Питання про облік трудових кніжек.В компанії кілька томів книги обліку руху трудових книжок. Багато з них велися з помилками: - пропущені записи про працівників; - трудовий договір анульований - як правильно зробити про це відмітку, і чи потрібно ставити підпис про отримання книжки в такому випадку. Підкажіть як виправити такі помилки? Так же, за попередні періоди в книгах присутні записи про сумісників, при цьому номери трудової книжки вписати немає можливості, як вчинити з такими записами? Далі питання про оплату за бланки трудових книжок. Наша організація не стягує цю суму з працівників, як нам це правильно оформити, наказом? За попередні роки бухгалтерією не велися прибутково-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок. Прийнято рішення відновити з поточного року дані книги, але що робити з минулим періодом? які документи підготувати в обгрунтування закладу нових журналів? І, напевно, найголовніше питання: у нас кілька юр.лиц і веденням кадрового діловодство займається одна з компаній за договором аутсорсингу. Все кадровики працевлаштовані у зазначеній компанії (нехай буде компанія А). Від кожного юр.лица, кадровику, відповідальному за трудові книжки видані доручення, і так же видані накази про призначення відповідальних даного співробітника. Але фактично цей співробітник працевлаштований тільки в компанії А. Як ви думаєте, наскільки серйозною є така помилка, чи загрожує нам штраф? Справа в тому, що працевлаштовувати кадровика в кожну з компаній не доцільно. Підкажіть, як правильно оформити даний аутсорсинг, може бути є приклади такого оформлення.
Питання: В компанії кілька томів книги обліку руху трудових книжок. Багато з них велися з помилками:
- пропущені записи про працівників;
- трудовий договір анульований - як правильно зробити про це відмітку, і чи потрібно ставити підпис про отримання книжки в такому випадку? Підкажіть як виправити такі помилки?
Розглянувши Ваше питання, можна сказати, що нумерацію записів у книзі обліку руху трудових книжок необхідно вести в наскрізному порядку. Отже, оскільки відповідно до статті 65 Трудового кодексу РФ трудова книжка пред'являється співробітником при працевлаштуванні, то в графі два, три і чотири вкажіть дату отримання книжки від співробітника або дату її оформлення, якщо співробітник працевлаштовується вперше.
При цьому, відзначимо, що внесення запису в книгу обліку руху трудових книжок пізніше прийому співробітника на роботу не буде порушенням. А ось за не внесення запису про прийом взагалі, трудова інспекція може оштрафувати організацію і її посадових осіб.
Таким чином, Вам необхідно зареєструвати пропущені трудові книжки працівників в книзі обліку обов'язково. Дані про незареєстрованих трудових книжках потрібно внести за наступними порядковими номерами. За фактом виявлення незареєстрованих трудових книжок потрібно оформити доповідну записку. В даному випадку, усунення порушення законодавства до приходу перевіряючих органів не спричинить адміністративної відповідальності роботодавця.
Питання: За попередні періоди в книгах присутні записи про сумісників, при цьому номери трудової книжки вписати немає можливості, як вчинити з такими записами?
Записи про сумісників в книгу обліку трудових книжок не вносяться. Так як раніше відомості були внесені, необхідно зробити позначку, що це сумісник, трудова книжка за основним місцем роботи.
Питання про оплату за бланки трудових книжок. Наша організація не стягує цю суму з працівників, як нам це правильно оформити, наказом?
Чи не стягувати з працівників вартість бланків роботодавець може, якщо таку умову буде закріплено в локальному нормативному акті, наприклад, в правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Питання: За попередні роки бухгалтерією не велися прибутково-видаткові книги з обліку бланків трудових книжок. Прийнято рішення відновити з поточного року дані книги, але що робити з минулим періодом? які документи підготувати в обгрунтування закладу нових журналів?
Потрібно написати доповідну на ім'я керівника установи про відсутність даної книги і про те, що вона буде розпочато з поточного року. За минулий період дані внести вже навряд чи вийде.
