Глава 13. підготовка справ до архівного зберігання
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання знаходяться протягом 1-3 років за місцем їх формування, а потім підлягають передачі на зберігання до відомчого архіву організації. Перед передачею в архів справи повинні бути дооформлени і описані в спеціальних облікових формах (здавальних описах) відповідно до вимог Федеральної архівної служби.
Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років), як правило, до відомчого архіву приймаються тільки з дозволу керівника організації. Але навіть в цьому випадку з ними не проводиться така обробка, яку здійснюють з справами постійного і тимчасового терміну зберігання: вони можуть зберігатися в тих папках, в яких здійснювалося формування; документи в справі не пересістематізіруются; аркуші не нумеруються; лист-засвідчувач не складається. Облік таких справ здійснюється за номенклатурою справ, нові облікові форми не складаються.
Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також конфіденційні і по особовому складу підлягають повному оформленню, яке передбачає наступні етапи.
1. Пересістематізація документів у справі. Документи в справі підшиваються в прямому хронологічному порядку (по датах надходження і порядковими номерами) таким чином, щоб перший документ був на початку справи; з документів вилучаються всі металеві скріплення (щоб уникнути іржі).
2. Нумерація аркушів справи. З метою збереження і закріплення порядку розташування документів, включених до справи, вони нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в верхньому кутку чорним графітовим олівцем або нумератором. Фотографії, креслення, діаграми та інші иллюстрируемое документи, що представляють собою самостійний лист, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються наступним чином: спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення. У разі виявлення великої кількості помилок в нумерації проводиться їх перенумерація. При цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер.
4. Складання засвідчувального напису справи. Вона складається за встановленою формою на будь-яку одиницю архівного зберігання і необхідна для фіксації особливостей нумерації, обліку кількості аркушів справи і внутрішнього опису, особливостей формування справи (наявність листів з наклеєними документами, конвертів з вкладеннями, ілюстрацій та ін.) Забороняється складати заверительную напис на звороті документів і самої обкладинці справи.
Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна оригіналів на копії, відомості про перевірку наявності і стані справи, позначки про видачу справи для використання і ін.) Відображаються в засвідчувального напису.
5. Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи. Уточнюються найменування організації і її безпосередня підпорядкованість на період створення документів, включених до справи, заголовок справи (томи, частини), крайні дати документів справи, кількість аркушів у справі.
6. Підшивка або оправлення справи. Документи постійного терміну зберігання, складові справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку, вимоги до якої визначені ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги ». Якщо в організації є можливість, вона може здійснити оправлення справи. Все це здійснюється таким чином, щоб забезпечити можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них.
Особливо цінні документи зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в картонних футлярах (коробках). Як правило, варіант упаковки документів, що надходять на зберігання, визначається тим носієм, на якому вони створені. Для документів, що оформляються на папері стандартних форматів (так оформляються в більшості випадків документи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання), це тверда картонна обкладинка або особлива папка.
Дотримання встановлених правил обробки справ має на меті:
1) забезпечити збереження документів, переданих на зберігання;
2) підготувати повністю справи до архівного зберігання, так як архів не повинен займатися оформленням справ; архів тільки дописує на обкладинці справи архівний шифр.
1. Протягом якого терміну повинні зберігатися за місцем формування закінчені діловодством справи?
2. Які терміни зберігання справ, що підлягають передачі до відомчого архіву організації?
3. Що передбачає повне оформлення справи при підготовці його до передачі на зберігання до відомчого архіву?
4. У яких випадках складання внутрішнього опису справи обов'язково?
5. Що означає пересістематізація документів у справі і чому вона проводиться тільки при підготовці справи до передачі на зберігання?
6. Як нумеруються аркуші справи?
7. Чи завжди складається засвідчувальний напис справи? Що в неї входить?
8. Яким чином підшиваються документи постійного терміну зберігання в тверду обкладинку? Чи завжди справи переплітаються?
9. Як повинні зберігатися особливо цінні документи?
10. Які умови проводиться повне оформлення справ при їх підготовці до передачі на зберігання в архів організації?
Читати: Анотація
Читати: Введення
Читати: Частина 1. документування
Читати: Глава 1. поняття про документи, способах документування, носіях інформації і функціях докумГлава 2. уніфікація і стандартизація документів. уніфіковані системи документації
Читати: Глава 3. формуляр-зразок, реквізити та бланки
Читати: 3.1. формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа. загальні відомості про реквізити
Читати: 3.2. бланки документів
Читати: 3.3. вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Читати: Глава 4. правила оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів
Читати: 4.1. організаційні документи
Читати: 4.2. розпорядчі документи
Читати: 4.3. довідково-інформаційні документи
Читати: Глава 5. правила оформлення і видачі копій документів
Читати: Глава 6. служба документаційного забезпечення управління. вимоги до організації документообГлава 7. організація прийому, розгляду та реєстрації документів
Читати: 7.1. прийом документів, що надходять, організація доставки документів
Читати: 7.2. організація розгляду документів
Читати: 7.3. реєстрація документів
Читати: Глава 8. інформаційно-довідкова робота
Читати: Глава 9. контроль виконання документів
Читати: Глава 10. організація відправки вихідних документів
Читати: Глава 11. організація оперативного зберігання документів
Читати: 11.1. вимоги до організації зберігання виконаних документів у діловодстві. номенклатура11.2. вимоги до формування справ у діловодстві
Читати: Глава 12. експертиза цінності документів
Читати: Глава 13. підготовка справ до архівного зберігання
Читати: Глава 14. основні поняття про архівний зберіганні
Читати: Глава 15. кодифікація нормативних актів
Читати: Додатки
Читати: Список літератури