Чиновники вже вдруге за останній час уточнюють найменування і порядок оформлення документа, який потрібен для направлення працівника у відрядження. Тепер це письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 3 Положення про відрядження). Тобто з'явилося прикметник «письмове».
Фактичний термін перебування працівника у відрядженні, як і раніше, можна підтвердити проїзними документами. Зміни торкнулися порядок підтвердження терміну перебування у відрядженні, якщо співробітник добирався до місця відрядження НЕ громадським транспортом.
Працівник може дістатися до місця відрядження і назад:
У перших трьох випадках підставою для використання цих видів транспорту є письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 7 Положення про відрядження). Це рішення потрібно відобразити в наказі про направлення у відрядження. Воно буде підставою для видачі працівнику подорожнього листа.
Примітка. При використанні особистого або орендованого автомобіля потрібно оформити додаткову угоду до трудового договору про використання особистого майна працівника в службових цілях або договір оренди
До службовій записці працівник повинен додати документи, що підтверджують термін перебування у відрядженні. Їх перелік буде залежати від обставин проїзду і проживання у відрядженні (див. Таблицю нижче).
* Документ, що підтверджує надання послуг з проживання в місці відрядження (наприклад, договір оренди квартири у приватної особи), повинен містити відомості, передбачені Правилами надання готельних послуг в Укаїни, затвердженими постановою Уряду України від 25.04.97 № 490.
У службовій записці працівник може пояснити причину відсутності у нього документів, що підтверджують витрати на проїзд та проживання. В цьому випадку підтвердити фактичний термін перебування у відрядженні можна листом приймаючої компанії (абз. 4 п. 7 Положення про відрядження). У листі приймаючому компанії повинні бути вказані початкова і кінцева дати терміну.
Фрагмент службової записки дивіться нижче (зразок 3).
Скасовано пункт 8 Положення про відрядження. Цим пунктом на МінтрудУкаіни покладався обов'язок затвердити форми журналів обліку відряджених працівників та порядок їх заповнення.
- журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження з відряджає за формою, наведеною в додатку № 2 до наказу № 739н;
- журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені за формою, наведеною в додатку № 3 до наказу № 739н.
Разом з тим роботодавець може продовжувати вести ці журнали, якщо прийняв рішення і далі використовувати ці форми.
Чинне законодавство зобов'язує роботодавців зберігати журнали обліку відряджених працівників протягом встановленого терміну. Тобто просто викинути їх за непотрібністю не можна.
Новини по темі:
Нові норми добових, що виплачуються відрядженим працівникам
Якими документами підтвердити витрати на проїзд у відрядження
Документи, що підтверджують покупку електронного авіаквитка
Купівля квитків онлайн: документальне підтвердження витрат
Витрати на відрядження можна підтвердити електронним авансовим звітом