Особові справи звільнених

Вітання! Справи найкраще підготувати для архівного зберігання або у Вас можуть з часом виникнути проблеми з пошуком потрібного документа

Сувій: Формування архівних справ







Формування справ і підготовка їх до архівного зберігання

На початку кожного року в організації починається формування документів у справи.

Формування справ - це групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.

В організаціях справи формуються централізовано в службі ДОП або децентралізовано в структурних підрозділах. Практика показує, що справи формуються, в основному, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. Організаційно-розпорядчі документи, форми їх реєстрації (обліку), зведена текстова і статистична планово-звітна документація, листування та інші документи з питань основної діяльності формуються в службі ДОП. Документи, що відображають окремі напрямки діяльності організації, формуються в справи за місцем їх складання у відповідних структурних підрозділах, в компетенцію яких входять ті чи інші питання відповідно до положення про них (наприклад, в планово-економічному відділі, відділі бухгалтерського обліку та звітності, відділі кадрів і т.д.).

Формуванням справ у структурних підрозділах організації займаються працівники, відповідальні за ведення діловодства. Контроль за формуванням справ здійснюється службою ДОУ. Завідувач архівом організації або відповідальний за архів надає необхідну методичну допомогу у формуванні справ, а також керує проведенням цієї роботи.

При формуванні справ необхідно дотримуватися такі основні вимоги:

● поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі;

● включати в справу по одному примірнику документа;

● поміщати разом всі документи, які стосуються одного питання;

● поміщати додатка разом з основними документами;

● групувати в одну справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;

● окремо групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів при товщині не більше 4 см.

Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом в логічній послідовності висвітлювали певні питання.

Нормативні правові та розпорядчі акти групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками в межах одного календарного року. Не допускається формувати в одну справу різні види розпорядчих документів, наприклад накази, розпорядження та вказівки. Кожен вид розпорядчого документа формується в самостійну справу зі своєю валовою нумерацією і відповідно підлягає реєстрації в самостійному журналі (книзі).

■ Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу. Накази по особовому складу, що мають (згідно з Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання) різні терміни зберігання, формуються в самостійні справи і мають свою власну реєстрацію у відповідній обліковій формі (журнал, книга, картотека).

■ Накази по особовому складу формуються в справи в залежності від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи з різними термінами зберігання.

До наказам, які мають 75-річний термін зберігання, відносяться накази про прийом, звільнення, переміщення, преміювання, заохочення, тривалих адміністративних відпустках, тривалих відрядженнях. До наказам, які мають 5-річний термін зберігання, відносяться накази про надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях.

Практика використання документів з особового складу показує, що при значних обсягах наказів по особовому складу, що мають 75-річний термін зберігання, доцільніше їх формувати в справи з питань діяльності. Наприклад, групувати в справи окремо накази про прийом, звільнення, переміщення працівників, тобто пов'язаних з їх трудовим стажем, і окремо накази про преміювання, заохочення та інші виплати, в яких містяться відомості про заробітну плату. При цьому в кожній справі накази мають самостійну валову нумерацію.

Положення, інструкції, правила, затверджені нормативними правовими і розпорядчими актами (наказами, розпорядженнями, рішеннями, постановами і т.п.), групуються разом із зазначеними документами. При їх затвердження в якості самостійних документів вони групуються в самостійні справи.







■ Протоколи в справі розташовуються в хронологічному порядку за датами їх складання.

■ Документи в особових справах розташовуються в міру їх надходження.

■ Особові рахунки по заробітній платі співробітників групуються в самостійні справи і розташовуються в них в алфавітному порядку прізвищ.

■ Особисті картки працівників також формуються в справи за алфавітом прізвищ.

■ Переписка групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; при цьому документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

■ Затверджені плани, звіти, кошториси, штатні розписи та інші документи групуються окремо від їх проектів.

Підготовка справ до архівного зберігання

Не всі документи, що утворюються в діяльності кадрової служби, повинні надходити на зберігання в архів. Документи кадрової служби, як і будь-якого іншого структурного підрозділу організації, відповідно до переліку мають різні терміни зберігання. До архіву повинні надходити документи в упорядкованому стані, термін зберігання яких становить 10 і більше років.