Питання: У нас кілька юр.лиц і веденням кадрового діловодство займається одна з компаній за договором аутсорсингу. Все кадровики працевлаштовані у зазначеній компанії (нехай буде компанія А). Від кожного юр.лица, кадровику, відповідальному за трудові книжки видані доручення, і так же видані накази про призначення відповідальних даного співробітника. Але фактично цей співробітник працевлаштований тільки в компанії А. Як ви думаєте, наскільки серйозною є така помилка, чи загрожує нам штраф? Справа в тому, що працевлаштовувати кадровика в кожну з компаній не доцільно. Підкажіть, як правильно оформити даний аутсорсинг, може бути є приклади такого оформлення.
Згідно ч. 1 і 3 ст. 66 ТК РФ, трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника.
Роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, у разі коли робота у даного роботодавця є для працівника основною.
Згідно ч. 2 ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.
Більш того, в силу п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою N 225, відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця .
Відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. Що стосується особи, яка не перебуває в трудових відносинах локальні і розпорядчі акти роботодавця не можуть застосовуватися. Не можна видати наказ про покладання обов'язків на особу, яка не перебуває в трудових відносинах.
З даної норми випливає, що ведення трудових книжок може здійснювати тільки особа, яка перебуває в штаті організації-роботодавця.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1.Ответ: Як враховувати і зберігати трудові книжки
Плата за новий бланк трудової книжки
Чи може організація стягувати з працівника плату за новий бланк трудової книжки або вкладиша до неї
Плата за бланк трудової книжки стягується з співробітника, прийнятого на роботу вперше. А плата за бланк вкладиша - з співробітника, у якого закінчилися всі сторінки трудової книжки розділу «Відомості про роботу».
Гроші співробітник може заплатити готівкою за прибутковим ордером або перерахувати на рахунок організації через банк. Крім того, роботодавець може утримати вартість бланка з зарплати за заявою співробітника.
Бланки трудових книжок оформите співробітникам безкоштовно, якщо:
- сталася надзвичайна пригода (пожежа, повінь), в результаті якого трудові книжки співробітників були пошкоджені;
- бланк трудової книжки зіпсував співробітник організації, відповідальний за кадровий облік, при первинному заповненні. У такому випадку саме винний повинен відшкодувати організації вартість зіпсованого бланка.
Питання з практики: Яку вартість має відшкодувати працівник за оформлення нового бланка трудової книжки або вкладиша
Вартість трудових книжок повинна бути відображена в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудових. І саме її повинен відшкодувати роботодавцю працівник.
Увага: в ряді випадку оформлення нових трудових книжок і вкладишів до них відбувається безкоштовно.
Питання з практики: чи можна утримати вартість бланка трудової книжки або вкладиша до неї з зарплати за заявою співробітника
Питання з практики: чи можна не брати гроші за покупку бланків трудових книжок з співробітників бюджетних установ
Законодавство не містить відповіді на це питання.
У бюджетних установах безкоштовна видача співробітникам трудових книжок, придбаних за рахунок бюджетних коштів, може призвести до порушення виконання бюджетного процесу (ст. 28. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Це пов'язано з тим, що установа (в рамках виконання бюджетних повноважень) має забезпечити досягнення заданих результатів з використанням найменшого обсягу коштів (ст. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Безкоштовна видача трудових книжок, придбаних за рахунок бюджетних коштів співробітникам, призведе до збільшення видатків установи (кошти, сплачені за трудову книжку співробітника, що не будуть відшкодовані до бюджету). Тобто задані результати будуть досягнуті з використанням більшого (немінімально) обсягу коштів, що є порушенням принципу результативності та ефективності використання бюджетних коштів (ст. 28. 34 Бюджетного кодексу РФ).
