Багато керівників підприємств часто стикаються з тим, що їм доводиться скорочувати штатні посади. При цьому доводиться звільняти співробітників і оформляти накази про звільнення по скороченню. Здійснювати цю процедуру необхідно тільки відповідно до встановлених правил.
Коли видається?
Існує процедура звільнення працівників у зв'язку зі скороченням і першим етапом є оформлення наказу про створення комісії.
Але це необов'язковий крок, так як рішення може приймати директор підприємства одноосібно. Після того, як список скорочуваних співробітників буде складено, керівник видає відповідний наказ про скорочення.
Важливо враховувати, що документ має бути виданий за два місяці до безпосереднього звільнення працівників.
Якщо має бути масове скорочення, то повідомляти співробітників про це слід за 3 місяці. А ось наказ про звільнення конкретного працівника видається в день його безпосереднього звільнення.
Документи-підстави
Скорочення штату на підприємстві не може здійснитися без наказу про скорочення штату, повідомлення працівника та наказу про розірвання трудового договору (про звільнення).
Всі ці документи складаються відповідно до встановлених трудовим законодавством правилам. Реєстраційні номер документів повинні бути занесені у відповідний журнал реєстрації.
Як скласти наказ про звільнення за скороченням штату?
Наказ про звільнення за скороченням має уніфіковану форму і повинен оформлятися за всіма правилами.
У цьому документі обов'язково вказується:
- назва підприємства;
- код організації;
- дата, коли працівник буде звільнений;
- особисті дані співробітника;
- структурний підрозділ, професія і посада працівника;
- табельний номер, який був йому присвоєний;
- причина, по якій співробітник звільнений (скорочення штату).
Після складання наказ підписує керівник. Працівник зобов'язаний поставити підпис про те, що був своєчасно ознайомлений з документом.
Якщо ж він відмовляється це робити, то на документі ставиться відмітка «Підписати наказ відмовився» (ст. 84 ТК РФ).
У відсутності співробітника на робочому місці в день звільнення, документ відправляється йому додому рекомендованим листом. Після того, як наказ буде підписаний, зі скороченим працівником здійснюють всі розрахунки.
Розділи і форма
Найчастіше роботодавці, видаючи наказ про звільнення в зв'язку скороченням, використовують стандартну форму Т-8. Вона необов'язкова для застосування, але має масу переваг.
При бажанні, роботодавець легко може видати наказ у вільній формі, природно, дотримуючись усіх правил. Що стосується розділів наказу про скорочення, то в документі обов'язково повинна бути так звана «шапка», а також блок наказу, в якому керівник вказує своє рішення.
Чи потрібно писати заяву при скороченні штатів? Дізнайтеся тут.
Правила оформлення
Існує ряд нюансів, які слід враховувати при оформленні наказу про скорочення штату:
- в документі обов'язково вказується номер наказу і дата його створення;
- в наказі слід написати, хто саме прийняв рішення про звільнення співробітника;
- в блоці «Наказую» має бути зазначено, які саме посади підлягають скороченню, а також структурні підрозділи і оклад співробітників;
- в кінці наказу ставляться посаду, ініціали та підпис керівника.
У наказі про звільнення обов'язково повинна вказуватися причина, по якій співробітник змушений піти. На підставі цього документа потім робиться відповідний запис у трудовій книжці.
Зразок наказу з виплатою вихідної допомоги:
Як повідомити працівника?
Згідно із законом працівник повинен бути повідомлений про скорочення за два місяці до цього (ст. 180 ТК РФ).
Безпосередній керівник підприємства надає співробітнику письмове повідомлення. В обов'язки потрапив під скорочення працівника входить підписання цього документа.
Якщо скорочення передбачає звільнення двох і більше людей, то для кожного з них оформляється індивідуальне повідомлення.
Коли рішення про скорочення було прийнято комісією, то кожного співробітника необхідно ознайомити з протоколом засідання. Зазвичай створюється два примірника повідомлення, тому один документ залишається у роботодавця, а другий може забрати співробітник.
Протягом двох місяців роботодавець повинен запропонувати працівникові іншу вакантну посаду на підприємстві.
Вакансії можуть як відповідати кваліфікації та досвіду співробітника, так і бути більш низькооплачувані, ніж його справжня посаду (ст. 81 ТК РФ).
Якщо людина володіє декількома професіями, роботодавець може запропонувати йому будь-яку відповідну роботу.
Якщо працівник відмовляється підписувати документ
Часто бувають ситуації, коли працівник не згоден зі звільненням і не збирається підписувати повідомлення.
Акт про відмову необхідно завірити підписами двох свідків, які були присутні при відмові працівника.
Яка мета матеріальної мотивації персоналу? Дізнайтеся тут.
Де і скільки зберігається?
Наказ про звільнення за скороченням відноситься до документів особового складу, які зберігаються окремо від інших і мають власну нумерацію. Крім цього, вони групуються в залежності від термінів зберігання.
Наприклад, не можна тримати разом документи, які зберігаються 10 років, з документами, термін зберігання яких - 15 років.
Зберігання кадрових документів здійснюється на підставі Переліку типових управлінських документів.
Що стосується наказу про звільнення за скороченням, то вони підшиваються в особисті справи працівників і зберігаються 75 років.
Ці правила єдині для всіх державних і муніципальних підприємств, а також для інших організацій, які передають документи в архів на підставі угоди.
Оплата вимушеного прогулу при незаконному звільненні →
Зразок наказу на виплату компенсації по скороченню →
Скорочення сумісників у зв'язку зі скороченням штату →
Зразок наказу про скорочення чисельності та штату →