Складання наказу про затвердження подорожнього листа є обов'язковою частиною процедури установки регламенту щодо застосування супровідної транспортної документації на підприємства і в організаціях.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про затвердження подорожнього листа .doc Завантажити зразок наказу про затвердження подорожнього листа .doc
Що таке «шляховий лист»
Під терміном «шляховий лист» розуміється документ, який використовується при різного роду перевезеннях.
Він фіксує ряд важливих відомостей про транспортні операції:
Якщо в організації є автомобілі (неважливо, легкові, вантажні або спецтехніка) і штатні водії, то складання подорожніх листів повинно проводитися щодня.
Де найчастіше затребувані шляхові листи
Ці документи мають найширше розповсюдження. Вони застосовуються як автотранспортними компаніями, що спеціалізуються на транспортуванні вантажів і перевезення пасажирів, так і підприємствами, що здійснюють діяльність в самих різних напрямках підприємництва і бізнесу.
Для чого потрібен наказ про затвердження подорожнього листа
Подорожній лист - це досить важливий документ. Водій транспортного засобу, що належить будь-якої організації або ІП, завжди повинен мати його при собі. У разі перевірки співробітниками ДІБДР саме шляховий лист стане доказом того, що автомобіль використовується на законних підставах.
Найголовніше ж, що слід сказати - шляховий лист відноситься до первинної документації та має значення не тільки як інформаційний бланк, але і як звітна фінансова папір, на основі якої проводяться різні бухгалтерські та податкові операції.
Він дозволяє проконтролювати роботу автотранспортного засобу, провести облік витраченого бензину, пально-мастильних матеріалів, амортизаційних витрат і т.д. На його основі відбувається списання палива, знижується оподатковуваний база.
Що загрожує за відсутність подорожнього листа
Відсутність подорожнього листа в тих ситуаціях, коли він повинен бути в наявності, неминуче призведе до адміністративного покарання у вигляді штрафу.
Причому грошове стягнення буде накладено як на працівника підприємства, відповідальних посадових осіб, так і на саму компанію.
форма документа
Сьогодні представники організацій мають можливість проявити фантазію при формуванні наказу про затвердження подорожнього листа - уніфікованої його форми не існує. Правда при розробці документа все ж слід орієнтуватися на структуру, склад і стиль, властиві ділової документації.
Однак, якщо всередині підприємства є свій розроблений стандарт наказу, затверджений керівництвом, користуватися при створенні всіх наступних розпорядчих актів потрібно саме їм.
Особливості оформлення наказу про затвердження подорожнього листа
У справі оформлення документа ніяких обмежень також немає: наказ можна робити друкованим або рукописним, правда в першому випадку його треба буде роздрукувати. Для роздруківки підійде як простий аркуш паперу, так і бланк з відбитком логотипа і реквізитами.
Наказ робиться в одному оригінальному екземплярі.
Хто повинен завізувати наказ
Під наказом повинно стояти кілька підписів.
Перша і найважливіша підпис - директора організації (або працівника, тимчасово виконуючого його обов'язки), без цього автографа розпорядження не стане законним.
Також в бланку повинні розписатися всі працівники, яких воно стосується безпосередньо, і ті, хто призначений відповідальними за його виконання. Таким способом вони засвідчать, що ознайомилися з документом і згодні виконати дані в ньому вказівки.
Реєстрація та облік
Всі накази, що виходять з-під пера директора компанії, підлягають обов'язковому обліку. Інформацію про них потрібно вносити в спеціальний журнал. Журнал цей зазвичай знаходиться у веденні секретаря або іншого близького до керівництва підприємства співробітника. Тут досить зробити відмітку про назву наказу, його номер і дату виходу. У разі необхідності саме журнал допоможе засвідчити сам факт створення розпорядження, а також легко і швидко його знайти.
Правила та терміни зберігання
Норми по зберіганню розпорядчої документації встановлюються локальними паперами фірми або ж застосовуються відповідно до законодавства РФ.
У будь-якому випадку після випуску і реєстрації, наказ слід скласти разом з іншими подібного роду документами. Період зберігання може бути різним, але в будь-якому випадку, він не повинен бути менше трьох років.
Після того, як актуальність розпорядження закінчиться, документ слід або відправити в архів або знищити (при дотриманні існуючого регламенту).
Зразок наказу про затвердження подорожнього листа
Якщо керівництво поставило перед вами завдання по складанню наказу про затвердження подорожнього листа, який ви раніше ніколи не робили, уважно прочитайте наведену тут пояснення і ознайомтеся з прикладом, на основі якого ви зможете легко зробити власне розпорядження.
Для початку до наказу посередині рядка внесіть:
Далі формуйте основний розділ. Тут вкажіть:
Після цього зберіть автографи всіх згаданих в бланку працівників.
Якщо вважаєте за потрібне, доповніть документ та іншою інформацією, що має значення саме у вашому випадку.
