Я працюю помічником керівника великої організації у якого часто проходять зустрічі з діловими партнерами: в офісі, кафе, ресторані і т.п. Питань у мене з цього приводу виникає безліч. Як гідно зустріти гостей на «рідний» території? Чим їх пригощати під час візиту? Як організувати бізнес-ланч для партнерів по бізнесу?
Якщо зустріч гостей проходить на вашій «рідний» території, то помічникові необхідно все погодити заздалегідь: призначити візитерові зручний час і місце зустрічі і довести до відома свого керівника.
Місце, де керівник може приймати гостей - це його кабінет (якщо візитерів не більш двох) або переговорна, зал (якщо передбачається візит делегації).
Секретар або помічник повинні постійно стежити за оздобленням кімнати і її чистотою.
Візит ввічливості зазвичай буває недовгим - приблизно 10-20 хвилин - і передбачає коротку бесіду, обмін люб'язностями, вираз надії на співпрацю і взаємні компліменти (зрозуміло, ділові).
Під час цієї зустрічі переслідують наступні цілі: продемонструвати лояльність, розташування, підтримати контакт, запросити на захід, привітати і вручити подарунок.
За правилами, гостей зустрічає особистий помічник, потім він надсилає їх до місця зустрічі і «передає на руки» керівнику.
Трохи про сам формат зустрічі: якщо зустріч (візит) носить не зовсім формальний характер, то в своєму кабінеті господар пропонує гостю розташуватися в правому кріслі біля столика або праворуч від господаря на дивані (зліва розташовується господар; права сторона, як відомо, вважається почесним) .
Гостя не саджають у свого письмового столу, як співробітника, і навпаки сонячної сторони. Зазвичай гостю пропонують зайняти позицію «з видом» на саму приємну частину кімнати. Тому особистий асистент повинен проконтролювати, в якому стані знаходяться жалюзі і меблі - може знадобитися що-небудь почистити або перемістити для зручності прийому гостей.
Частування під час візиту
Через деякий час (за викликом або погодженням з керівником) особистий асистент (або кава-леді) приносить частування. Тут важливо продумати і уточнити переваги гостей.
Зараз існують великі можливості, щоб з гідністю прийняти офісних гостей - до ваших послуг величезна різноманітність чаю, кави, солодощів, закуски тощо. При цьому занадто захоплюватися все ж не варто, щоб уникнути непорозумінь.
Одного разу під час візиту партнерів із Західної Європи приймаюча сторона вирішила всіх здивувати і накрити традиційний «український стіл». Були гриби, димлячі пироги, горілка ... По-перше, є за столом переговорів в офісних умовах виявилося дуже незручно, по-друге, страви наповнили ароматом весь офіс, паралізувавши на якийсь час роботу інших співробітників, і по-третє, зустріч вийшла занадто «домашньої» - плани на майбутній рік партнери так і не намітили.
Традиційно частування подають в такій послідовності: кладуть тканинні серветки (не обов'язково), виставляють чашки, цукерки (в коробці або в вазочці), сухе печиво, нарізаний лимон (прикладається двузубая вилочка), кусковий цукор, серветки.
Можна запропонувати бутерброди або канапе. Виключається все гаряче, розсипчасте (салати та ін.) І те, що незручно в користуванні. Все ж ця зустріч хоч і передноворічна, напівформального, але - з відтінком ділової. Всі продукти повинні бути дорогими, якісними. Якщо подають чай, то це повинен бути справжній чорний чай - НЕ пакетований, тому що це несолідно для проведення подібної зустрічі; розливають чай за дверима. Посуд має бути з сервізу, теж недешева. Чайні ложки кладуть перпендикулярно ручці.
Частування, що підходить для чорного чаю і кави: цукерки, печиво, мармелад, пастила і т.п.
Якщо гості віддають перевагу зеленому чаю, то заздалегідь чай не розливають, а ставлять перед гостями чайник (один на дві персони) з чаєм - гість наливає сам. Хорошим тоном вважається, якщо керівник сам догляне за гостями в такому випадку і розіллє (або запропонує) чай сам.
Частування до зеленого чаю: коричневий цукор і східні солодощі (як варіант).
Пам'ятаємо про велику кількість серветок, так як брудняться руки!
Порушенням етикету вважається, якщо керівник п'є чай зі свого склянки в підстаканнику, а гості - з сервізною посуду. Таким чином демонструється сепаратність шефа, в результаті чого керівник може мимоволі налаштувати проти себе присутніх.
Для організації бізнес-ланчу свого керівника особовому асистентові потрібно зробити певні кроки і пам'ятати про тимчасове факторі.
Помічник (або секретар) не бере участі в бізнес-ланчі - за винятком тих випадків, коли він замінює перекладача.
Бізнес-ланч - це швидко, і тому зручно, але менш «пафосно», ніж візит в ресторан. Це слід мати на увазі, тому що формат заходу безпосередньо залежить від характеру відносин керівника і партнерів. Якщо це майже дружні стосунки, то чому б і ні - бізнес-ланч буде цілком доречний. А якщо це vip-персони, то бізнес-ланч на швидку руку малоймовірний - в цьому випадку особистому помічникові належить організувати візит в ресторан.
Наприклад, потрібно уточнити, чи курять партнери. Якщо в групі є хоча б один некурящий людина, краще замовляти столик у залі для некурящих, але передбачити наявність кімнати для куріння. Чи немає вегетаріанців? Чи немає (якщо є можливість дізнатися) алергіків? І т.п.
Для бізнес-ланчу краще вибрати ресторан неподалік від офісу партнера. У залі повинна грати тиха, спокійна музика - або можна обійтися без неї.
Меню бізнес-ланчу, безумовно, відрізняється від меню ресторанного візиту.
Правила такі. Не повинно бути страв, які важкі у вживанні (скажімо, лангусти і інші членистоногі), і страв національної кухні.
Незважаючи на те, що багато кафе часто зазивають до себе відвідувачів «бізнес-ланчами за 150 рублів», справжній бізнес-ланч для партнерів, тим більше напередодні свята, не може бути дешевим, так як в даному випадку бізнес-ланч - це один з елементів позиціонування фірми.
Столик краще замовити заздалегідь, тому що чим ближче до свят, тим менше шансів замовити те, що хотілося. Столик повинен розташовуватися подалі від проходів і центру залу, а якщо керівник планує переглядати будь-які папери, то слід замовити столик побільше.
Бізнес-ланч проводиться в проміжку з 11-00 до 15-00 протягом не більше двох годин.
І ще один важливий нюанс - оплатити замовлення краще заздалегідь (зрозуміло, що запрошує стороні), щоб керівнику не довелося шарудіти купюрами. В крайньому випадку, можлива оплата карткою.
В основному, правила підготовки візиту в ресторан схожі на правила підготовки бізнес-ланчу.
При підготовці подібного події особистий асистент повинен зібрати всю потрібну інформацію: який ресторан воліють партнери і керівник, яку кухню, чи дотримується хтось із запрошених пост і т.д.
Візит в ресторан планується на будні, так як вихідні багато хто воліє проводити з сім'єю. Перед відвідуванням ресторану обов'язково потрібно узгодити з керівником передбачувані бюджет, дрес-код, меню і з'ясувати інформацію про особливості обраного закладу.
Від професіоналізму й організованості помічника керівника залежить дуже багато чого. Але всі ваші клопоти і турботи будуть винагороджені сторицею!
Анонси майбутніх номерів