ПРАВИЛА І РЕКОМЕНДАЦІЇ ВЕДЕННЯ ОСОБИСТИХ СПРАВ
Законодавче регулювання ведення особистих справ в організаціях різних організаційно-правових форм в даний час відсутня. Виняток становлять федеральні органи виконавчої влади, яким закон наказав обов'язкове ведення особових справ, визначив склад документів і порядок їх розташування в особовій справі державних цивільних службовців, про що буде сказано нижче.
Фахівців кадрових служб цікавлять п'ять питань, що стосуються особистих справ:
- чи обов'язково вести особисті справи?
- які документи поміщати до особової справи?
- в якій послідовності розташовувати документи в особовій справі?
- як передавати особиста справа на архівне зберігання?
Це треба знати. Особиста справа - це сукупність документів, що містять повні відомості про працівника і його трудової діяльності.
Є компанії, в яких особисті справи не ведуть. Оскільки особиста справа необхідно керівництву і фахівцям кадрових служб як довідник про трудову діяльність конкретного працівника, копії всіх документів поміщають в окремий файл після особистої картки форми Т-2, яка в обов'язковому порядку заводиться на кожного співробітника.
Склад документів, які розміщені в особову справу, також носить рекомендаційний характер. Є правило про порядок розташування документів в особовій справі: "документи в особистих справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження" <1>.
Практикою вироблені деякі вимоги до особових справ працівників.
Особиста справа оформляється кадровою службою після видання наказу про зарахування на роботу і ведеться по кожному прийнятому працівнику до його звільнення. Воно ведеться в одному екземплярі і є текою-швидкозшивач, куди в хронологічній послідовності поміщаються документи.
Документи в справі слід розташовувати в такій послідовності:
- внутрішній опис документів справи;
- доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- особовий листок з обліку кадрів;
- копії документів про освіту;
- копія документа (або виписка з нього) про затвердження на посаді (у випадках, передбачених законодавством);
- копія наказу про зарахування на роботу;
- копії наказів про переклади, заохочення.
- виписка із зібрання трудового колективу (якщо керівник обирається трудовим колективом) або рішення ради директорів, рішення загальних зборів акціонерів;
- списки наукових праць і винаходів, витяги з протоколів засідань вченої ради навчального закладу при обранні на посаду, присвоєння звань і т. д. (для наукових і науково-педагогічних працівників, що заміщають посади на конкурсній основі).
Далі в хронологічній послідовності поміщають копії документів:
- підтверджують зміну біографічних даних працівника (документи органів ЗАГС, дипломів та ін.);
- відображають професійні якості працівника (характеристики, атестаційні листи, відгуки та ін.).
Спеціаліст кадрової служби, відповідальний за ведення особистих справ, зобов'язаний своєчасно вносити копії документів про зміну в службовому положенні або біографічних даних працівника. Підставою внесення змін і доповнень до особової справи служать:
- накази керівника організації - про службове становище;
- документи навчальних закладів (дипломи, посвідчення, свідоцтва, атестати) - про освіту;
- документи органів ЗАГС - про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження.
Коригувати зі слів працівника записи в документах, поміщених до особової справи, не можна.
Останній документ, що поміщається до особової справи, - копія наказу про припинення трудового договору (звільнення).
Менеджер по кадрам Соломіна О. К. Соломіна
Засвідчувальний напис надає копії документа юридичну силу. Завірені копії документів можуть засвідчуватися печаткою кадрової служби або печаткою організації. До особової справи не рекомендується поміщати документи, що зберігаються до 10 років (довідки про стан здоров'я, з місця проживання, про надання навчальної відпустки та ін.).
Особиста справа на кожного працівника формується в окремій папці-швидкозшивачі. Оформлення її обкладинки включає:
- прізвище, ім'я, по батькові співробітника;
- дату прийому на роботу (дата, проставлена в наказі про прийом на роботу);
- дату закінчення особової справи (дата звільнення);
- кількість аркушів (проставляється при обробці справи для здачі в архів);
- термін зберігання справи.
Важливо знати терміни зберігання особистих справ. Постійно зберігаються особисті справи керівників організацій; членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації; членів (депутатів) представницьких органів Російської Федерації, суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування; працівників, що мають державні та інші звання, премії, нагороди, ступені. Термін зберігання особистих справ усіх інших працівників, включаючи державних, цивільних і муніципальних службовців, - 75 років <3>. Це термін зберігання особової справи в архіві організації, куди передаються справи звільнених працівників.
У кадровій службі ведеться журнал обліку особистих справ. Він включає шість граф, куди записують порядковий номер особової справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, його табельний номер, посада і структурний підрозділ (див. Приклад 2).
Журнал обліку особистих справ
Порядковий номер особової справи в журналі обліку вказується на лицьовій стороні обкладинки особової справи і на особистій картці форми Т-2.
