При роботі в корпоративної мережі, найчастіше, використовуються різні поштові сервера, наприклад Microsoft Exchenge і для кожного користувача створюється квота на обсяг використовуваного поштового ящика.
Щоб уникнути переповнення поштової скриньки і виникнення, пов'язаних з цим проблем в поштових клієнтах сімейства Microsoft передбачена функція автоархівації. Ця функція буде дуже корисною в тому випадку, якщо видаляти старі повідомлення не представляється можливим.
У вікні можна буде задати параметри автоархівації:
- Періодичність автоархівації. За замовчуванням коштує 14 днів, але можна задати будь-яку кількість днів в залежності від наповнюваності поштової скриньки.
- Запит перед автоархівації. Система буде запитувати у користувача проводити архівацію чи ні. Якщо галочку зняти то автоархівації буде, проходить без участі користувача.
- Видаляти прострочені елементи. У кожного елемента Outlook є свій так званий «період старіння». Для вхідних повідомлень, чернеток, календаря, завдань, нотаток і журналу він становить 6 місяців, для відправлених і віддалених 2 місяці, для вихідних 3 місяці. Якщо прапорець встановлений, то в архів будуть включені елементи пошти помічені як застарілі.
- Якщо необхідно змінити налаштування автоархівації, то необхідно поставити галочку в пункті «архівувати або видаляти старі елементи»
- Якщо є необхідність час від часу заглядати в старі листи, то потрібно поставити галочку в наступному пункті для відображення архіву в списку папок.
- нижче йде настройка віку файлів підлягають перенесенню в архів. За умовчанням встановлено 6 місяців.
- Дуже уважно потрібно поставитися до наступного перемикача, який дає можливість вибору: переміщати повідомлення в архів або видаляти їх безповоротно. Через огляд є можливість вказати місце розташування і назва архіву.
- Якщо папок з повідомленнями кілька, натиснувши кнопку розташовану нижче можна застосувати зроблені налаштування до всіх папок. Якщо необхідно налаштувати параметри архівації для кожної папки окремо натискати цю кнопку не слід.