Документи, які мають тимчасовий термін зберігання (до 10 років включно), зберігаються у відповідних структурних підрозділах за місцем їхнього закладу (наприклад, в кадровій службі, бухгалтерії та ін.) В спеціально відведених для них місцях (окремих кімнатах або шафах, що замикаються) до закінчення терміну їх зберігання згідно з переліками, після чого ці документи знищуються в установленому порядку.

До документів з особового складу, які мають довготривалий термін зберігання, відносяться:

● розпорядчі документи (накази, розпорядження, записки, які замінять накази по особовому складу, постанови та ін.);

● списки особового складу, в т.ч. списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці;

● картки з обліку особового складу, в т.ч. тимчасових працівників (форма № Т-2);

● особові рахунки працівників по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);

● акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом;

● табелі та наряди працівників шкідливих професій;

● трудові договори (контракти), трудові угоди, які не ввійшли до складу особових справ;

● протоколи засідань комісій по встановленню трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років;

● протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій;

● документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, виписки з рішень, постанов та ін.) Про представлення працівників організації до нагородження державними та відомчими нагородами, присвоєння звань, присудження премій;

● списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію;

● книги (картки) обліку прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників.

Термін зберігання зазначених документів відповідно до переліку становить в основному 75 років. Винятками є:

● акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом, - 45 років;

● тарифікаційні відомості - 25 років;

● протоколи засідань комісій по встановленню трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років - 15 років;

● протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій - 15 років;

● списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію, - 50 років.

Протягом встановлених термінів організація зобов'язана забезпечувати їх збереження і надавати громадянам і організаціям в установленому законодавством порядку інформацію та відомості, що містяться в цих документах.

Основними видами документів, що характеризують трудову діяльність громадян, є:

● накази, розпорядження керівника про прийом, звільнення, переміщення працівників, надання їм тривалих відпусток (наприклад, по догляду за дитиною), преміювання, заохочення;

● особисті справи, особові картки працівників (в т.ч. тимчасових працівників);

● особові рахунки або розрахункові відомості по нарахуванню заробітної плати;

● табелі та наряди працівників шкідливих професій;

● трудові договори (контракти) або трудові угоди, які не ввійшли до складу особових справ.

Документи, оформлені відповідно до Основних правил роботи архівів організацій, передаються в архів організації за описом.

Документи по особовому складу виділяються в окрему групу, систематизуються відособлено і включаються в самостійну опис.

Підготовка документів до тривалого зберігання включає:

● проведення експертизи цінності документів;

● складання описів та науково-довідкового апарату до нього (історична довідка, передмови, покажчиків, змістів, списку скорочених слів).

Якщо в організації ведуться особисті справи, то заява міститься в особисту справу працівника і має зберігатися в архіві 75 років. Якщо особисті справи не ведуться, то необхідно завести справу «Документи (доповідні записки, повідомлення, заяви та ін.) - заснування до наказів по особовому складу». Такі справи зберігаються 5 років.
Трудові договори і угоди про їх зміну включаються до складу особової справи працівника, якщо в організації ведуться особисті справи. В іншому випадку договори формуються в окрему справу «Трудові договори, угоди з працівниками». Укладені в міру необхідності угоди про зміну договору долучаються до трудового договору як його невід'ємна частина.

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

А можна робити так?
Трудові договори працюючих зберігаються в одній папці, а коли працівник звільняється, ТД підшивають до особової справи і в архів?

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

А можна робити так?
Трудові договори працюючих зберігаються в одній папці, а коли працівник звільняється, ТД підшивають до особової справи і в архів? Я саме так і робила; у мене накази (кадрові, робочі), листування, особисті справи працівників зберігалися по окремих папок і зберігалися в архіві організації. Мені так зручніше було.
Рботнік звільнився, все підписали, документи видали протягом трьох робочих днів, картку Т-2 + особиста справа в алфавітному порядку в архів.

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

«Перша ← Перед. 1 Слід. → Остання (1) »

Для того щоб відповісти в цій темі Вам необхідно зареєструватися.







Схожі статті