- підтвердити витрати документально;
- обґрунтувати економічну доцільність і виробничий характер відрядження;
- зв'язати відрядження з діяльністю організації, яка спрямована на отримання доходу.
Врахуйте, що саме на цих моментах податкові органи загострюють увагу при перевірках.
Економічна обгрунтованість витрат на відрядження. Економічна доцільність витрат може бути підтверджена наступними документами:
- звітом про його виконання;
- ділової листуванням з партнерами;
А якщо відрядження не дала позитивного результату і договір з діловим партнером не було укладено? Чи можна в цьому випадку вважати витрати на відрядження економічно обгрунтованими?
Порядок відображення витрат на відрядження в податковому обліку. Якщо організація застосовує метод нарахування, то витрати приймаються з метою оподаткування в звітному періоді, до якого вони належать. При цьому час фактичної виплати грошових коштів або іншої форми оплати значення не має.
Датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Це означає, що витрати по відрядженню зменшуватимуть оподатковувані доходи того місяця, в якому авансовий звіт затверджений керівником організації.
Всі витрати в іноземній валюті, зазначені в авансовому звіті, необхідно перерахувати в рублі на дату його затвердження.
Добові. Проживаючи поза місцем проживання, співробітник несе додаткові витрати. Для їх компенсації роботодавець зобов'язаний виплачувати відрядженому працівникові добові.
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад. Витрати на оплату проїзду при відправленні працівника у відрядження, в тому числі і зарубіжну, організація може врахувати при розрахунку податку на прибуток (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направленні у відрядження залізничним транспортом співробітники мають право придбавати квитки у вагони підвищеного комфорту. В цьому випадку вартість квитка включає платне сервісне обслуговування (харчування, предмети першої необхідності і гігієни, друкована продукція і послуги із забезпечення особистої безпеки).
- прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка здійснювала поїздку;
- маршрут його проїзду;
Для підтвердження витрат на оплату електронного квитка співробітник повинен представити один з перерахованих нижче документів:
- чек контрольно-касової техніки;
- сліп, чек електронних терміналів при проведенні операцій з використанням банківської картки, держателем якої є працівник. У цьому випадку додатково буде потрібно підтвердження від банку, в якому працівнику відкрито картковий рахунок, про проведену операцію з оплати електронного авіаквитка;
Проїзд на таксі. Організація може включити до складу витрат вартість проїзду працівників на таксі (за умови, що витрати документально підтверджені й економічно обгрунтовані):
У закордонних відрядженнях співробітники часто користуються таксі для пересування по місту. Чи можна врахувати подібні витрати при розрахунку податку на прибуток?
Тому роботодавцю доцільно передбачити можливість оплати послуг таксі в локальному нормативному акті організації (наприклад, в положенні про службові відрядження).
Відрядження і ПДФО
Витрати на відрядження, підтверджені документально, не включаються до податкової бази при розрахунку ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Виняток з цього правила - добові. ПДФО утримується лише з сум добових, які перевищують норми, встановлені п. 3 ст. 217 НК РФ.
Крім того, з суми компенсації витрат на проживання у відрядженні за кордоном, не підтверджених документально і перевищують 2500 руб. за кожний день перебування у відрядженні за кордоном, роботодавцю необхідно утримати ПДФО з платника податків (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Приклад. У ТОВ "Орловський сувенір" затверджено положення про службові відрядження, згідно з яким:
1) розмір добових при відрядженнях по території:
- Росії - 1000 руб .;
- Німеччині - 55 євро;
- Австрії - 60 євро;
2) розмір витрат по найму житлового приміщення на території:
- Росії - 1500 руб .;
- Німеччині - 200 євро;
- Австрії - 130 євро.
У той же день працівник здав в касу 80 євро і отримав перевитрата по рублевому авансу в розмірі 800 руб.
Курс ЦБ РФ становив:
Розмір добових становить при відрядженнях по території:
- Росії - 1000 руб .;
- Німеччині - 2190,96 руб. (55 євро x 39,8357 руб / євро);
- Австрії - 2390,14 руб (60 євро x 39,8357 руб / євро).
