Особиста справа працівника - комплект офіційних документів, що містить всі необхідні відомості про даний співробітника і інформацію про всі етапи його трудових відносин з організацією-роботодавцем - від прийому до звільнення.
Особиста справа заводиться на керівників, держслужбовців, фахівців, а також науковців (на інших ведуться особові картки). Зберігається воно не менше 75 років за правилами діловодства. Особові справи працівників реєструються в спеціальному журналі або книзі обліку і зберігаються в сейфі. Оформлення особової справи та внесення необхідних змін - обов'язок відділу кадрів.
Справа кожного працівника зберігається в окремій папці, яка має свій номер, до прізвища та ініціалів, а також датою надходження на роботу. Особові справи тих, хто звільнений, здають в архів установи.
Особиста справа працівника має містити всі відомості з кадрового питання. У нього не включають документи, які належить зберігати 10 і менше років. До таких належать: копії наказів про зміну прізвища, про дисциплінарні стягнення, про надання відпусток, а також довідки про розмір зарплати або про склад сім'ї, медичні і т. П.
Які ж документи складають особову справу працівника? Розглянемо обов'язковий перелік.
1. Заява про прийом на дане місце роботи, воно пишеться працівником у довільній формі із зазначенням посади та дати початку роботи. Далі візується начальником кадрової служби та керівником організації.
2. Наказ (витяг) про прийомі на дану посаду з зазначенням необхідної інформації - дати прийому, точної назви посади, характеру роботи (постійна або тимчасова, основна чи за сумісництвом, з випробувальним терміном (стажуванням) або без). Обов'язково вказуються такі умови, як ненормований або скорочений робочий день, матеріальна відповідальність і т.п. На підставі цього наказу вносяться записи в офіційні документи (наприклад, трудову книжку).
3. Наказ (виписка) про звільнення з обов'язковим зазначенням статті Трудового кодексу та причини звільнення, з посиланням на заяву працівника або (при звільненні "за статтею") доповідну записку.
4. Особовий листок (інша форма - анкета) обліку кадрів. Заповнюється здобувачем під час вступу на роботу і перевіряється відповідальним співробітником. Являє собою список питань, що стосуються віку, освіти, кваліфікації, виробничого стажу, сімейного стану. Обов'язково вказуються паспортні дані. Заповнюватися особистий листок повинен на підставі наявних документів (паспорт, трудова книжка) точно і без виправлень. У нього вклеюється фотографія.
5. Копія трудового договору (якщо такий є).
6. Автобіографія - написане працівником у довільній формі виклад основних даних про дату і місце народження, освіту, трудовий стаж. Інші (попередні) місця роботи перераховуються в хронологічному порядку. Зазвичай вказується причина звільнення з останньої посади. Не включаються в автобіографію відомості особистого характеру, які не мають відношення до трудової діяльності.
8. Ще особиста справа містить копії документів про освіту, паспорта, свідоцтв про народження кожної дитини, а також (за наявності) характеристики і рекомендації з інших місць роботи.
В папці з особистою справою повинна обов'язково бути присутнім внутрішній опис документів особової справи, яка відображає їх порядкові номери, дату включення їх в справу. Всі зміни щодо складу та кількості документів відображаються в примітках до даної опису.
7 секретів людей, у яких завжди чисто в будинку Хочете, щоб у вас в будинку було чисто завжди, а не тільки по неділях після генерального прибирання? Тоді дотримуйтесь цих порад.
