Юридична консультація> Трудове право> Як розрахувати відрядження: фактори, що впливають на розрахунок
Залежно від займаної посади і службових обов'язків. можуть бути передбачені службові відрядження. Вони можуть відрізнятися метою і тривалістю, але все відрядження повинні оплачуватися. Дані виплати нараховуються як витрати на відрядження.
Шановні читачі! У статті викладені типові способи того, як вирішувати юридичні проблеми. Ваш випадок індивідуальний.
Нараховуються вони поряд із заробітною платою, і їх розмір залежить від декількох факторів. Якщо знати, як розрахувати відрядження, можна уникнути ситуацій, які негативно відбиваються на результаті.
Що входить до витрат на відрядження
У деяких професіях відрядження - звичайне явище
При розрахунку враховується не добова норма, а беруться до уваги суми, які співробітник під час відрядження витрачає. До них відносяться:
- Всі суми, які витрачаються на транспорт, не залежно від виду, відповідно квитками;
- У розрахунку враховується сума, яка витрачатися на проживання в готелі, згідно з чеками і квитанціями;
- Враховуються добові;
- На кожному підприємстві існує положення про відрядження. в якому вказуються інші витрати, їх також враховую при розрахунку.
Для кожного підприємства добові розраховуються відповідно до положення, в якому вказано обсяг відшкодування при службових поїздках. Дане положення вважається нормативним актом. Варто також враховувати, що будь-який витрата коштів повинен супроводжуватися документом, що підтверджує його, це є підставою для розрахунку. Також, згідно з положенням, можуть існувати норми і правила, які діють саме на даному підприємстві.
Як вже говорилося, розмір добових встановлюється самим підприємством і прописується в положенні, але існує максимальна сума, яка не обкладається прибутковим податком. Якщо відрядження передбачає знаходження в країні, сума становить 700 руб. У випадках, коли відрядження передбачає виїзд за кордон. сума становить - 2500 руб.
Ці суми часто і є стандартними для підприємств з тієї причини, що вони не обкладаються податком і для бухгалтерів набагато зручніше. Але підприємство має право вести розмір добових не більше цієї суми, а менше, так як це цілком законно.
Вважаються добовими всі дні, які співробітник витратив на поїздку. У них включаються і дні, витрачені на дорогу, в тих випадках, коли відбувається вимушена зупинка, зараз, також, враховується. Крім того, вихідні та святкові також відносяться до добових. Якщо розглянути на прикладі, це буде виглядати так: Петров виїхав у відрядження в неділю, а додому повернувся через тиждень в суботу, оплачуються в такому випадку і воскресіння і субота.
Зазвичай службові поїздки, які передбачають одноденну поїздку, не оплачуються. Але роботодавець може внести до нормативних актів розмір компенсації при добових поїздках.
Які дні враховуються
Відрядження повинна підтверджуватися документами
Потрібно розуміти, що розрахунок добових можливий лише за наявності підтвердних документів, які говорять про фактичний час, яке витрачено на поїздку. Коли поїздка передбачає автомобіль, така поїздка передбачає наявність службової записки.
Вона повинна бути надана разом з документами, які підтверджують маршрут, до них відносяться:
- Подорожній лист (за формою № 3);
- рахунки;
- Квитанції і чеки.
Всі інші ситуації вимагають наявність проїзних документів. Якщо поїздка передбачає проїзд на поїзді, літаку, автобусі, підтверджуючими документами є квитки і згідно з ними підраховуються дні відрядження.
Важливо: У разі якщо співробітник вирушає у відрядження на поїзді, але квиток втрачається, і він не може підтвердити, що користувався транспортом, бухгалтер має повне право відмовити у виплаті цієї суми. Єдиним правильним виходом з даної ситуації, буде відправитися на вокзал і зажадати дублікат документів, які підтвердять поїздку.
Будь-яка службова поїздка для того щоб вважалася відрядженням і була оплачена, повинна супроводжуватися підтверджуючими документами. Це може бути звіт про виконання завдання, службове завдання і посвідчення про відрядження.