Таким чином, організація виплачує добові понад норм, що не обкладаються ПДФО, тільки при відрядженнях по території Росії. Сума добових в межах норм становить 2100 руб. (700 руб. X 3 дн.), А наднормативна сума, оподатковувана ПДФО, - 900 руб. ((1000 - 700) руб. X 3 дн.). Вона повинна бути включена до оподатковуваного доходу працівника і вказана в індивідуальній картці фізичної особи (форма N 1-ПДФО).
У бухгалтерському обліку ТОВ "Орловський сувенір" була зроблена така запис:
Дебет 70 Кредит 68, субрахунок "Розрахунки з ПДФО" - 127 руб. (900 руб. X 13%) - утримано ПДФО з наднормативних добових.
Витрати на проживання. Іноді працівник організації при поверненні з відрядження представляє для звіту рахунок готелю, в якому окремим рядком вказана вартість сніданку. Виникає питання: чи потрібно утримувати ПДФО в разі, коли організація компенсує співробітнику відрядження з урахуванням вартості харчування в готелі?
Крім того, оскільки зазначена виплата не відноситься до компенсаційних, передбаченим пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закону N 212-ФЗ, з вартості харчування роботодавець повинен нарахувати страхові внески у позабюджетні фонди.
Якщо організація компенсувала працівникові витрати на проживання або проїзд без підтверджуючих документів, то вона зобов'язана утримати ПДФО з цих сум (ст. 210 НК РФ).
Страхові внески у позабюджетні фонди
Об'єктом обкладання страховими внесками визнаються виплати працівникам за трудовими договорами (п. 1 ст. 7 Закону N 212-ФЗ).
При цьому страховими внесками не обкладаються виплати, перераховані в ст. 9 цього Закону. Зокрема, до неоподатковуваним віднесені компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством, пов'язані з виконанням фізичною особою трудових обов'язків (пп. 2 п. 1 ст. 9 Закону N 212-ФЗ).
При оплаті витрат на відрядження за умови їх документального підтвердження (п. 2 ст. 9 Закону N 212-ФЗ) не обкладаються страховими внесками:
- витрати на проїзд до місця призначення і назад;
- збори за послуги аеропортів;
- витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення або пересадок;
- витрати на провезення багажу;
- витрати по найму житлового приміщення;
- витрати на оплату послуг зв'язку;
- збори за видачу (отримання) віз;
- витрати на обмін готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.
Якщо документи, що підтверджують оплату витрат по найму житлового приміщення, працівник не представив, то суми таких витрат звільняються від обкладення страховими внесками в межах норм, встановлених відповідно до законодавства РФ.
Внески від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань
Згідно п. 10 Переліку виплат не нараховуються внески на суми, що виплачуються в порядку відшкодування і компенсації в межах норм, встановлених законодавством РФ:
- добові в межах норм, встановлених законодавством;
- оплату витрат по найму житла;
- компенсацію вартості квитків;
- відшкодування інших витрат, пов'язаних з виконанням працівником трудових обов'язків.
Якщо ж організація виплачує відрядженим працівникам добові в розмірі, який встановлено колективним договором або локальним нормативним актом, нараховувати страхові внески на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань не слід.
Податок на додану вартість
Відрахування ПДВ можливий тільки в тому випадку, якщо товари, роботи або послуги придбані на території РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Якщо пункт відправлення або призначення розташований за межами території РФ, послуги з перевезення пасажирів і багажу, оформлені на підставі єдиних міжнародних перевізних документів, обкладаються ПДВ за ставкою 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).
Отже, у вартість залізничного або авіаквитка до місця службового відрядження до зарубіжних держав і назад ПДВ не включається.
Якщо ж в проїзних документах, придбаних в країнах СНД, сума ПДВ вказана окремим рядком, її не можна пред'явити до податкового відрахування.
Справа в тому, що за загальним правилом місцем реалізації робіт (послуг) є місце діяльності організації або індивідуального підприємця, який виконує роботи (надає послуги). Випадки, перераховані в пп. 1 - 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, - виняток з цього правила. У цих ситуаціях послуги вважаються наданими в Росії.
Серед винятків немає залізничних перевезень. Отже, в таких випадках місцем надання послуги виступає територія держави, в якому перевізник здійснює свою діяльність.
Тому, якщо залізничний або авіаквиток придбаний в іншій державі, виходить, що послуги надані перевізником за межами РФ. А значить, "вхідний" ПДВ, виділений в проїзних документах, пред'явити до податкового відрахування не можна.