Оформлення табеля обліку робочого часу в програмі "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0)
Зверніть увагу! Починаючи з релізу 3.0.18 конфігурації "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0) підтримується новий інтерфейс "Таксі".
Поряд з інтерфейсом "Таксі" зберігається і колишній інтерфейс "1С: Підприємство 8". Користувач може вибирати вид інтерфейсу в налаштуванні параметрів програми.
Для формування табеля за уніфікованою формою № Т-13 в програмі використовується звіт Табель обліку робочого часу (Т-13) (разделЗарплата - Звіти по зарплаті - Табель обліку робочого часу (Т-13).
Звіт дозволяє отримати дані про використання робочого часу з наступних об'єктів програми (в порядку пріоритету):
- графік роботи співробітника;
- індивідуальний графік на певний місяць;
- документи, що реєструють відсутності (Відпустка. Лікарняний лист. Прогул, неявка і т.д.) і роботу в свята, вихідні, понаднормово (Робота у вихідні та свята. Робота понаднормово);
- документ Табель.
Табель в звіті можна формувати для кожного підрозділу організації як окремий документ (доступно в налаштуваннях звіту).
Для співробітників, використання робочого часу яких реєструється документом Табель (розділ Зарплата - Облік часу - Табелі), уніфікована форма № Т-13 може бути виведена у вигляді друкованої форми з цього документа. Документ Табель призначений для введення фактично відпрацьованого часу співробітників при необхідності. Табель вводити необов'язково. Заповнення документа відрізняється в залежності від того, чи використовується відокремлені території і / або умови праці або не використовуються. Більш докладно про ведення обліку різних територій і / або умов праці дивіться тут.
Табель має пріоритет перед іншими документами обліку фактично відпрацьованого часу (Відпустка. Лікарняний лист та ін.): Якщо введений табель, а після цього вносяться зміни в дані для розрахунку заробітної плати, слід відображати ці зміни в табелі, інакше заробітна плата може бути нарахована за невірним даними.
Загальна схема обліку робочого часу в програмі виглядає наступним чином:
- Вводиться інформація про планове обсязі робочого часу співробітника (нормі часу і розкладі роботи співробітника):
- описується графік роботи співробітника;
- при необхідності вводиться індивідуальний графік на місяць.
- Вводиться інформація про фактичний обсяг робочого часу співробітника:
- все відсутності співробітника протягом місяця реєструються відповідними документами-відхиленнями (Відпустка. Відрядження, Лікарняний лист, Прогул, неявка і т.п.);
- робота у вихідні, свята, а також робота надурочно реєструється документами (Робота у вихідні та свята. Робота понаднормово);
- реєстрація спеціальних випадків (коригування відпрацьованих годин при погодинній оплаті, при роботі співробітника за кількома видами основного часу і т.п.) проводиться документами Дані для розрахунку зарплати;
- при необхідності вводиться документ Табель.
- Формується друкована форма табеля № Т-13. відбиває всю введену інформацію, для перевірки, затвердження, друку і т.д.
- За введених даних нараховується заробітна плата.
Більш докладно про організацію обліку робочого часу в програмі дивіться в однойменній статті.
Розглянемо наступні варіанти оформлення табеля обліку робочого часу:
Правилами внутрішнього трудового розпорядку в організації встановлено 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями - субота і неділя, тривалість щоденної роботи становить 8 годин.
Смирнов А.І. працює в ТОВ "Швейна фабрика" з посадовим окладом 18 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах.
Облік робочого часу співробітників в програмі ведеться методом "відхилень". Для нарахування зарплати співробітникам цієї організації немає необхідності попередньо оформляти табель обліку робочого часу. Табель в організації прийнято формувати після нарахування зарплати за місяць.
Простій з вини співробітника реєструється документом Простий співробітників (розділ Зарплата - Все нарахування) (рис. 3). Більш докладно про реєстрацію простою дивіться статтю Нарахування за час простоїв.
Коли працівник не повністю відпрацював обліковий період (місяць) за встановленим графіком робочого часу (в нашому прикладі знаходився в просте 4 години), в табелі обліку робочого часу вказується код причини відхилення і тривалість відхилення. Код причини визначається по виду нарахування, яким в програмі за допомогою відповідного документа зареєстровано відхилення від графіка роботи. Для автоматичного проставлення коду в табелі у кожного виду нарахування, які витісняють з тієї чи іншої причини робочий час за графіком, на закладці Облік часу в розділі Позначення в обліку часу і стаж вказується, як це нарахування слід розуміти для цілей обліку робочого часу (заповнення поля проводиться вибором з довідника Види використання робочого часу (розділ Налаштування -Классіфікатори - Види робочого часу).
