Оформіть особиста справа на співробітника відразу після видання наказу про зарахування на роботу. Для цього не існує уніфікованої форми, тому розробіть її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва і з інших документів, які є в наявності, наприклад, з водійського посвідчення, медичної довідки.
На першій сторінці повинна знаходитися опис усіх документів, які є на момент працевлаштування, і які будуть з'являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, будь-які додаткові угоди до трудового договору.
У внутрішньому описі вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання і номер листа в особовій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача і дату складання. Для спрощення надання інформації, складіть опис в табличному вигляді.
Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх в хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (сторінка №1). Далі оформите обкладинку особової справи. Обов'язково вкажіть назву організації відповідно до установчих документів, порядковий номер особової справи, дату складання. Залиште і поле під зазначення дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.
Не забудьте вказати і заголовок справи - прізвище, ім'я та по батькові працівника цілковито. Також ви можете написати посаду працевлаштовується співробітника. Після звільнення справа прошивається і здається в архів.
Особові справи зберігаються у кадрового працівника або іншої особи, яка виконує його обов'язки. Доступ до даних обмежений. Раз на рік співробітники повинні отримувати інформацію про ведення справ; краще, якщо після ознайомлення вони будуть ставити підпис.