Щорічно в кадровій службі проводять перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в доповненні до особового листка по обліку кадрів. Внизу зворотного боку аркуша передбачений реквізит "відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ", де пишуть "особиста справа перевірено", вказують дату перевірки, посада та підпис працівника, її проводив. У разі виявлення недоліків у оформленні і веденні особистих справ складають акт. Результати перевірки доводяться до керівника організації.
Особові справи зберігаються в сейфах або в спеціальних шафах, що замикаються. Розташовують їх в алфавітному порядку (в невеликих організаціях) або по порядку номерів. При переході працівника в іншу організацію особиста справа залишається на колишньому місці, за працівником воно не передається.
Особиста справа може бути видано у тимчасове користування за запитом державних органів з дозволу керівника організації. На видану справу заводять картку-заступник. На ній вказують: коли, куди і кому видано особиста справа. Особи, які отримали особиста справа, розписуються в картці-заступнику. При поверненні справи в ній проставляють дату повернення. Картку-заступник вкладають в справу. Якщо з особової справи вилучають окремий документ (документи), на його місце поміщають довідку, підписану працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства. У довідці вказують, з якою метою, на якому документальному підставі вилучено документ з особової справи та кому переданий. В документи справи, видані в тимчасове користування, заборонено вносити виправлення, нові записи, також заборонено замінювати документи, розголошувати містяться в них відомості.
Особові справи відносяться до справ суворої звітності, їх не можна видавати працівникам, на яких вони заведені. Зазвичай перелік осіб, які мають право переглядати особисті справи, дається в положенні про захист персональних даних працівника.
Зберігають особисті справи в кадровій службі. Відповідальність за їх зберігання покладається на керівника організації і керівника кадрової служби. У кадровій службі зберігаються тільки особисті справи працюючих співробітників. При звільненні в особову справу поміщають заява працівника про звільнення і наказ про припинення трудового договору (звільнення).
Особові справи працівників зберігаються в кадровій службі. Справи звільнених співробітників передаються з кадрової служби в архів організації. Якщо архіву немає, особисті справи звільнених працівників оформляють відповідно до встановлених правил і переставляють на полицю, відведену для зберігання особистих справ звільнених.
Оформляється особова справа звільненого працівника при передачі в архів організації наступним чином. Перший документ, що поміщається до особової справи, - внутрішній опис документів, поміщених до особової справи. Вона містить відомості про найменування, кількості та нумерації аркушів, порядкові номери документів справи, їх індекси. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо від аркушів документів, включених до справи.
Внутрішній опис підписується її упорядником. Підпис включає найменування посади упорядника відповідно до штатного розкладу, особистий підпис, його розшифрування з ініціалами імені та по батькові, які проставляються перед прізвищем. Обов'язково вказується дата складання опису (див. Приклад 3).
Форма внутрішнього опису документів справи
документів од. хр. N ______________
Разом ___________________________________ документів.
(цифрами та прописом)
Кількість аркушів внутрішнього опису __________________________.
(цифрами та прописом)
Найменування посади особи,
склав внутрішній опис
документів справи Підпис Розшифровка підпису
В кінці справи поміщають лист-засвідчувач. Він складається з метою обліку кількості аркушів у справі та особливостей їх нумерації. Лист-засвідчувач має форму, встановлену "Основними правилами роботи архівів організацій" (див. Приклад 4).
ЛИСТ-засвідчувач СПРАВИ N _____
У справі підшито і пронумеровано ___________________________ листів,
(цифрами та прописом)
літерні номери аркушів __________________________________________;
пропущені номери аркушів ________________________________________
+ аркушів внутрішнього опису ________________________________________
Особливості фізичного стану та формування справи
працівника Підпис Розшифровка підпису
Лист-засвідчувач складається на окремому аркуші, який поміщається за останнім документом справи. Забороняється виносити заверительную напис на обкладинку справи або чисту зворотний бік останнього листа документа. Якщо забули підшити в справу лист-засвідчувач, його дозволяється приклеїти на внутрішню сторону обкладинки справи.
Кількість листів вказується цифрами і прописом, причому спочатку пишуть кількість аркушів справи, потім ставлять знак "+" і кількість аркушів внутрішнього опису.
Якщо є особливості в нумерації листів, вони обов'язково описуються в засвідчувального напису. Це можуть бути:
- літерні і пропущені номери;
- наклеєні листи (якщо їх немає, ставиться прочерк);
- номера конвертів з вкладеними документами і кількість вкладених в них аркушів.
Засвідчувальний напис підписується співробітником, який її складав.
У тих випадках, коли в оформлене справа вносять будь-які зміни (до складу або стан справи, в разі пошкодження, заміни оригіналів документів копіями і т. Д.), Складається акт, зміни вносять до листа-засвідчувач з посиланням на акт.