Про людське око нарахування Простій з вини працівника (розділ Налаштування - Нарахування) на закладці Облік часу встановлений вид часу з літерним позначенням в табелі обліку робочого часу ВП "Простій з вини працівника".
Для нарахування оплати за окладом пропорційно відпрацьованим годинах в програмі може бути використаний зумовлений вид начісленіяОплата по окладу (по годинах) (розділ Налаштування - Нарахування). Про людське око нарахування Оплата по окладу (по годинах) на закладці Облік часу встановлений вид часу з літерним позначенням в табелі обліку робочого часу Я "Тривалість роботи в денний час" (рис. 3).
У нашому прикладі табель в організації прийнято формувати після нарахування зарплати за місяць. Табель використання робочого часу поформе № Т-13 в програмі формується автоматично за допомогою звіту Табель обліку робочого часу (Т-13) на підставі даних, наявних в інформаційній базі, в якій відображені всі відхилення і проведені всі нарахування за поточний місяць.
- Розділ Зарплата - Звіти по зарплаті - Табель обліку робочого часу (Т-13).
- В поле Період вкажіть період, за який необхідно сформувати табель (рис. 4).
- В поле Організація вкажіть організацію, через яку необхідно сформувати табель.
- В поле Співробітники виберіть співробітника (співробітників), за яким необхідно сформувати табель.
- Для редагування повного переліку поточних налаштувань звіту натисніть на кнопку Налаштування. У формі виконуються настройки для побудови звіту.
- Далі натисніть на кнопку Сформувати (рис. 5).
Оформлення табеля, в якому при обліку робочого часу використовується метод "суцільної реєстрації"
У ТОВ "Швейна фабрика" працює Герасимов С.І. на посаді спеціаліста з окладом 20 000 руб. пропорційно відпрацьованим годинах. Для фахівців в організації встановлено 5-денний 40-годинний робочий тиждень з двома вихідними - субота і неділя, тривалість щоденної роботи становить 8 годин. Співробітник працює на території Магазину № 1.
Оскільки графіки роботи в підрозділі можуть не дотримуватися через взаємну підміни співробітників на різних територіях, облік робочого часу ведеться методом "суцільної реєстрації". Протягом місяця табель заповнюється вручну відповідальною особою. На початку наступного місяця заповнений табель передається в бухгалтерію для нарахування зарплати.
На прикладі обліку робочого часу одного співробітника цього підрозділу розглянемо, як буде відбуватися облік за цією схемою в програмі.
Відобразити роботу співробітника на певній території можна кадровими документами: Прийом на роботу. Прийом на роботу списком, Кадровий переклад. Кадровий переклад списком (розділ Кадри - Прийоми, переклади, звільнення) (рис. 1).
У програмі передбачений документ для переміщення співробітників між територіями - Переміщення між територіями (розділ Кадри -Пріеми, переклади, звільнення). Даний документ передбачений для реєстрації зміни території як тимчасова зміна із зазначенням дати закінчення (не в межах одного робочого дня), так і постійне. Більш докладно про цей документ дивіться в статті Оформлення переведення на інше місце роботи.
При розрахунку заробітної плати співробітника за місяць фактично відпрацьований час співробітником визначається за табелем, тобто на підставі даних, зафіксованих документом Табель і з урахуванням зареєстрованих відхилень. Нарахування заробітної плати співробітника за місяць проводиться за допомогою документа Нарахування зарплати і внесків (розділ Зарплата - Нарахування зарплати і внесків) (рис. 4). В даному документі в колонці Терр. умови праці вказуються території, на яких співробітник працював протягом місяця. При посиланні з назвою територій відкриється спеціальна форма Розподіл по територіях і умов праці. в якій наочно представлено розподіл сум заробітної плати по територіях. Розподіл проводиться пропорційно часу зайнятості працівника на певній території.
- на території Магазину № 1: 20 000 руб. / 176 годин * 163 години = 18 527,73 руб .;
- на території Магазину № 2: 20 000 руб. / 176 годин * 13 годин = 1 477,27 руб.
