Наказ про дорожні листи - образецетого документа буде корисний бухгалтеру компанії, що має в користуванні автомобіль. Наказ має затверджувати внутрішній корпоративний формат маршрутного документа, який видається працівникам, які використовують службовий автотранспорт. У нашій статті ми розповімо, як скласти такий наказ і яким вимогам повинен відповідати шляховий лист.
Як повинен виглядати шляховий лист
Як скласти наказ про дорожньому листі
Зразок наказу про затвердження форми подорожнього листа
Навіщо потрібен шляховий лист
Багато компаній в своєму бізнесі відчувають потребу у використанні автотранспорту для вирішення різних завдань: транспортування товарів і матеріалів, візитів до клієнтів, перевірки торгових точок і т. Д. Витрати співробітників на паливо при виконанні виробничих завдань повинні бути покриті за рахунок компанії. Співробітникові при цьому потрібно відзвітувати перед бухгалтерією, представивши авансовий звіт з підтверджують витрачання бензину касовими чеками.
Для того ж, щоб здійснити списання ПММ, строго необхідна наявність шляхового листа. При його відсутності не покладається відносити паливні суми на витрати і використовувати їх при визначенні податкової бази.
Подорожній лист містить відомості про роботу водія, нормативному витраті палива, пробіг автотранспорту і маршрут проходження. Ці відомості допомагають бухгалтеру і перевіряючим упевнитися, що автомобіль експлуатувався по економічно обґрунтованого призначенням.
Якщо компанії ведуть автотранспортну діяльність, то вони зобов'язані забезпечувати водіїв дорожніми документами кожен день, крім часу відправлення у відрядження. Решта організації можуть вибирати довільний період видачі листків, але не більше ніж один місяць.
Як повинен виглядати шляховий лист
Головним завданням подорожнього листа можна вважати відображення інформації про кількість використовуваного палива і маршрут проходження водія для того, щоб можна було розрахувати підсумкову суму витрат до прийняття на облік.
Однак шляховий лист як і раніше є первинним документом, тому існують вимоги до змісту даних в ньому, які перераховані в ст. 9 закону № 402-ФЗ.
Обов'язковими реквізитами, згідно з цією статтею, є:
- назва документу;
- дата документа;
- назва юридичної особи;
- опис операції, на підставі якої виписується документ;
- вартісне значення операції;
- перелік осіб, відповідальних за операцію;
- підписи відповідних осіб.
- назва та номер документа;
- період дії документа;
- дані власника автомобіля;
- технічна інформація про автомобіль, пробіг;
- дані водія.
Таким чином, доцільно підготувати корпоративний шаблон маршрутного листа з включенням перерахованих вимог до змісту і з додаванням внутрішніх реквізитів. Для полегшення завдання зазвичай беруть єдиний зразок Держкомстату і змінюють його під свої потреби (без видалення при цьому обов'язкові реквізити). Даний підхід дозволити уникнути претензій податкової інспекції під час перевірки обґрунтованості списання витрат.
Як скласти наказ про дорожні листи
Форму подорожнього листа необхідно закріпити в обліковій політиці організації або окремим наказом керівника. Готується наказ про дорожні листи в довільному вигляді на фірмовому бланку, при цьому він повинен бути представлений для ознайомлення всім співробітникам. Встановленої форми наказу немає, головне, щоб у документі обов'язково присутні наступні дані:
- Назва компанії;
- дата, номер документа;
- Назва документу;
- дата, яка визначає, коли вміст наказу набирає чинності;
- перелік відповідальних за виконання осіб.
Завершують документ підпису керівника, відповідальних за виконання наказу і ознайомлених з наказом співробітників.
Зразок наказу про затвердження форми подорожнього листа
Розглянемо на прикладі, як створюється наказ про затвердження подорожнього листа.
Наприклад, бухгалтер ТОВ «Леон» підготував свій шаблон подорожнього листа, що не закріплений облікової політикою суспільства. Для вступу в силу нової форми листа потрібно його затвердити наказом керівника.
Для цих цілей в наказі, підготовленому на фірмовому бланку, бухгалтер відображає обов'язкову інформацію:
Потім наказ підписується керівником Сомовим І. Т. головним бухгалтером Ларіної М. Н. і водієм Морозовим В. А.
Належним чином оформлений зразок наказу про затвердження подорожнього листа ви можете скачати на нашому сайті.
Коректне і своєчасне оформлення шаблонів внутрішніх документів є нескладною, але надзвичайної важливим завданням для організації. Варто уважно поставитися до розробки власної форми подорожнього листа, врахувавши при цьому всі вимоги законодавства і адаптувавши документ під потреби компанії. Грамотно складений документ дозволить зменшити базу для оподаткування на суму транспортних витрат без побоювання отримати претензії з боку податківців, а також позбавить бухгалтерію від помилок заповнення подорожніх листів персоналом підприємства. Крім того, слід пам'ятати, що всі внутрішні документи повинні відображатися в обліковій політиці або затверджуватися наказом керівника.