Зазвичай на підприємстві завжди вказується в нормативних актах, який саме документ служить підтверджує і де описується ділова частина поїздки. Часто підтверджуючим документом є наказ, але можуть формуватися і інші внутрішні документи. про яких прописується в нормативних актах підприємства.
Можуть бути і ситуації, коли в нормативних актах прописано, що співробітник по прибуттю з відрядження має подати керівнику письмовий звіт про відрядження з супроводжуючими документами для звітності та розрахунку витрат.
випадки компенсації
Можливі ситуації, коли для відрядження були придбані квитки, можливо поїздка мала відбутися за кордон і передбачала оформлення візи, на яку також були витрачені гроші, але поїздка не відбулася. Такі випадки припускають повернення грошей, які співробітник витратив.
Трапляється, що сама відрядження триває, і час від'їзду не по вені співробітника продовжується, то підприємство в таких ситуаціях має оплатити проживання. У таких випадках потрібна відмітка дати за фактом від'їзду, вона і буде служити підстава для розрахунку добових.
Розрахунок на прикладі
Розрахувати відрядження можна і самостійно
Для того щоб правильно розрахувати суму, яка покладається для виплати як на відрядження слід мати такі дані:
- Фактична кількість відпрацьованих днів (за розрахунковий період)
- Заробіток (розрахунковий період)
- Середній заробіток
- сума відрядження
Перше, що слід зробити - це розрахувати фактично відпрацьовані дні співробітника. Для такого розрахунку береться період в 12 календарних місяців до початку відрядження. Якщо робочий період має меншу кількість місяць, береться весь період. Варто враховувати тільки дні робочі, а не календарні. Також, до уваги не береться період, якщо співробітник був на лікарняному, у відрядженні або був відсутній з інших причин.
Середній заробіток
Для такого розрахунку потрібно фактичний заробіток працівника поділити на період, а саме на фактичне число відпрацьований днів: 438 000/225 = 1946,66. Дана сума буде основною при розрахунку відрядних.
на відрядження
Сума відрядження залежить від середнього заробітку
Якщо співробітник Соколов С.С. був у відрядженні 5 днів, при тому, що в положенні про відрядження позначена сума добових, яка становить 500 руб. Вищезгаданий співробітник привіз документи, що підтверджують витрати на дорогу, якими є квитки на загальну суму 3 000 руб.
Також, є документи, що підтверджують проживання в готелі та сума становить 1800 руб. за 1 добу проживання. При обчисленні середнього заробітку Соколова С.С. є сума - 1946,66. Є такі розрахунки:
- 5 х 500 = 2500 (добові)
- 3 000 (дорога)
- 1800 х 5 = 9000 (проживання)
- 1946,66 х 5 = 9733,3 (заробітна плата за час відрядження)
- 2500 + 3 000 + 9 000 + 9 733,3 = 24 233,30
Але дана сума не є остаточною, оскільки з заробітної плати буде утриманий податок. Це має такий розрахунок: 9733,3 х 0,13% = 1265,32. Кінцева сума, яка належить співробітнику за час відрядження становить: 24 233,3 - 1265,32 = 22 967, 98.
Дуже часто зустрічаються ситуації, коли керівники видають аванс на проїзд, проживання, харчування. У таких випадках співробітник по прибуттю звітує за витрачені гроші.
Можливі випадки, коли після розрахунку відрядних, сума до виплати працівникові виявляється менше, ніж заробітна плата. У таких ситуаціях здійснюється доплата, але такі операції повинні бути передбачені нормативними документами.
Знаючи, які фактори, що впливають на розрахунок, здатні змінити нарахування, потрібно завжди пам'ятати, що документальні підтвердження є основою. Також, можливі випадки, коли на підприємствах в положенні про відрядження існують додаткові правила і норма. Для того щоб уникнути проблемних ситуацій, варто перед відрядженням уточнити і ознайомитися зі списком необхідної документації.
Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl + Enter. щоб повідомити нам.