3. Питання № 34. 10
4. Питання № 41. 12
1.1.
Формування справ. Оперативне зберігання документів.
До передачі справ в архів організації, вони можуть перебувати в структурних підрозділах на виконанні і в канцелярії на зберіганні. Документи, що знаходяться в процесі виконання, зберігаються у виконавця в паках з написом "На підпис", "До доповіді", "Терміново" і т. П. На папках зазначаються прізвище та ініціали виконавця, і знаходяться на робочому столі тільки протягом робочого дня .
Зберігання виконаних документів поточного року здійснюється в спеціальних папках-реєстраторах. Придатні для тривалого зберігання папки з м'якою системою кріплення документів. Це дозволяє групувати документи в прямій хронологічній послідовності. Для розміщення укомплектованих в справи документів застосовуються стелажі і шафи, механічні картотеки елеваторного типу. Зберігання закінчених справ в столах співробітників заборонено. Документи, закінчені діловодством, в кінці року здаються в архів. Формування справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів у справи; розташування документів всередині справ у певній послідовності і оформлення обкладинок справ. У справу поміщають тільки виконані документи, і відповідні заголовку справи. Кожна справа повинна містити не більше 250 аркушів.
З моменту закладу до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування. За збереження документів і справ несуть відповідальність керівники підрозділів і відповідають за діловодство співробітники.
Справи зберігають в спеціальних шафах, що замикаються в вертикальному положенні корінцями назовні. Розташовують справи відповідно до номенклатури справ, яку поміщають на внутрішній стороні. Кожна справа на корінці має індекс по номенклатурі справ.
Видача справ іншим структурним підрозділам проводиться з дозволу керівника служби ДОУ. Видача справ співробітникам підрозділів для роботи здійснюється під розписку. На видану справу заводиться картка-заступник. У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата видачі, кому справа видано, дата його повернення, а також передбачаються графи для розписок в отриманні і прийомі справи. Справи видаються на термін не більше одного дня. Після закінчення терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.
Стороннім організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника організації або його заступника, який курирує службу ДОП, за актами.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання перебувають на протязі 1-3 років за місцем їх формування, а потім підлягають передачі на зберігання в архів організації. Перед передачею в архів справи повинні бути дооформлени і описані в спеціальних облікових формах (здавальних описах) відповідно до вимог Федерального архівного агентства.
Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років), як правило, в архів організації приймаються тільки з дозволу керівника організації. Але навіть в цьому випадку з ними не проводиться така обробка, яку здійснюють з справами постійного і тимчасового терміну зберігання: вони можуть зберігатися в тих папках, в яких здійснювалося формування; документи в справі не пересістематізіруются; аркуші не нумеруються; лист-засвідчувач не складається. Облік таких справ здійснюється за номенклатурою справ, нові облікові форми не складаються.
Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також конфіденційні і по особовому складу підлягають повному оформленню, яке передбачає наступні етапи.
-Пересістематізація документів у справі.
Документи в справі підшиваються в прямому хронологічному порядку (по датах надходження і порядковими номерами) таким чином, щоб перший документ був на початку справи; з документів вилучаються всі металеві скріплення (щоб уникнути іржі).
-Нумерація аркушів справи.
З метою збереження і закріплення порядку розташування документів, включених до справи, вони нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в верхньому кутку чорним графітовим олівцем або нумератором. Фотографії, креслення, діаграми та інші иллюстрируемое документи, що представляють собою самостійний лист, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються наступним чином: спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером - кожне вкладення. У разі виявлення великої кількості помилок в нумерації проводиться їх перенумерація. При цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер.
-Складання засвідчувального напису справи
. Вона складається за встановленою формою на будь-яку одиницю архівного зберігання і необхідна для фіксації особливостей нумерації, обліку кількості аркушів справи і внутрішньо опису, особливостей формування справи (наявність листів з наклеєними документами, конвертів з вкладеннями, ілюстрацій та ін.). Забороняється складати заверительную напис на звороті документів і самої обкладинці справи.
Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна оригіналів на копії, відомості про перевірку наявності і стані справи, позначки про видачу справи для використання і ін.) Відображаються в засвідчувального напису.
-Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.
Уточнюються найменування організації і її безпосередня підпорядкованість на період створення документів, включених до справи, заголовок справи (томи, частини), крайні дати документів справи, кількість аркушів у справі.
-Підшивка або оправлення справи.
Документи постійного терміну зберігання, складові справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку, вимоги до якої визначені ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги ». Якщо в організації є можливість, вона може здійснити палітурка справи. Все це здійснюється таким чином, щоб забезпечити можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них.
Особливо цінні документи зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в картонних футлярах (коробках). Як правило, варіант упаковки документів, що надходять на зберігання, визначається тим носієм, на якому вони створені. Для документів, що оформляються на папері стандартних форматів (так оформляються в більшості випадків документи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання), - це тверда картонна обкладинка або особлива папка.
х правил обробки справ має на меті:
-Забезпечити збереження документів, переданих на зберігання;
-підготувати повністю справи до архівного зберігання, так як архів не повинен займатися оформленням справ; архів тільки підписує на обкладинці справи архівний шифр.
2.
Питання № 20
. Документи, які оформляють порядок розгляду спорів між юридичними особами. Правила оформлення претензійних листів. Відповіді на претензії.
Претензія - це лист, що вказує на порушення однією стороною умов договору або прав особи, який направив претензію.
Чинне законодавство не містить вимог до форми претензії. Проте, претензіядолжна містити:
- виклад обставин, що стали підставою для її пред'явлення, і докази, що підтверджують їх;
- посилання на відповідний нормативно-правовий акт або конкретні умови договору;
- суму претензії з її обґрунтованим розрахунком;
- дані про заявника та дату подачі.
Претензія повинна бути обґрунтованою, але не занадто докладної. У претензії повинні бути відображені реальні і здійсненні вимоги. Претензія повинна припускати компроміс. Компроміс може включати в себе, наприклад, з боку кредитора, зменшення суми неустойки, відмова від відсотків. Претензіядолжна чітко і з обгрунтуванням вказувати, які негативні наслідки очікують сторону, що відмовила в задоволенні претензійних вимог.
До претензії додаються документи (якщо вони відсутні у протилежної сторони), що підтверджують пред'явлені вимоги. Якщо необхідний документ у пред'явника претензії відсутня (наприклад, він не був виданий контрагентом), ця обставина має бути спеціально відображено в претензії. Претензія підписується керівником організації, що пред'являє претензію, і скріплюється печаткою цієї організації або підписується уповноваженою ним особою. Повноваження іншого особи оформляється довіреністю, яка повинна бути додана до претензії. Претензія, підписана особою, у якого відсутні належним чином підтверджені повноваження, вважається непред'явлення.
Всю подальшу переписку з приводу претензійних вимог доцільно вести в письмовій формі.
Вих. No. ____________ Кому: ___________________
П Р Е Т Е Н З І Я
про сплату неустойки за недопоставку
(Прострочення поставки або невибірку) продукції (товарів)
Сума ____________________________ руб.
Відповідно до укладеного договору No. ___________ від
"___" __________ 20__ р Ваше підприємство зобов'язане було поставити
нам (вибрати) в ________________ 20__ р _________________________
(Квартал, місяць) (найменування продукції,
__________________________ в кількості _________________ на суму
Фактично за вказаний період поставлено (вибрано) ________________
___________________________________ в кількості _________________
(Найменування продукції, товару)
на суму ________________________________________ руб.
Відповідно до викладеного та на підставі п. 57 (49)
Положення про поставки продукції виробничо-технічного
призначення (товарів народного споживання) Ви зобов'язані сплатити нам
неустойку в сумі ___________________________________________ руб.
згідно з доданим розрахунком.
Суму неустойки просимо перерахувати на наш розрахунковий рахунок
No. _____________________ в _______________________ р __________.