Особові справи відносяться до групи справ, яку підбирає в організації кадрова служба. Особові справи формуються протягом всього періоду роботи даної особи в організації. Виняток може становити випадок, коли співробітник звільнився з організації в тому ж році, в якому надійшов до даної організації на роботу.
Особиста справа - добірка документів про співробітника, що містить в собі, в тому числі, його персональні дані.
В особистих справах групуються документи, представлені співробітниками під час вступу на роботу, а також утворюються в період їх професійної діяльності в даній організації.
Як правило, до складу особової справи входять:
- внутрішній опис документів;
- анкета, особистий листок з обліку кадрів;
- резюме (або автобіографія);
- копії документів про освіту (в тому числі всі кваліфікаційні свідоцтва), посвідчення особи;
- довідки та інші документи, що підтверджують зміни анкетних даних працівника (копії свідоцтва про шлюб, ІПН, страхового свідоцтва, свідоцтва про народження дітей);
- копії всіх наказів про призначення, переведення, заохочення, відрядженнях, відпустках і т. Д .;
- Трудовий договір;
- дані атестацій;
- Характеристики;
- план кар'єрного росту.
Протягом періоду роботи співробітника в організації кадрова служба враховує кожен документ особової справи у внутрішній опису.
У внутрішньому описі перераховують всі документи, які підшиті в особову справу. Вилучення документів з особової справи, заміну оригіналів копіями відображають у внутрішній опису в графі "Примітка". В період роботи співробітника в організації у внутрішній опису враховується кожен документ особової справи. Також співробітники відділу кадрів ведуть облік додаткових відомостей про працівника і разом з особистим листком з обліку кадрів поміщають на початку справи. Закриваючи особиста справа, до нього підшивають заява працівника про звільнення за власним бажанням або інші документи, які служать підставою для звільнення, і копію наказу.
Внутрішній опис підписує укладач із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.
Для швидкого і безпомилкового знаходження особистих справ в організації рекомендується складати картотеку особових справ працівників.
Картотека - це довідник, в якому відомості про зміст документів відображені на картках, розташованих відповідно до номенклатури справ і спеціально розробленої схемою побудови картотеки.
Необхідність створення картотеки визначається потребами організації в інформації про склад і зміст документів.
Картотека особових справ працівників створюється для пошуку необхідних документів, що містять відомості про працівника і його трудової діяльності.
Картки систематизуються в алфавітному порядку за прізвищами, в межах однакових прізвищ - за іменами і по-батькові.
У картотеці картки розташовуються відповідно до прийнятої схеми систематизації. Розділи і підрозділи відокремлюються одна від одної картками-роздільниками і вказуються на ящиках з картотекою.
Умови зберігання картотеки особових справ працівників повинні забезпечувати надійне зберігання особистих справ і поміщених в них документів (відомостей) від розкрадання (розголошення). З цією метою картотеки особових справ працівників слід зберігати в сейфах або щільно закриваються металевих шафах.