Популярні питання
Отже, умова про стягування грошей за видачу бланків трудових книжок з працівників роботодавець організації може встановити на свій розсуд. Така умова можна закріпити в локальному нормативному акті організації (наприклад, в Правилах трудового розпорядку).
Облік трудових книжок
Як організації вести облік трудових книжок
Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, як правило, ведуть в бухгалтерії організації. Записи в неї вносять відразу після отримання бланків від постачальника. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію про вартість бланків, її ж повинен буде відшкодувати і працівник.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна вести кадрова служба організації. Але якщо такої служби немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. В цю книгу внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію і номер трудової книжки і вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу. Див. Деталі заповнення.
Всі листи в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.
Увага: ведення обліку руху трудових книжок для організацій і підприємців Криму і Севастополя має деякі особливості.
Приклад оформлення книг обліку трудових книжок
Е.В. Іванова вперше влаштовується на роботу, тому організація оформила їй трудову книжку.
Питання з практики: як заповнити книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Далі заповніть графи в самій книзі. При цьому необхідно дотримуватися таких правил.
У першій графі книги вказуйте порядкові номери внесених записів про рух трудових книжок і вкладишів. Нумерацію записів ведіть в наскрізному порядку.
У другій, третій і четвертій графах поставте дату (число, місяць, рік) прийому співробітника на роботу, заповнення трудової книжки або вкладиша до неї. Слід зазначити, що фактично згадані дві дати, частіше за все не збігаються, це пояснюється наступним:
Оскільки відповідно до статті 65 Трудового кодексу РФ трудова книжка пред'являється співробітником при працевлаштуванні, в цій графі вкажіть дату отримання книжки від співробітника або дату її оформлення, якщо співробітник працевлаштовується вперше.
У п'яту графу книги впишіть прізвище власника трудової книжки, а також повністю його ім'я та по батькові.
Серію і номер трудової книжки або вкладиша до неї занесіть в шосту графу.
У сьомий графі відобразіть посаду (професію, спеціальність) співробітника, зазначену в трудовому договорі. Замість посади (професії, спеціальності) може бути вказана конкретна трудова функція (ст. 57 ТК РФ).
У дев'яту графу впишіть дату і номер документа (наказу, розпорядження, протоколу), на підставі якого співробітник прийнятий на роботу. Необхідно відзначити, що дев'ята графа заповнюється тільки при прийомі на роботу. При реєстрації вкладишів до трудових книжок вже працює в організації співробітнику ніяких посилань на накази (розпорядження) бути не може, в цьому випадку в дев'ятій графі можна поставити прочерк.
У десятій графі книги відповідальний за ведення трудових книжок має поставити особистий підпис.
Дванадцяту і тринадцяту графи заповнюйте при звільненні працівника. У графі 12 співробітник ставить дату видачі йому трудової книжки, за загальним правилом вона повинна збігатися з датою звільнення, а в графі 13 він розписується в отриманні книжки.
Відповідальність за відсутність обліку
Яка відповідальність передбачена за відсутність книги обліку трудових книжок
За відсутність книг обліку трудових книжок або неправильне їх оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію і її посадових осіб.
Розмір штрафу становить:
- для посадових осіб (наприклад, керівника організації) від 1000 до 5000 руб .;
- для організації від 30 000 до 50 000 руб.
За повторне вчинення порушення можуть бути застосовані такі адміністративні покарання:
- для посадових осіб (наприклад, керівника організації) - штраф від 10 000 до 20 000 руб. або дискваліфікація на строк від 1 року до 3 років;
- для організації - штраф від 50 000 до 70 000 руб.
Такі заходи відповідальності передбачені в частинах 1 і 4 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Зберігання трудових книжок
Як організації зберігати трудові книжки
Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Бланки видавайте особи, відповідальної за ведення трудових книжок за його заявкою, складеної в довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, складають у довільній формі.
Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок і оформлення звіту про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші
- бланк трудової книжки;
- вкладиш до трудової книжки.
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів