Почуття часу має велике значення для успішної роботи і життя людини. Розглянемо, де воно може бути застосовано, і яке положення займає по відношенню до інших компонентів управління часом.
Перше важливе значення почуття часу - планування діяльності. Багато з нас складають план на день, але тільки одиницям вдається зробити все так, як задумано. Ми розписуємо завдання на день, відзначаємо тривалість кожного завдання, ставимо пріоритети. Однак незважаючи на це виконання планів зривається. Це означає, що ваш план не був реальний ще на стадії складання. Ви успішно будуєте ілюзорні плани, які на практиці терплять фіаско. Нам же потрібен інструмент для успішного планування. Реальний план - тільки той, який втілюється. І основна причина ілюзій - слабке почуття часу. Якщо ви добре володієте почуттям часу, то маєте набагато більше шансів точно планувати свій день. Чим більше у вас справ, чим більше етапів ви невірно оцінили з точки зору їх тривалості, тим далі ваш загальний план від реальності і ближче до нездійсненності. Під час реалізації все піде не так, як хотілося.
Наступна область використання почуття часу - це управління собою під час роботи. Наприклад, ви запланували підготуватися до переговорів за 60 хвилин. Через 30 хвилин підготовки ви розумієте, що зроблено тільки 10% роботи. Багатьох напевно подібна ситуація буде нервувати. Однак досить лише прийняти рішення про те, як вчинити в даній ситуації, і ви вимкніть свій «будильник». Можете дати собі додатковий час на підготовку до переговорів, скорегувавши плани на день, або перенести переговори, якщо це можливо. А можна вибрати найбільш важливе і встигнути вкластися в решту 30 хвилин. Таким чином, почуття часу допомагає виробити реалістичний погляд на свою діяльність і на необхідну для неї час. Як наслідок цієї реалістичності, воно допомагає зробити вчасно більшість задуманих справ.
Третя область застосування почуття часу - контроль стресу. Припустимо, ви плануєте ряд завдань на найближчий місяць. Якщо обсяг робіт посильний, ви працюєте і радієте життя. Якщо немає - ви в цейтноті. Роботи по вуха, ви не справляєтеся. Стрес виникає в результаті побоювання того, що робота не буде виконана в строк. Так навіщо ми беремо на себе непосильну ношу? Проблема в неточному визначенні критичного обсягу роботи, понад якого наступає стрес. Відповідь криється в точності настроювання почуття часу. Роль почуття часу в контролі стресу полягає в тому, що ви завжди можете слідкувати за рівнем робочого навантаження і приймати рішення, як змінити ситуацію.
Почуття часу є у кожного з нас. Ступінь його розвитку різна і залежить здебільшого від роду діяльності. Методи розвитку прості і доступні будь-кому. Перейдемо до їх розгляду.
Методи розвитку почуття часу
Розглянемо доступні кожному вправи для розвитку почуття часу.
Найпростіша вправа - калібрування. Виконується воно наступним чином. Перед початком події дивимося на годинник і говоримо собі: «Я виконаю його за N хвилин». При цьому пам'ятайте, що відводити годину на десятиминутное справа - свідомо обманювати себе. Призначайте реальні терміни для виконання.
Виконуємо справу, знову дивимося на годинник. Звіряємо запланований час з реально витраченим. Оцінюємо, наскільки наше передбачення відрізняється від реальності. Якщо в 60-хвилинному справі ви помилилися на ± 3 і менше хвилини - у вас гарне почуття часу, але не забувайте, що навички без тренінгу притупляються. Якщо помилка склала ± 5 і більше хвилин, то ступінь розвитку вашого почуття часу залишає бажати кращого. П'ять хвилин похибки при годині роботи - 12% вашого тимчасового капіталу, що становить більше 1000 годин на рік. Дозволена вам така розкіш? Відповідно, чим далі ви зайшли за 5 хвилин, тим нижче точність ваших внутрішніх годин.
Калібрування можна практикувати в будь-який час в будь-якому місці. Для цього вам потрібні тільки дві речі: годинник і будь-яке заняття. Перші результати калібрування з'являються вже на 3-4-й день. Найбільше достоїнство вправи - вільна форма його виконання. Не потрібно нічого писати. Головне, що потрібно запам'ятати, - це розбіжність передбачуваного і реально витраченого часу. А далі ваше завдання полягає в тому, щоб відстежувати зміну цього показника: зростає він, знижується або стоїть на місці. Все це дасть вам розуміння того, де саме криються ресурси вашого управління часом.
Наступна вправа, що займає перше місце по ефективності, - хронометраж. Намалюйте на аркуші паперу таблицю з наступними полями: час початку, час закінчення, справа. Далі протягом дня заносите в неї всі справи, якими ви займаєтеся. Фіксуєте час початку справи, час його закінчення, і коротко - назва справи.
Для чого ми фіксуємо це на папері? Записуючи ці дані, ми розвантажуємо память.Наша мета - виробити почуття часу, а не запам'ятовувати, що і коли ми робили. І найголовніше - процес запису переводить фокус нашої уваги на час. Чим частіше ми це будемо робити, тим швидше напрацюємо відмінне почуття часу.
Отже, суть хронометражу для вироблення почуття часу - це момент фіксації нашої уваги на часі, а процес запису дозволяє утримувати нашу увагу в потрібному руслі. Саме тому важливо робити це письмово, включаючи ідеомоторних реакцію.
Як це виконувати простіше? Можна фіксувати види діяльності символами-скороченнями. Зазвичай на другий-третій день ви придумаєте п'ять-сім часто використовуваних значків. Такий варіант стенографічного запису дозволяє скоротити витрати на хронометраж до 5-7 хвилин в день.
Основне правило застосування хронометражу: не перестарайтеся на самому початку. Як м'язи потрібно навантажувати поступово і регулярно, так і тут слід знати міру. Почати краще з двох-трьох днів хронометражу в тиждень. Потім зробіть тижневу перерву. Після проведіть хронометраж п'яти робочих днів. Знову тиждень відпочинку. І потім два тижні безперервного хронометражу. Після такої послідовної підготовки ваш мозок готовий до справжніх навантажень. Хоча на той час багато хто вже напевно отримають очікуваний результат.
Відзначимо, що хронометраж дає великий якісний стрибок в точності наших внутрішніх годин. Уже на першій-другій тижня людина реально змінює політику свого витрати часу, починає відчувати його рух.
Результати хронометражу наступні. За 4-6 тижнів людина напрацьовує 80% точності свого годинника. Цього цілком достатньо, щоб отримувати хороші результати в плануванні. Слід зауважити, що людині, чиє життя було і до занять жорстко регламентована, може знадобитися всього 1-2 тижні. Однак для успішного управління собою слід приділити ще 4-6 тижнів хронометражем і довести точність до 90-95%. Пам'ятайте, що почуття часу, як і м'язи, потрібно тримати в тонусі. Для цього мінімум два тижні на рік слід вести хронометраж. Двотижневий хронометраж - цілком достатня профілактика.
Почуття часу є у кожного з нас. Його розвиненість залежить від роду діяльності. Будь-яка людина може підвищити точність своїх внутрішніх годин. Для цього потрібно небагато зусиль і деякий час. Почуття часу - дуже важлива частина управління власним життям. Почніть його розвивати, прикладіть трохи зусиль - і досить скоро отримаєте пристойний результат. Погодьтеся, краще, що мотивує в роботі, - це позитивні результати наших зусиль. Тим більше якщо ці результати адекватні затратам.
Олександр Геннадійович Горбачов, бізнес-консультант в області тайм-менеджменту, г
енеральний директор компанії Consulting Group Time-M.