Практика кадрового діловодства використовує об'єднання невеликих за обсягом особистих справ звільнених співробітників в одну справу. Головна умова - справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Окремі особисті справи зшиваються разом на поточний рік звільнення, розташовуються в алфавітному порядку і розділяються чистим аркушем паперу, на якому вказуються прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника. На документи об'єднаного особової справи складається внутрішній опис, де перераховуються в алфавітному порядку прізвища, імена та по батькові із зазначенням відповідних сторінок в об'єднаній справі.
Порядок ведення особових справ державних службовців більш чітко визначено федеральним законодавством.
1. Особові справи ведуться на всіх державних цивільних службовців.
2. На державного службовця заводиться одне особиста справа, яка передається в іншу організацію в разі переведення службовця.
3. Встановлено склад документів і порядок їх розміщення в особовій справі:
а) заяву про згоду на заміщення державної посади Російської Федерації або про надходження на федеральну державну службу;
б) документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної державної посади федеральної державної служби (якщо громадянин прийнятий на державну службу за результатами конкурсу) або випробування, якщо таке встановлювалося;
в) копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
г) копії документів, що підтверджують професійну освіту, підвищення кваліфікації, наявність наукового ступеня або вченого звання, якщо такі є;
е) медичний висновок встановленої форми;
ж) відомості, повідомлені громадянином про себе при призначенні на державну посаду Російської Федерації або надходженні на федеральну державну службу, за формою, встановленою Президентом Російської Федерації;
з) копії рішень про призначення особи на державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, про звільнення особи від замещаемой посади, а також про переведення особи на іншу посаду;
і) відомості про доходи особи, що заміщує державну посаду Російської Федерації, і про майно, що належить йому на праві власності;
к) довідки про дотримання громадянином обмежень, пов'язаних із заміщенням державної посади Російської Федерації або державної посади федеральної державної служби;
л) інформація про початок перевірки достовірності та повноти відомостей, представлених громадянином при призначенні на державну посаду Російської Федерації або надходженні на федеральну державну службу, а також перевірки відомостей про дотримання особою, що заміщає державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, встановлених законодавством Російської Федерації обмежень, повідомлена йому під розписку;
м) первинні документи та довідка підрозділу федерального державного органу, що організує перевірку, про результати перевірки достовірності і повноти відомостей, представлених громадянином при призначенні на державну посаду Російської Федерації або надходженні на федеральну державну службу, а також відомостей про дотримання особою, що заміщає державну посаду Російської Федерації або державну посаду федеральної державної служби, встановлених законодавством Російської Федерації огр ніченний;
н) документи, пов'язані з оформленням допуску до відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, якщо виконання обов'язків по державній посаді Російської Федерації або державної посади федеральної державної служби пов'язане з використанням таких відомостей;
о) інформація про надання відомостей про доходи особи, що заміщує державну посаду Російської Федерації, та майно, що належить йому на праві власності, загальноросійським засобам масової інформації за їх зверненнями;
п) дані про ознайомлення особи, що заміщує державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, з документами його особової справи;
р) атестаційний лист федерального державного службовця, який пройшов атестацію, і відгук на нього;
з) копії рішень про присвоєння особі кваліфікаційного розряду (класного чину, дипломатичного рангу), військового або спеціального звання;
т) копії рішень про заохочення федерального державного службовця, а також копії рішень про накладення на нього дисциплінарного стягнення до його зняття або скасування.
Ведення декількох особистих справ на одного державного службовця не допускається.
Державним службовцям наказано не рідше одного разу на рік знайомитися з документами їх особистих справ. Якщо після ознайомлення з документами свого особистого справи державний службовець хоче дати пояснення, він дає його в письмовому вигляді, яке міститься у особисту справу.
Особові справи осіб, звільнених від заміщення державних посад федеральної державної служби у зв'язку з припиненням ними федеральної державної служби, зберігаються кадровими службами відповідних федеральних державних органів протягом 10 років з дня звільнення з посади, після чого передаються в архів.
Підводячи підсумки розгляду правил і рекомендацій щодо ведення особистих справ, можна зробити ряд висновків:
1. Ведення особистих справ в недержавних організаціях засновано на нормах звичаєвого права, т. Е. На традиціях і звичаях. Правова база закріплює лише порядок передачі особових справ в архів організації.
2. Особові справи державних цивільних службовців ведуться за правилами, закріпленим законодавством РФ.
3. Основні відмінності між ними полягають в тому, що особисті справи ведуться в обов'язковому порядку на всіх державних цивільних службовців; особисті справи державних цивільних службовців передаються слідом за ними в разі їх переведення або переходу в іншу організацію.