Застосовуються і розуміються ці слова однаково бухгалтерами усього світу.
Залежно від того, що враховується на рахунках - майно підприємства (активи) або джерела майна (капітал і зобов'язання), - всі рахунки бухгалтерського обліку поділяються на два типи: активні рахунки, на яких ведеться облік активів і пасивні рахунки, на яких ведеться облік капіталу і зобов'язань. Окремі рахунки можуть відображати як активи, так і капітал і зобов'язання - це будуть рахунки активно-пасивні.
Перший запис на активному рахунку починається з відкриття початкового (вступного) сальдо (залишку). Величина його проставляється на початку лівої дебетової сторони рахунку. Ця запис показує наявність конкретного виду майна, відображеного в лівій частині активу балансу.
Д Т (найменування) До Т
Оборот дебетовий оборот кредитовий
Мал. 3.2. Схема побудови активного рахунку
Після початкового сальдо виробляються записи на рахунку дебетових і кредитових оборотів. Оборотами рахунка називають підсумок записів по дебету і / або кредитом рахунка за звітний місяць без урахування початкового (вступного) сальдо. На активному рахунку записи по дебету збільшують об'єкт, а по кредиту - зменшують.
Після підсумку оборотів проводиться запис кінцевого сальдо (залишку). Кінцеве сальдо визначається в наступному порядку:
На активних рахунках початковий і кінцевий сальдо може бути тільки дебетовим або дорівнює нулю. Це говорить про те, що неможливо використовувати кошти підприємства більше ніж вони є в наявності. Якщо при визначенні кінцевого сальдо на активному рахунку кредитовий оборот перевищує дебетовий оборот разом з початковим залишком, то це свідчить про допущену помилку при відображенні бухгалтерських записів на відповідному рахунку. В цьому випадку необхідно встановити неправильний запис і виправити за правилами ведення записів у бухгалтерському обліку.
Д Т (найменування) До Т
На пасивних рахунках початкове і кінцеве сальдо може бути тільки кредитовим або дорівнює нулю. Це говорить про те, що підприємство має в своєму розпорядженні певним джерелом утворення коштів або він використаний повністю. Якщо при визначенні кінцевого сальдо на пасивному рахунку дебетовий оборот перевищує кредитовий оборот разом з початковим залишком, то це свідчить про допущену помилку при відображенні бухгалтерських записів на відповідному рахунку. В цьому випадку необхідно встановити неправильний запис і виправити за правилами ведення записів у бухгалтерському обліку.
Розглянемо порядок записів і підрахунків на активних і пасивних рахунках на наступних прикладах.
Приклад 3.1. Активний рахунок «Каса». Початковий залишок в касі підприємства становив 150 грн. Протягом місяця було надходження грошових коштів в касу підприємства:
отримано з банку готівкою 5 000 грн .;
від покупців товарів 10 000 грн;
повернуто підзвітними особами 50 грн.
У тому ж звітному періоді було видано кошти з каси підприємства:
виплачений аванс працівникам 12 000 грн .;
видано в підзвіт на господарські потреби 100 грн.
здано в банк для зарахування на поточний рахунок 3 000 грн.
Бухгалтерські записи на рахунку «Каса» представлені на рис. 3.4.
Дебет Каса Кредит
Кінцеве сальдо 100
Мал. 3.4. Записи на активному рахунку «Каса»
Приклад 3.2. Пасивний рахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Початкове сальдо 15 000 грн. Протягом місяця від постачальників були отримані:
матеріали на 20 000 грн .;
паливо на 2 000 грн .;
запасні частини на 500 грн.
Протягом місяця були проведені перерахування постачальникам з поточного рахунку в банку:
4) 6 числа 8 000 грн .;
5) 8 числа 10 000 грн .;
6) 25 числа 15 000 грн.
Бухгалтерські записи на рахунку «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» представлені на рис. 3.5.
Розрахунки з постачальниками
Дебет і підрядниками Кредит
Мал. 3.5. Записи на пасивному рахунку «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
Як ми вже відзначали, активно-пасивні рахунки - це рахунки, які можуть служити для обліку коштів підприємства і джерел їх утворення. Вони об'єднують ознаки активних і пасивних рахунків. Можуть мати початкове сальдо дебетове, а кінцеве - кредитове і навпаки. Активно-пасивні рахунки можуть мати одночасно і дебетове і кредитове сальдо як початкове, так і кінцеве, Таке сальдо ще називають «розгорнуте сальдо». Прикладом активно-пасивних рахунків можна назвати рахунки з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, рахунки фінансових результатів.
Приклад 3.3. Активно-пасивний рахунок «Внутрішні розрахунки» у материнського підприємства. Початкове сальдо дебетове - 5 000 грн. У звітному місяці проведені господарські операції материнським підприємством з дочірнім підприємством:
материнським підприємством реалізовані товари дочірньому підприємству на суму 2 000 грн .;
дочірньому підприємству передані готівку грошові кошти для виплати заробітної плати в сумі 10 000 грн .;
материнським підприємством надано тимчасова фінансова допомога дочірньому підприємству в сумі 20 000 грн.
на рахунок материнського підприємства зараховано надходження грошових коштів від дочірнього підприємства 35 000 грн.
материнське підприємство виробило закупівлю палива (бензин А95) у дочірнього підприємства на 6 000 грн.
Бухгалтерські записи на рахунку «Внутрішні розрахунки» представлені на рис. 3.6.
Початкове сальдо 5 000
оборот 32 000 оборот 41 000
Мал. 3.6. Записи на активно-пасивному рахунку «Внутрішні розрахунки»