Відповідно до статті 166 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) службовим відрядженням визнається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.
У разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
Організації мають право самостійно своїми локальними нормативними актами (наприклад, наказом) встановлювати конкретні розміри відшкодування витрат на відрядження і при документальному підтвердженні таких витрат зменшувати базу оподаткування з податку на прибуток.
Витрати по проїзду до місця службового відрядження в межах Російської Федерації і назад до місця постійної роботи (включаючи страховий внесок на обов'язкове особисте страхування пасажирів на транспорті, оплату послуг з оформлення проїзних документів, витрати за користування в поїздах постільними речами) - в розмірі фактичних витрат, підтверджених проїзними документами, але не вище:
При відсутності проїзних документів, що підтверджують зроблені витрати, - в розмірі мінімальної вартості проїзду:
Так, відрядженим за кордон працівникам відшкодовуються витрати на проїзд, підтвердженими відповідними проїзними квитками, але не вище:
При відсутності проїзних документів, що підтверджують зроблені витрати, - в розмірі мінімальної вартості проїзду:
Відрядженому працівникові, крім зазначених витрат, відшкодовуються:
- витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок;
- витрати на провезення не більше 80 кілограмів багажу (незалежно від кількості багажу, дозволеного для безкоштовного провозу по квитку на той вид транспорту, яким слід працівник);
- витрати в зв'язку з наймом житлового приміщення в разі вимушеної затримки під час перевезення (за встановленими нормами).
Зазначені витрати відшкодовуються тільки за умови подання підтвердних документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків та інші).
Витрати по найму житлового приміщення
Витрати на проживання відшкодовуються працівникові в сумі фактично зроблених витрат з дня його прибуття до місця відрядження і по день виїзду до місця постійної роботи за поданими документами.
Документами, що підтверджують витрати по найму житлового приміщення, є:
Якщо працівник направляється в закордонне відрядження, то документом, що підтверджує витрати на проживання, є так званий інвойс (від англ. «Invoice» - рахунок, фактура), який видають закордонні готелі. При цьому такий рахунок, який складений на іноземній мові, необхідно через підрядник перевести на російську мову відповідно до пункту 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації.
Добові виплачуються відрядженому працівникові за кожний день перебування у відрядженні. Згідно зі статтею 168 ТК РФ їх розмір визначається роботодавцем самостійно. Однак для цілей оподаткування добові враховуються в розмірах, передбачених НК РФ.
Згідно з цими змінами добові звільняються від оподаткування ПДФО в розмірі 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і 2500 рублів за кожний день перебування у закордонному відрядженні.
Добові, які перевищують законодавчо встановлену норму, так само включаються до доходу працівника, що підлягає обкладенню ПДФО відповідно до статті 224 НК РФ по податковій ставці 13%.
Для розрахунку нормативу по ЄСП і прибутку нічого поки не змінилося, так як законодавство не затвердив нові нормативи по відрядженнях. До сих пір діє Постанова №729, за яким норматив на відрядження всередині РФ 100 рублів за добу.
Припустимо, що організація відправляє працівника у службове відрядження терміном на 5 днів. Працівникові виплачені добові в сумі 4000 рублів, з розрахунку 800 рублів за кожний день перебування у відрядженні.
З метою визначення податкової бази по податку на прибуток організація визнає доходи і витрати за методом нарахування.
У розглянутому прикладі добові відповідно до норм бухгалтерського стандарту ПБУ 10/99, формують витрати по звичайних видах діяльності організації і включаються в собівартість реалізованої продукції (робіт, послуг).
Витрати по звичайних видах діяльності визнаються в тому звітному періоді, в якому мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення.
При методі нарахування датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту.
У бухгалтерському обліку витрати на відрядження відображаються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Комерційні витрати» в кореспонденції з рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
З метою визначення бази оподаткування з податку на прибуток добові приймаються в межах норм, встановлених Кабінетом Міністрів України і відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.
Норма добових встановлена Постановою №93 та становить 100 рублів.
Так як в розглянутому прикладі, працівник направлений у відрядження на 5 днів, то при обчисленні податкової бази по податку на прибуток у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією враховуються добові в розмірі 500 рублів (100 рублів х 5 днів).
Сума добових понад норми не враховується при визначенні бази оподаткування з податку на прибуток на підставі статті 270 НК РФ.
Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ при компенсації роботодавцем працівникові витрат на відрядження в дохід, що підлягає оподаткуванню ПДФО, не включаються добові, які виплачуються в межах норм, встановлених відповідно до чинного законодавства.
Добові понад норми, включаються до доходу працівника і підлягають оподаткуванню ПДФО.
Організація, в якій працює даний працівник, виступає податковим агентом з ПДФО, нагадаємо, що платниками ПДФО є працівники організації, тобто фізичні особи, а організація зобов'язана обчислити, утримати з доходів фізичної особи суму податку і перерахувати її до бюджету. Зробити це організація повинна, при виплаті чергової заробітної плати цього працівника.
В обліку ці операції будуть відображені в такий спосіб: