Прості секрети особистої картки

У цьому номері ми продовжуємо розбирати питання, що виникають у працівників кадрової служби при заповненні особистої картки форми № Т-2.Порядок заповнення особової картки форми Т-2 по розділах. Зберігання особистих карток. Зразок заповнення.







Такі різні «загальні відомості»

Пункт «Стан у шлюбі» заповнюється на підставі даних паспорта або документів загсу (свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розлучення). Потім вказується склад сім'ї: прізвище, ім'я, по батькові та рік народження найближчих родичів, які проживають разом з працівником.

На цьому перший, самий об'ємний розділ, що містить стислу інформацію про працівника, закінчується.

для військовозобов'язаних

У великих організаціях з великою штатною чисельністю організацією роботи з військовозобов'язаними співробітниками займається військово-обліковий стіл, який може входити в структуру відділу кадрів підприємства як окрема, підпорядкована начальнику відділу кадрів, структурна одиниця. Якщо обов'язки з ведення військово-облікового столу покладаються на окремо взятого співробітника відділу кадрів або іншого працівника (бухгалтера, секретаря), який поєднує свої основні посадові обов'язки з веденням кадрового діловодства, то це закріплюється окремим наказом директора.

Порядок заповнення другого розділу «Відомості про військовий облік» докладно викладено в Інструкції щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Нагадаємо деякі положення.

«Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II« Відомості про військовий облік », є:

  • військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають в запасі;
  • посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу - на громадян, які підлягають призову на військову службу.

На громадян, які перебувають в запасі:

На громадян, які підлягають призову на військову службу пункти:

Заповнення пунктів, спеціально не обумовлених в інструкції, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.
У пункті 8 розділу II особової картки громадянина, яка досягла граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка «знятий з військового обліку за віком» або «знятий з військового обліку за станом здоров'я ».

Другий розділ закінчує оборот першого аркуша форми № Т-2. Ця інформація заповнюється фахівцем кадрової служби підприємства при прийомі працівника на роботу і завіряється після заповнення його підписом із зазначенням посади, ініціалів і прізвища. Нижче працівник, на якого оформляється дана особова картка, ставить свій підпис. На завершення словесно-цифровим способом вказується дата заповнення особової картки.

Приймаємо і переводимо

Офіційно про професійний рівень

Четвертий розділ - «Атестація». Тут вказується дата атестації. коротко записується рішення атестаційної комісії, вноситься дата і номер протоколу засідання комісії. В якості підстави можна вказати, наприклад, дату і номер наказу директора про затвердження підсумків атестації.

П'ятий розділ «Підвищення кваліфікації» містить дати початку і закінчення навчання; вид підвищення кваліфікації; найменування освітньої установи, місце його знаходження; найменування, серію, номер, дату документа (посвідчення, свідоцтва), що підтверджує підвищення кваліфікації. Іноді у кадрових фахівців підприємств виникає питання, які форми підвищення кваліфікації записують до особової картки та трудової книжки працівника відповідно до підпункту «б» пункту 21 правил. Дати однозначну відповідь, що записувати, а що ні, досить складно. Адже на сучасному ринку освітніх послуг пропонуються досить ефективні форми підвищення кваліфікації у вигляді одно-, дво-, триденних тренінгів, семінарів і т. П. І працівники можуть відвідувати такі заходи кілька разів на рік. Нам здається недоцільним вносити таку інформацію в картку форми № Т-2 і тим більше в трудову книжку працівника. Подібна практика може призвести до перевантаження документа незначною інформацією, до серйозних ускладнень при підрахунку загального і безперервного стажу: вишукувати в потоці записів про підвищення кваліфікації дати прийому і звільнення буде досить складно, та й місця для основних записів у трудовій книжці не так вже й багато. Тому більш доцільно вносити інформацію про підвищення розряду за робочими спеціальностями, отриманні сертифікату, ліцензії (наприклад, «Професійний бухгалтер», «Аудитор» для керівників, бухгалтерів, юристів) і т. П.

Кадрові фахівці навчальних закладів нарікають на те, що внесення інформації про підвищення кваліфікації працівників вимагає вказівки найменування циклу і кількості годин. В даному розділі такі графи відсутні, тому всю інформацію доводиться вносити в розділ «Вид підвищення кваліфікації», що незручно і призводить до швидкого закінчення даного розділу. В цьому випадку можна порекомендувати винести цей розділ в якості доповнення до особовій картці форми № Т-2 (дивіться статтю в попередньому номері), при цьому розгорнувши лист по горизонталі.







Аналогічно вносяться відомості про професійну перепідготовку: зазначаються дати початку та закінчення перепідготовки; спеціальність (напрям, професія); найменування, номер і дата документа (диплома, свідоцтва), виданого в результаті професійної підготовки; підставу (наказ директора). В цей розділ доцільно вносити інформацію, пов'язану з встановленням робочим другої і наступних професій. У 90-х роках у напрямку біржі праці багато фахівців закінчили курси перекваліфікації та отримали нову, затребувану на ринку професію. Наприклад, на початку 90-х років багато інженерів перекваліфікувалися в бухгалтерів і цілком успішно працюють у невеликих позабюджетних організаціях досі.

Заохочуємо і нагороджуємо

У пункті 24 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців перераховані види нагороджень (заохочень) за трудові заслуги, які вносяться до трудової книжки працівника. Ця ж інформація вписується в розділ VII особової картки працівника:

  • «А) про нагородження державними нагородами, в тому числі про присвоєння державних почесних звань і нагородження нагрудними знаками, на підставі відповідних указів і інших рішень;
    б) про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань і нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленому організаціями **;
    в) про інших видах заохочення, передбачених законодавством Російської Федерації ***, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами і положеннями про дисципліну ».

Залишається додати, що в цьому розділі вказується найменування нагороди, номер і дата документа. Для заохочень, відповідних до підпункту «в» зазначених правил, необхідно видання наказу (розпорядження) директора.

Записи про премії, передбачених системою оплати праці або виплачуваних на регулярній основі, в трудову книжку та особисту картку працівника не вносяться. Це квартальні премії, тринадцята зарплата, а також премії, які виплачуються щомісяця і є «змінної» окладу працівників в деяких організаціях.

Розділ VII особової картки. в який заносяться всі види відпустки (щорічна, навчальна, без збереження заробітної плати та ін.) - один з найбільш «робочих» розділів форми № Т-2. Мабуть, тому так часто виникають помилки при заповненні цього розділу.

Ще раз нагадуємо: при його закінченні не слід замазувати внесену інформацію «штрихом» або наклеювати шматочок чистого паперу, щоб продовжувати ведення цього розділу. І вже тим більше не варто з тією ж метою заводити нову форму № Т-2 і вкладати її всередину вже наявної. При закінченні розділу «Відпустки» до особової картки форми № Т-2 вноситься доповнення, порядок оформлення якого ви знайдете в нашій попередній статті.

Отже, для початку вказуємо вид відпустки. Якщо відповідно до статті 125 ТК РФ «Поділ щорічної оплачуваної відпустки на частини» працівник бере частину такої відпустки, наприклад, 14 днів, то в графі 1 цього розділу кадровий фахівець підприємства так і пише: «Частина щорічної оплачуваної відпустки». Потім у початківців кадрових фахівців підприємства може виникнути питання: як же обчислити стаж роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку? Початок і закінчення цього періоду вказуються в графах 2 і 3 цього розділу. І незалежно від того, чи бере працівник частину щорічної оплачуваної відпустки або «вибирає» його відразу цілком, період, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, вказується річний. Обчислювати період, що дає право на частину щорічної оплачуваної відпустки тривалістю, наприклад, в три дня, недоцільно. Ви витратите час даремно і остаточно заплутаєтеся при подальшому наданні інших частин відпустки за цей період. Вказуючи річний період, що дає право на відпустку, за умови, що працівник бере відпустку частинами, не забувайте відзначати в особовій картці момент, коли відпустку за даний період «обраний» працівником повністю.

Про стажі, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, ми поговоримо докладніше в наступний раз.

Що вважати додатковою інформацією

У розділі IХ особової картки форми № Т-2 зазначаються найменування пільги, номер і дата видачі документа, що дає право на пільги, передбачені законодавством.

В розділ «Додаткові відомості» вноситься інформація про навчання працівника на вечірніх і заочних відділеннях вищих і середніх спеціальних навчальних закладів із зазначенням дати надходження, найменування навчального закладу, факультету, курсу з посиланням на певний період. У цьому ж розділі записують дані в тому випадку, якщо працівник має «робочу» групу інвалідності. В особовій картці вказують довідку МСЕК, групу інвалідності та дату її встановлення, причину інвалідності, а також висновок МСЕК про умови та характер праці.

Коли працівник звільняється

Останній, ХI, розділ особистої картки заповнюється працівником кадрової служби організації при звільненні працівника. Зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу. Наприклад, «власне бажання, п. 3 ст. 77 ТК РФ ». Потім йде дата звільнення. номер і дата наказу (розпорядження) про припинення дії трудового договору з працівником (форми № Т-8, Т-8а).

На завершення особисту картку підписує із зазначенням посади та розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) працівник кадрової служби організації. Нижче працівник ставить свій підпис.

Зберігання особистих карток

Особисті картки працівників зберігаються у відділі кадрів організації в сейфі або в шафі, яка замикається на ключ. Вільний доступ працівників підприємства і сторонніх осіб до особистих картках виключений. Цей документ містить значний обсяг персональних даних працівника, тобто відповідно до статті 85 ТК РФ «інформації, необхідної роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами та стосується конкретного працівника».

Особисті картки працюючих співробітників за допомогою роздільників систематизуються за структурними підрозділами, а всередині - за алфавітом прізвищ до третьої літери прізвища. Особисті картки звільнених вилучаються і зберігаються окремо. Вони розташовуються по роках звільнення. а всередині - також за алфавітом. Термін зберігання особистих карток звільнених в кадровій службі організації - рік, але на практиці при відсутності відомчого архіву іноді зберігаються в кадровій службі організації відповідно до періодом інформаційно-довідкової роботи - три і більше років.

Особисті картки працівників мають термін зберігання 75 років. Це означає, що після звільнення працівника кадрова служба підприємства зобов'язана підготувати і здати в архів форму № Т-2 на звільнених працівників.

І останнє.

Нижче наводиться зразок заповнення особової картки (форма № Т-2) на момент прийняття працівника на роботу.

Зразок заповнення особової картки працівника






Схожі статті